Stoßen Sie beim Zurückrollen mit dem Bürostuhl auch immer noch gegen alte, hässliche Aktenschränke? Oder bekommen regelmäßig einen Niesanfall, wenn Sie für die Suche nach alten Vorgängen Ihre Nase in verstaubte Akten stecken müssen? Dagegen kann man etwas tun! Digitalisieren Sie Ihren kompletten alten Aktenbestand. Das können Sie selbst mit einem Dokumentenscanner machen oder Sie beauftragen einen Scandienstleister. Das Archiv ist anschließend komplett durchsuchbar. In Sekunden finden Sie alte Vorgänge. Und vor allem verschwinden die alten Aktenschränke aus den Büros. Stellen Sie sich einmal vor, was Sie mit dem neu gewonnenen Platz anstellen können! 5. Im Urlaubs- oder Krankheitsfall ist die Vertretung immer geregelt. Durch eine elektronische Ablage gehören zeitraubende Umlaufmappen, z. B. mit Bestellungen für Büromaterial, der Vergangenheit an. Die nötigen Freigaben liegen mit den entsprechenden Dokumenten immer bei dem Kollegen, der diese Freigabe erteilen muss. Vorteile digitaler Archivierung | Blog. Wenn dieser mal im Urlaub oder erkrankt ist, greift die Vertreterregelung und die Durchlaufzeit von Prozessen kann trotz Abwesenheit niedrig gehalten werden.
Ganz wichtig im Hinterkopf zu behalten: Profis der digitalen Archivierung wie DOCU BYTE verfügen über räumlich getrennte Hochsicherheits-Rechenzentren, wo die redundant gespeicherten Informationen zusätzlich per RAID-Verfahren permanent "frischgehalten" werden. Dass heißt, Sie brauche sich lediglich um Ihre eigene IT-Abteilung zu kümmern. Diese sollte idealerweise die Daten extern sichern, da bspw. durch ein Feuer im Firmensitz alles verloren ist, wenn alle Server gleichzeitig verloren gehen. Vor und nachteile digitale archivierung en. Äußerlich von einer gewöhnlichen CD kaum zu unterscheiden: Die sogenannten Glassmaster CDs. Bildquelle: Wikipedia Notwendigkeit der Dokumenten-Digitalisierung Der letzte Nachteil, den Herr Pfund in seiner Nachteile-Zusammenfassung erwähnt, können wir bei DOCU BYTE am leichtesten ausräumen: Der einmalige Aufwand, der bei der Aktendigitalisierung entsteht. Denn per DOCU BYTE Scanservice digitalisieren Sie günstig, schnell und zuverlässig alle Arten von Papierdokumenten. Probieren Sie es aus! Wir möchten, dass Sie beim Thema digitale Archivierung über alles wichtige Bescheid wissen.
Kostenreduktion: Sie können davon ausgehen, dass sich die digitale Archivierung innerhalb eines halben Jahres in Ihrem Unternehmen lohnen wird. Sicherheit und Datenschutz: Starfinder® gibt es als Komplettlösung inklusive Server und NAS. Das heißt, Sie haben die Möglichkeit alle Ihre Daten auf einem Server innerhalb Ihres Unternehmens zu archivieren. Der Zugriff von außen erfolgt über eine sichere VPN-Verbindung. Um Dokumente vor unbefugtem Zugriff zu schützen, gibt es eine ausgefeilte Benutzerverwaltung. DMS vs Digitalarchiv - 12 Argumente für digitale Archivierung. So sieht jeder nur das, was für ihn bestimmt ist. DMS oder digitales Archiv mit DMS-Funktionen? Das Pareto-Prinzip kann gut auf die Kalkulationssoftware Excel angewendet werden: 80% der Verwender von Excel nutzen etwa 20% der gebotenen Möglichkeiten. Genau so verhält es sich bei Dokumentenmanagementsystemen der Extraklasse. 80% der dort vorhandenen Anwendungsmöglichkeiten werden nicht genutzt. 80% der Dokumente in Ihrem Unternehmen werden Sie wahrscheinlich nur einmal verwenden und niemals wieder suchen.
Der vermeintlich große Aufwand und hohe Kosten sorgen dafür, dass einige kleine und mittelständische Unternehmen auch im Jahr 2021 noch zögern, sich der Digitalisierung Ihres Unternehmens zu widmen. Aber ist es wirklich so kompliziert und kostspielig Dokumente digital zu archivieren? Ist die Digitalisierung von Prozesse und Abläufen wirklich so schwierig? Erfahren Sie, wie und warum die Investition in digitale Archivierung Ihr Unternehmen voranbringt. Was ist digitale Archivierung? Digitale Archivierung bedeutet grundsätzlich die systematische, unveränderbare und nachhaltige Speicherung von Dokumenten auf einem digitalen Datenträger. Vor und nachteile digitale archivierung 1. Dabei kann es sich um digitalisierte, ehemals papiergebundene Dokumente handeln. Es können aber auch bereits in digitaler Form vorliegende Dokumente archiviert werden, beispielsweise E-Mails, elektronische Rechnungen oder Bilddateien. Verglichen mit der Aufbewahrung der Dokumente in Lagerräumen, Regalen und Aktenordnern ist die digitale Archivierung ist wesentlich kostengünstiger.
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