Am 25. Mai 2018 beginnt die Gültigkeit der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) und der neuen Version des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG-neu). SAP-Anwender, die die neuen Anforderungen des Sperren & Löschens mit dem SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) in ihrem SAP ERP System abbilden möchten, stellen sich die Frage nach den hier anfallenden Lizenzkosten. Für den Einsatz der SAP-Standard-Archivierungsobjekte innerhalb SAP HCM, dem SAP E-Recruiting und der SAP Learning Solution hat die SAP bereits bestätigt, dass diese Nutzung bereits vollständig mit der bereits genutzten SAP ERP Lizenz abgedeckt ist. So weit so gut. Was ist aber mit individuellen Anforderungen der SAP-Anwender, die in den jeweiligen Systemen jenseits des SAP-Standards genutzt werden, so zum Beispiel das Verarbeiten von personenbezogenen Daten in kundeneigenen SAP-HR-Infotypen? Leider gibt es hierzu keine allgemeingültige Aussage. Die Empfehlung lautet, den zuständigen SAP-Vertrieb anzusprechen und eine individuelle Vereinbarung hierüber zu treffen.
Daher gewinnt SAP ILM immer mehr an Bedeutung für Unternehmen. Es stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten nicht gespeichert und verarbeitet werden, nachdem sie für den ursprünglichen Zweck genutzt worden sind. Außerdem kann es in bestimmten Fällen vorkommen, dass die Personendaten für unterschiedliche Geschäftsprozesse zur Verfügung stehen müssen. Auch hier regelt SAP ILM die Löschung dieser Daten nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Wenn die Archivierung mit SAP ILM erfolgt, kann jeder Vorfall im individuellen Regelwerk hinsichtlich der Lösch- und Sperrfrist durchgeführt werden. Kundendaten können somit automatisiert zu einem bestimmten Stichtag gelöscht werden. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung wirkt sich somit vor allem auf das Human Capital Management (HCM), also die Personalwirtschaft aus. Für Unternehmen ist es nicht immer direkt ersichtlich, wann gegen die DSGVO verstoßen wird. Die Vorschriften zum Datenschutz der DSGVO werden nicht nur im HCM gespeichert, sondern auch an anderen dezentralen Orten.
SAP Net Weaver ILM (SAP NetWeaver Information Lifecycle Management) ergänzt die SAP-Standardauslieferung um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten und Dokumente aufgrund von Regeln zur erweiterten Datenarchivierung und Datenvernichtung zu verwalten. SAP NetWeaver ILM nutzt die SAP ILM-spezifisch erweiterten Funktionen der Datenarchivierung. Die Mechanik zwischen SAP ILM, EASY WebDAV for SAP ILM & EASY Archive Mit dem Einsatz von EASY WebDAV for SAP ILM als Ergänzung zu SAP ILM erhalten Sie die Fähigkeit, allen umfassenden Anforderungen an die verbindliche Umsetzung der DSGVO zu entsprechen. Insbesondere erfüllt EASY WebDAV for SAP ILM die Anforderung, eine ILM-fähige Ablage für Archivdaten und Archivdokumente bereitzustellen. Das folgende Schaubild veranschaulicht das Zusammenspiel von SAP ILM, EASY WebDAV for SAP ILM und EASY Archive. Was leistet EASY WebDAV for SAP ILM für das ILM in EASY Archive? EASY WebDAV for SAP ILM beinhaltet die ILM-fähige Dokumenten-Archivablage über einen EASY WebDAV-Server.
Oleksii - In SAP-Systemen spielt Datenschutz eine zentrale Rolle, da personenbezogene Daten gespeichert werden. SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist daher zentral. Bei der Arbeit mit SAP-Systemen spielt der EU-DSGVO-konforme Umgang mit Daten eine wesentliche Rolle. Da in den Systemen verschiedene Daten gespeichert sind, befinden sich in den meisten Fällen auch personenbezogene Informationen darunter. Diese müssen identifiziert und rechtlich sicher gespeichert, gelöscht oder archiviert werden. Dazu stellt SAP eine Lösung für das Information Lifecycle Management (ILM) zur Verfügung. Was ist SAP Information Lifecycle Management? SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist kein Selbstläufer. Die Projekte müssen korrekt umgesetzt werden, damit der Datenschutz gewahrt bleibt und das System die personenbezogenen Daten richtig schützt. Vor der Einführung von SAP ILM sollten die Verantwortlichen sich zunächst damit beschäftigen, was die EU-Datenschutz-Grundverordnung für den Schutz der Daten verlangt, und welche Daten in SAP gespeichert sind, die durch die EU-DSGVO betroffen sind.
