Beratung und Service Ab dem 25. Mai 2018 muss die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch in den deutschen Unternehmen angewandt werden. Von den Neuregelungen ist nahezu jedes Unternehmen betroffen, da fast jedes Unternehmen Kunden-, Mitarbeiterdaten sowie Daten von Geschäftspartnern verarbeitet. Durch die Neuregelungen nehmen beispielsweise die Anforderungen für Unternehmen in puncto Transparenz und Nachweisbarkeit der Datenverarbeitung zu. Mitunter müssen nahezu alle Unternehmen ein sogenanntes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen und führen. Vergleichbares gilt auf für den Auftragsverarbeiter, der als vertraglich weisungsgebundener Dienstleister im Auftrag eines Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeitet. Hierzu hat das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht nun entsprechende Muster sowie Handreichungen für kleine Unternehmen veröffentlicht. Um die Einhaltung des Datenschutzes in einem Unternehmen sicherzustellen sollte weiterhin eine Belehrung sowie Verpflichtung der beschäftigten Personen zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen auch unter der Geltung der DSGVO als organisatorische Maßnahme eingeholt werden.
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten – auch: VvT, VVT, VvV – löst bei vielen Verantwortlichen eine Abneigung aus. Woran dies liegt, darüber kann man nur spekulieren. Möglicherweise ist einfach nicht bekannt, worum es sich bei diesem Dokument handelt, wie es auszufüllen ist und dieses generell Unsicherheit auslöst. Dabei gibt Art. 30 DSGVO Auskunft darüber und auch wir helfen weiter. Ein Verantwortlicher kann sich vom Datenschutzbeauftragten beraten lassen, auch wenn er als Unternehmen weiterhin für die Führung des Verarbeitungsverzeichnisses verantwortlich bleibt. In diesem Dokument hält der Verantwortliche alle Tätigkeiten bzw. Prozesse im Unternehmen fest, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Üblicherweise beinhaltet dies die Lohnbuchhaltung, das Bewerbungsverfahren, den Newsletter-Versand, die Personalverwaltung, das Marketing, die Kundenbetreuung, die Videoüberwachung oder auch den Webseitenbetrieb – es ist aber nicht auf diese beschränkt.
Zunächst macht das BayLDA hier auch für kleinere Unternehmen keine Ausnahme. Die Frage, ob die Unternehmen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen müssen, wird für jedes Unternehmen bejaht, obwohl grundsätzlich alle beschriebenen Unternehmen über deutlich weniger als den in der Ausnahmevorschrift von Art. 30 Abs. 3 DSGVO genannten 250 Mitarbeitern verfügen. Letztlich liegen aber in allen Fällen nach Ansicht des BayLDA entsprechende Rückausnahmen aus Art 30 Abs. 3 DSGVO vor. Das BayLDA stützt sich hier vorwiegend darauf, dass alle genannten Unternehmen – auch die Bäckerei – "regelmäßig" (also häufiger als "nur gelegentlich" i. S. v. Art 30 Abs. 5 DSGVO) personenbezogene Daten verarbeiten und deshalb ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen müssen. Gewissermaßen als "vermittelnde Lösung" bietet das BayLDA dann aber sehr kurze und generische Muster für solche Verzeichnisse an, die typischerweise nicht mehr als eine DIN A 4 Seite füllen. Wenn auch der Informationsgehalt dieser Verzeichnisse sehr gering ist, so kann doch gut argumentiert werden, dass tatsächlich sämtliche Voraussetzungen aus Art.
Dies kommt also zum obligatorischen Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages (ADV-Vertrag) noch hinzu. Aber das BayLDA gibt Entwarnung: "Auch hier sind die Pflichtangaben überschaubar, so dass der Aufwand, dieses Verzeichnis zu erstellen, als eher gering einzustufen sein wird. " MUSTERVORLAGE SOLL KOMMEN Wie das BAyLDA auf seiner Internetseite bekannt gibt, haben die deutschen Aufsichtsbehörden bereits eine Arbeitsgruppe gegründet, die das Ziel verfolgt, eine Mustervorlage für solch ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO zu erarbeiten. Geplant ist, diese Mustervorlage dann bis ca. Mitte 2017 zu veröffentlichen.
30 DS-GVO". Verantwortliche Stellen, die bereits jetzt über eine strukturierte Verfahrensübersicht verfügen, sollten inhaltlich mit den geforderten Pflichtangaben des neuen Artikels aus der DS-GVO keine größeren Probleme haben: Es muss wesentliche Angaben zur Verarbeitung beinhalten wie z. Zweck der Verarbeitung, Beschreibung der Kategorien der personenbezogener Daten, der betroffenen Personen und der Empfänger. Also quasi wie bisher. WER MUSS DIESES VERZEICHNIS FÜHREN? Laut Art. 30 Abs. 5 DS-GVO sind Verantwortliche und Auftragsverarbeiter mit weniger als 250 Mitarbeitern davon befreit, außer der Verantwortliche bzw. Auftragsverarbeiter führt Verarbeitungen personenbezogener Daten durch, " • die ein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bergen (z. Scoring), • die nicht nur gelegentlich erfolgen, oder • die besondere Datenkategorien gemäß Art. 9 Abs. 1 DS-GVO (Religionsdaten, Gesundheitsdaten, usw. ) oder über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten im Sinne des Art.
Der alleinige Abschluss von Standardvertragsklauseln sei keine ausreichende Rechtsgrundlage für die Übermittlung der Daten in die USA. Es hätten weitere Maßnahmen geprüft werden müssen, um das Datenschutzniveau zu gewährleisten. "Nach unserer Bewertung war der Einsatz von Mailchimp durch […] in den beiden genannten Fällen – und somit auch die Übermittlung Ihrer E-Mail-Adresse an Mailchimp, die Gegenstand Ihrer Beschwerde ist – datenschutzrechtlich unzulässig, weil […] nicht geprüft hatte, ob für die Übermittlung an Mailchimp zusätzlich zu den (zum Einsatz gekommenen) EU-Standarddatenschutzklauseln noch "zusätzliche Maßnahmen" im Sinne der EuGH-Entscheidung "Schrems II" (EuGH, Urt. v. 16. 7. 2020, C-311/18) notwendig sind, um die Übermittlung datenschutzkonform zu gestalten, und vorliegend zumindest Anhaltspunkte dafür bestehen, dass Mailchimp grundsätzlich Datenzugriffen von US-Nachrichtendiensten auf Grundlage der US-Rechtsvorschrift FISA702 (50 U. S. C. § 1881) als möglicher sog. Electronic Communications Service Provider unterfallen kann und somit die Übermittlung nur unter Ergreifung solcher zusätzlicher Maßnahmen (sofern geeignet) zulässig sein konnte. "
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