Die Finanzverwaltung stellt in den GoBD hohe Anforderungen an ihre Aufbewahrung. Diese können Unternehmen mit einem Dokumentenmanagementsystem viel leichter erfüllen als mithilfe von Papier und einer Archivierung im herkömmlichen Dateisystem. Ein DMS speichert Rechnungen sicher und unverlierbar. Bei der Rechnungsverarbeitung verkürzt es die Durchlaufzeit und verringert die Fehlerquote. Darüber hinaus öffnet ein DMS, das sich an die Fakturierung und Finanzbuchhaltung anbinden lässt, Unternehmen die Tür zu weiterer Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Autorin dieses Beitrags Dorothea Heymann-Reder schreibt Blogbeiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper für Software- und Beratungsfirmen. Gobd archivierung kostenlos online spielen. Ihre Fachartikel behandeln unter anderem Unternehmenssoftware, Digitalisierung und Automatisierung von Betriebsabläufen sowie Compliance-Themen. Bildquellen: cameravit – (Beitragsbild oben), Dorothea Heymann-Reder (Porträt)
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Der Prozess der Rechnungseingangsverarbeitung ist dadurch langwierig und komplex: Die Rechnung kommt in der Poststelle an. Sie bekommt einen Eingangsstempel und wird in die zuständige Fachabteilung weitergeleitet. Dort folgen eine formale Prüfung und dann die sachliche Prüfung. Erneut geht die Rechnung auf die Reise. Der verantwortliche Mitarbeiter erteilt die Zahlungsfreigabe. Archivierung: Dokumente GoBD-konform aufbewahren | lexfree. Endlich gelangt die Rechnung in die Buchhaltung. Eine Buchhaltungskraft kontiert sie, tippt sie manuell in eine Buchungsmaske ein und bucht sie. Anschließend initiiert meist eine weitere Person die Überweisung per Onlinebanking oder mit dem nächsten Zahlungslauf. Wenn es Ablehnungsgründe oder Rückfragen gibt, stoppt der Rechnungsfreigabeprozess jedoch mittendrin. Der zuständige Prüfer bzw. Sachbearbeiter reicht die Rechnung in diesem Fall entweder an eine andere Stelle weiter oder klärt telefonisch bzw. per E-Mail die Unstimmigkeiten mit dem Rechnungssteller. Mitunter kommt es bei der Eingangsrechnungsverarbeitung zudem zu Verzögerungen, weil jemand in Urlaub oder krank oder auf Dienstreise ist.
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