Mit SAP ILM können beispielsweise Kundendaten gesperrt oder sogar automatisiert zu selbst festgelegten Terminen entfernt werden. Auch Geschäftspartner oder Personalfälle lassen sich damit sauber in SAP-Systemen löschen. Selbst während der Fristen ist es möglich mit ILM den Datenzugriff über Berechtigungen optional zu steuern und den Personenkreis einzuschränken, der auf die Daten Zugriff haben soll. SAP ILM und SAP HCM Gerade im Personalbereich sind die Anforderungen an den Datenschutz besonders sensibel. Mit dem Einzug der DSGVO sind die Herausforderungen für Personaler noch größer geworden. Das gilt insbesondere dann, wenn Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden und Personaldaten rechtskonform entfernt werden müssen. Gleiches gilt für das gesamte Bewerbermanagement: Werden Kandidaten nicht eingestellt, müssen deren Unterlagen gelöscht werden. Auf keinen Fall dürfen sie vergessen und in irgendeiner Schublade oder auf einem Speichermedium dauerhaft aufbewahrt werden. SAP ILM unterstützt beim Umgang mit sensiblen Personaldaten in SAP HCM.
Das Inkrafttreten der durch die EU vorgegebenen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 verpflichtet Unternehmen dazu, ihre Datenhaltung personenbezogener Daten neu auszurichten. Die neuen Vorgaben nehmen die Unternehmen stärker in die Verantwortung, sodass diese unter anderem die rechtskonforme und zweckgebundene Datenhaltung, -aufbewahrung und -verarbeitung personenbezogener Daten nachweisen müssen. In der DSGVO wurden dafür Vorgaben hinsichtlich neuer Aufbewahrungsfristen und der Zweckbindung dieser Daten geschaffen, welche Unternehmen vor die Herausforderung stellen, ihre Datenhaltung in den oft komplexen Systemlandschaften neu auszurichten und gezielt zu steuern. Das SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) dient dazu, Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Daten in SAP-Systemen zu unterstützen und bildet den vollständigen Lebenszyklus – von der Erfassung, über die Nutzung, bis zu deren anschließender Löschung – ab. Dabei nutzt das SAP ILM die bereits bekannte Technologie zur Datenarchivierung und ergänzt diese um das Retention Management zur Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien.
SAP® Information Lifecycle Management (SAP® ILM) erweitert die klassische SAP® Datenarchivierung um die Funktionalitäten, den Lebenszyklus produktiver und archivierter SAP® Daten aufgrund von Regeln zu verwalten. SAP® ILM umfasst also den gesamten Zeitraum von der Erstellung und erstmaligen Abspeicherung der Daten bis zu ihrer endgültigen Vernichtung (aus gesetzlichen Gründen oder weil sie veraltet sind). Ein Hauptziel von SAP® ILM ist das Management der Daten von der Entstehung bis zur endgültigen Vernichtung. Aufgrund zunehmender gesetzlicher Regelungen zur Vorratsdatenspeicherung, Datenvernichtung und den Nachweispflichten (zum Beispiel für Steuerprüfungen oder Produkthaftung) reichen herkömmliche Datenmanagement-Ansätze nicht mehr aus. Die Datenarchivierung ist der Kern von SAP® ILM und konzentriert sich hauptsächlich auf das Datenvolumen-Management. Sie besteht aus den klassischen Datenarchivierungsfunktionen, die seit vielen Jahren im Standard enthalten sind. Mit SAP® ILM wurden die klassischen Datenarchivierungsfunktionen erweitert, um die Integration mit den beiden anderen Eckpfeilern, dem Retention Management und dem ILM Retention Warehouse zu ermöglichen.
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