27. Oktober 2016 Vielleicht ist heute schon Post mit der Standardbegrüßung "Sehr geehrte Damen und Herren" auf Ihrem Schreibtisch gelandet. Das geht besser: Verwenden Sie in Ihren eigenen E-Mails und Briefen individuelle, auf Anlass und Inhalt abgestimmte Anreden. "Sehr geehrte Damen und Herren": Sprechen Sie Ihre Adressaten persönlich an. Die meisten Ihrer Geschäftspartner dürften Sie kennen. Mitunter sind Ihnen auch die Namen Ihrer Kunden bekannt – und falls nicht, gibt es sympathischere Anreden als das distanzierte "Sehr geehrte Damen und Herren". Die perfekte Anrede: Tipps für Ihre Geschäftsbriefe. Kreisen Sie Ihren Empfängerkreis so weit wie möglich ein: beispielsweise mit "Sehr geehrtes Serviceteam", "Sehr geehrte Mandanten" oder "Liebe Neukundinnen". "Sehr geehrter Herr Stein": Die konventionelle Anrede "Sehr geehrter Herr Stein" ist keine zwingende Notwendigkeit mehr. Doch mit der respektvollen Begrüßung machen Sie nie etwas falsch. Zudem sollten Ihre Geschäftsbriefe förmlich beginnen, wenn Sie Kunden, Geschäftspartner oder Branchenkollegen zum ersten Mal kontaktieren, Rechnungen, Mahnungen oder förmliche Kostenvoranschläge verschicken, unangenehme Nachrichten überbringen müssen, in einer konservativen Branche tätig sind und eine ser iöse Corporate Language pfl egen.
Sollten Sie dringende Fragen oder Anregungen haben, dürfen wir Sie bitten, telefonisch Kontakt zu uns aufzunehmen, damit Ihr Anliegen schnellstmöglich bearbeitet werden kann. Beispiel 5 Liebe Kunden und Patienten, aufgrund der aktuellen Situation ist unser Telefon überlastet. Wir bitten Sie, uns eine Mail zu schreiben. Wir kümmern uns so schnell als möglich um Ihr Anliegen. Bitte haben Sie Verständnis, wenn wir Ihnen nicht sofort antworten. Beispiel 6 Liebe Patientin, lieber Patient! Ihre Anfrage ist bei uns eingegangen. Wenn es sich um einen Terminwunsch, eine Rezeptbestellung oder die Bestellung einer Überweisung handelt, werden wir uns schnellstmöglich darum kümmern. Beispiel 7 sehr geehrte Patientin, sehr geehrter Patient, vielen Dank für Ihre eMail. Bitte haben Sie jedoch Verständnis dafür, dass wir keine eMail-Korrespondenz pflegen und keine Terminanfragen o. ä. Herzlich willkommen - Pneumologische Praxis Dr. med. Andreas Lenk. auf diesem Wege beantworten können. Zur Kontaktaufnahme rufen Sie uns bitte an unter 02## / 17 ###. Beispiel 8 Sehr geehrter Patient/in, recht herzlichen Dank für Ihre Nachricht, die wir erhalten haben.
PATIENTENINFORMATION ZUM DATENSCHUTZ Sehr geehrte Patientin, sehr geehrter Patient, der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sind wir verpflichtet, Sie darüber zu informieren, zu welchem Zweck unsere Praxis Daten erhebt, speichert oder weiterleitet. Der Information können Sie auch entnehmen, welche Rechte Sie in puncto Datenschutz haben. 1. Tipps zur effizienten eMail-Kommunikation mit Patienten | ARZT & WIRTSCHAFT. VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist: Praxis Philipp Prinz Erzbischof-Philipp-Str. 8, 52525 Heinsberg Telefon: 02452/22820, Email: Aufgrund der Größe des Betriebs ist kein Datenschutzbeauftragter nötig 2. ZWECK DER DATENVERARBEITUNG Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund gesetzlicher Vorgaben, um den Behandlungsvertrag zwischen Ihnen und Ihrem Arzt und die damit verbundenen Pflichten zu erfüllen. Hierzu verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, insbesondere Ihre Gesundheitsdaten. Dazu zählen Anamnesen, Diagnosen, Therapievorschläge und Befunde, die wir oder andere Ärzte erheben.
