SAP Net Weaver ILM (SAP NetWeaver Information Lifecycle Management) ergänzt die SAP-Standardauslieferung um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten und Dokumente aufgrund von Regeln zur erweiterten Datenarchivierung und Datenvernichtung zu verwalten. SAP NetWeaver ILM nutzt die SAP ILM-spezifisch erweiterten Funktionen der Datenarchivierung. Die Mechanik zwischen SAP ILM, EASY WebDAV for SAP ILM & EASY Archive Mit dem Einsatz von EASY WebDAV for SAP ILM als Ergänzung zu SAP ILM erhalten Sie die Fähigkeit, allen umfassenden Anforderungen an die verbindliche Umsetzung der DSGVO zu entsprechen. Insbesondere erfüllt EASY WebDAV for SAP ILM die Anforderung, eine ILM-fähige Ablage für Archivdaten und Archivdokumente bereitzustellen. Das folgende Schaubild veranschaulicht das Zusammenspiel von SAP ILM, EASY WebDAV for SAP ILM und EASY Archive. Was leistet EASY WebDAV for SAP ILM für das ILM in EASY Archive? EASY WebDAV for SAP ILM beinhaltet die ILM-fähige Dokumenten-Archivablage über einen EASY WebDAV-Server.
Wenn personenbezogene Daten nach der erstmaligen Verarbeitung nicht mehr benötigt werden, kann ILM diese löschen. Sind aber Prozesse vorhanden, die diese Daten noch brauchen, kann ILM diese begleiten und nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entweder archivieren oder löschen. Komponenten von SAP ILM SAP ILM besteht aus verschiedenen Modulen. Die Datenarchivierung gehört dabei zu den wichtigsten Funktionen. Dazu wird die Verwaltung der Daten um verschiedene Datenschutz-Funktionen erweitert. Die Archivierung verbindet das Datenmanagement in SAP zusätzlich mit den beiden anderen Modulen in SAP ILM. Retention Management ist die zweite Komponente in SAP ILM, die über die Datenarchivierung mit dem Datenmanagement verbunden ist. Hier werden die End-of-Life-Aktionen für Daten in SAP umgesetzt. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um personenbezogene Daten gesetzeskonform zu archivieren oder zu vernichten. Der dritte Bereich ist Retention Warehouse. Dabei handelt es sich um eine Komponente, die komplette Systeme und Systemlandschaften begleitet und die Übertragung der Daten über Regeln steuert.
Zudem kann ein unsensibler Umgang mit personenbezogenen Daten Ihrem Unternehmensimage im schlimmsten Fall einen erheblichen Schaden zufügen und unerwünschte Folgen nach sich ziehen. Zu den EU-DSGVO-Vorschriften kommen andere Faktoren hinzu, wie z. B. gesetzliche Aufbewahrungszeiträume oder die Verwahrung der Daten für Rechtsfälle. Der Aufwand, das eigene Information Lifecycle Management rechtskonform zu betreiben, ist mitunter riesig und von einer Personalabteilung hinsichtlich der Kosten und des Ressourcenbedarfes kaum zu leisten. Um dieser Zwickmühle zwischen Rechtskonformität und Kostendruck zu entgehen, schafft SAP ILM Abhilfe. Jederzeit rechtskonform mit SAP ILM AP ILM ermöglicht es Ihnen, für die Datenarchivierung und -löschung Regeln im SAP-System festzulegen. Diese Regeln können alle relevanten rechtlichen Vorschriften abbilden sowie individuell von Ihnen gewünschte Aspekte. Sind die Regeln definiert, übernimmt SAP ILM ab diesem Zeitpunkt das Information Lifecycle Management für Sie.
Hauptfunktionen von SAP Information Lifecycle Management: Datenarchivierung: Die Datenarchivierung im Sinne des klassischen Volumenmanagements dient dazu, ungenutzte Datensätze von der Datenbank in ein dafür geschaffenes Archivsystem zu überführen und somit die Datenbank zu entlasten und eine stetige Performance zu gewährleisten. Retention Management: Das Retention Management erweitert die Funktionen der Datenarchivierung und bietet Möglichkeiten zum automatisierten Sperren und Löschen von Datensätzen im SAP-System. Retention Warehouse: Mit dem Retention Warehouse können Daten aus Altsystemen (z. B. für Reporting) übernommen werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, Altsysteme vollständig zu dekommissionieren. Ihr Mehrwert mit SAP ILM: Einhaltung der DSGVO: SAP Information Lifecycle Management bietet einen automatisierten Weg, die personenbezogenen Daten rechtssicher und DSGVO-konform zu verwalten. Somit wird das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner in Ihre Prozesse erhöht. Archivierung von Altlasten: Trennen Sie sich von nicht mehr genutzten Datensätzen und entlasten Sie Ihre Datenbank.
Mit SAP ILM (Information Lifecycle Management) kann die immer größer werdende Herausforderung im Umgang mit personenbezogenen Daten automatisiert bewältigt werden. Zwar sind mit der Einführung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) Verstöße gegen die Datenschutzregeln auch für Anwender mitunter schwer zu erkennen, jedoch unterstützt SAP ILM Firmen in der Umsetzung der Verordnung, indem es bestimmt, nach welchen Regeln und zu welchem Zeitpunkt Daten auf verschiedenen Speichermedien verwendet werden dürfen. EU-DSGVO – Auswirkungen für SAP ILM Die DSGVO ist am 24. 05. 2015 in Kraft getreten und seit dem 25. 2018 verpflichtend umzusetzen. Sie hat die Regeln im Umgang von personenbezogenen Daten durch private Unternehmen EU-weit vereinheitlicht und besteht vor allem aus drei Grundsätzen: Verantwortliche sollen lediglich die Daten anderer einsehen dürfen, die für ihre Arbeit unbedingt notwendig sind. Zudem sollen sie nur solche Informationen verwenden, die zu ihrem Betreuungsbereich gehören: Ein Personalreferent für den Bereich "Vertrieb" darf also nur die Daten von Mitarbeitern einsehen, die im Vertrieb tätig sind.