Sehr geehrte Patientin, sehr geehrter Patient, mein Praxisteam und ich nehmen uns gerne Zeit für Sie. Auf dieser Homepage können Sie sich schon einmal umsehen. Ihr Dr. med. Stephan Dertinger Mitglied der Ärztekammer Vorarlberg Facharzt Innere Medizin (LÄK Bayern, BÄK Österreich, FMH Schweiz) Additiv-FA Gastroenterologie / Hepatologie Additiv-FA Endokrinologie / Stoffwechsel (BÄK Österreich) Privat und alle Kassen Stephan Dertinger Am Postplatz 1 A-6700 Bludenz Tel +43 (0)5552-65001
Zur Frage, in welcher Weise man am effizientesten mit Patienten kommuniziert, gibt es aktuell viele Meinungen. Praxisberater Dr. rer. oec. Gundolf Meyer-Hentschel beleuchtet das Thema eMail-Kommunikation. Eine – gefühlte – Mehrheit der Praxen setzt nach wie vor ausschließlich auf das persönliche Gespräch am Telefon. Andere ermöglichen zusätzlich Patientenanfragen per eMail. Innovative Praxen arbeiten mit Online-Terminvergabe und bieten dem Patienten damit eine komfortable Lösung. Einige wenige nutzen intelligente Telefonassistenten, die Anrufe protokollieren und dem Praxisteam so einen Rückruf zu weniger frequentierten Zeiten ermöglichen. Den Kommunikationsweg eMail effizient umsetzen Patientenanfragen per eMail zuzulassen, kann – je nach Patientenstruktur – die Telefonzentrale entlasten. Außerdem erspart diese Lösung dem anfragenden Patienten die Erfahrung einer manchmal ständig besetzten Telefonnummer, langen Warteschleifen usw. Tipp: Damit der eMail-Kontakt für beide Seiten effizient abläuft, hat es sich bewährt, auf der Praxiswebsite ein Kontaktformular bereitzustellen.
In einem solchen Formular kann die Praxis alle für die effiziente Bearbeitung der Anfrage wichtigen Informationen abfragen: Vorname, Name, Geburtsdatum, um eine eindeutige Identifikation des Patienten zu gewährleisten. Weiterhin eMail-Adresse und Telefonnummer (am besten mobil) für evtl. Rückrufe. Und natürlich das Anliegen des Patienten. Tipp: In diesem Formular kann man dem Anrufer auch schon mitteilen, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann. Beispiel: "Wir beantworten eMails zweimal täglich, zwischen 14:00 und 15:00 Uhr und zwischen 17:00 und 18:00 Uhr. " Das gibt beiden Seiten Planungssicherheit und spart Ärger. Viele Praxen haben Sorge, dass Kontaktformulare von sogenannten Spambots missbraucht werden. Sie verlangen vom Patienten deshalb die Beantwortung eines "Captchas", (siehe Abbildung). Dadurch wird sichergestellt, dass man kein Bot ist. Diese Lösung ist aus Sicht der Praxis sinnvoll, aber nicht besonders komfortabel für den Patienten. Tipp: Verzichten Sie auf patientenunfreundliche Captchas.
Zu diesen Zwecken können uns auch andere Ärzte oder Psychotherapeuten, bei denen Sie in Behandlung sind, Daten zur Verfügung stellen (z. B. in Arztbriefen). Die Erhebung von Gesundheitsdaten ist Voraussetzung für Ihre Behandlung. Werden die notwendigen Informationen nicht bereitgestellt, kann eine sorgfältige Behandlung nicht erfolgen. 3. EMPFÄNGER IHRER DATEN Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben. Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten können vor allem andere Ärzte / Psychotherapeuten, Labore, Kassenärztliche Vereinigungen, Krankenkassen, der Medizinische Dienst der Krankenversicherung, Ärztekammern und privatärztliche Verrechnungsstellen sein. Die Übermittlung erfolgt überwiegend zum Zwecke der Abrechnung der bei Ihnen erbrachten Leistungen, zur Klärung von medizinischen und sich aus Ihrem Versicherungsverhältnis ergebenden Fragen, sowie zur weitergehenden Diagnostik. Im Einzelfall erfolgt die Übermittlung von Daten an weitere berechtigte Empfänger.
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