Letzteres führt bei Dokumenten, die nicht eindeutig einsortiert werden können, dazu, Kompromisse eingehen zu müssen. Das Chaos ist vorprogrammiert. In Docutain können Sie beliebig viele Tags erstellen und bei der Ablage eines Dokumentes zuordnen. Während der Suche nach einem oder mehreren Dokumenten ist es möglich, diese für Ihre Selektion als Such- bzw. Auswahlkriterium beliebig kombiniert einzusetzen. Fazit Die Suchergebnisse zu einem Schlagwort sind wie die Dokumente, die in einem Ordner einsortiert wurden, sprich: Das Schlagwort ist der Ordner. Definition automatische Verschlagwortung | DMS GmbH, Ihr DocuWare Partner. Gleichzeitig sind sogenannte Tags in Docutain kombinierbar, was die Schlagwortsuche flexibler und zielgerichteter gestaltet und einer starren Gliederung mittels Ordner überlegen ist. Das flexible Ordnungssystem Neben der Verschlagwortung von Dokumenten bilden Dokumententypen eine ergänzende Organisationseinheit in Docutain. Sie dienen der Kategorisierung von Dokumenten nach ihrer Art, zum Beispiel als Rechnung, Vertrag oder Korrespondenz. Zusammen mit weiteren Kriterien wie Datum, Adresse oder der Kennzeichnung als steuerrelevant bilden sie die Basis für flexible Organisationskonzepte und Suchanfragen.
Praxistipps zur Verschlagwortung Für eine effiziente Verschlagwortung von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gilt: so wenig Schlagworte wie möglich, so viel wie nötig. Übernehmen Sie ihre bisherige Systematik, denn die hat sich über Jahre bewährt. Diese Datenfelder stehen zur Verfügung Systemseitig automatisiert: KartonID, Aktenjahr, Bestelldatum, Abholdatum, Lagereingang, Lagerzeit, geplanter Lagerausgang, geplante Lagerausgasart, Kartontyp Kundenseitig editierbar: Kartonname, div. Schlagwortfelder Nach DSGVO einstellbar: Datenarten, Datenkategorien Branchenbeispiele für Aktenverschlagwortung? Im Folgenden finden Sie Beispiele zu verschiedenen Verschlagwortungen nach Branche. In der Praxis findet man häufig Kombinationen, wie z. Scannen und automatische Klassifizierung von Dokumenten. "Branche" und "Buchhaltung" oder "Personal" Ziel: Jährlich Auslagerung erledigter Mandate. Zugriffserwartung: Einzelakte. Verschlagwortung: Kartonname anpassen auf Aktennummernbereich (z. RA-MICRO). Tiefere Erfassung meist nicht erforderlich. Automatisiert: Aktenjahr, Aufbewahrungsfrist und -zeit, Endejahr, Verfahren am Lagerende (Aktenvernichtung, Rücksendung).
PaperOffice ist ein professionelles Produkt / Lösung / Ökosystem, welches sich primär an gewerbliche Benutzer mit mehr als 3 bis 80 Arbeitsplätzen richtet. PaperOffice kann problemlos auch privat und mit weniger Arbeitsplätzen eingesetzt werden, wenn es Ihrer Preis-Leistung-Bewertung entspricht. Um PaperOffice auf mehr als 80 Arbeitsplätzen zu verwenden sollte PaperOffice CUSTOM eingesetzt werden. Wir empfehlen, insbesondere für einen professionellen Einsatz, PaperOffice PLUS immer aktiv zu halten, was mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Aufgrund der externen Einflüsse, wie Windows-Updates, Updates anderer installierter Software, welche Systemkomponenten ändern, etc. wird ohne aktiven PaperOffice PLUS keine Garantie für eine einwandfreie Funktion übernommen. Jede PaperOffice Lizenz beinhaltet PaperOffice PLUS für 6 Monate, diese wird nicht automatisch durch PaperOffice verlängert und kann, optional, nach Ablauf dazugebucht werden. Alle im PaperOffice Onlineshop erworbene Lizenzen verfügen über eine 30-Tage Rückgaberecht, d. Freiform-Erkennung für Posteingangs-Dokumente - codecentric. h. Sie können jederzeit vom Kauf zurücktreten solange noch keine Zahlung erfolgt ist und die Lizenz somit aktiviert wurde sowie noch keine Dienstleistungen in Anspruch genommen wurden.
Beispiele: Für eine eventuelle Betriebsprüfung würde man nach einem ganzen Aktenjahr suchen, also genügt auch als Schlagwort das Aktenjahr. Gibt es bei Ihnen eine Innenrevision macht eine zusätzliche Verschlagwortung nach Quartalen oder Monaten oder Sinn. Oder nach den Hauptgruppen: Fibu / L&G / Bilanz. Entsprechend wählt man bei Aufträgen den Nummernkreis, bei Namensakten die alphabetische Ablage, usw. Blitzarchiv stellt Ihnen viele frei wählbare Kriterien zur Verfügung nach denen Sie suchen und filtern können. in diesem Artikel lesen Sie: Spielt die Kartonmenge bei der Verschlagwortung eine Rolle? Am Beispiel Buchhaltungsarchiv sehen Sie eine schematische Darstellung zur Kartonmenge und Verschlagwortungstiefe. Archivgröße 70-140 (Ordner über 10 Jahre) Kartons pro Aktenjahr: 1-2 Verschlagwortung Karton: Aktenjahr genügt Archivgröße 210-630 Kartons pro Aktenjahr: 3-9 Verschlagwortung Karton: Hauptkategorie: z. B. Debitoren, Kreditoren, Bank, Kasse, Lieferscheine, Aufträge oder: Fibu L+G Bilanz Archivgröße >700 Kartons pro Aktenjahr: >10 Verschlagwortung Karton: Bitte fragen Sie hierzu unsere Experten von BlitzArchiv - wir beraten Sie gerne!
Verschlagwortung oder Beschlagwortung ist ein Kunstbegriff im Bereich digitale Archivierung und Dokumentenmanagement. Er bezeichnet die Erfassung von Schlagworten und Metadaten zu Dokumenten. Die Verschlagwortung muss bei vielen Dokumentenmanagementsystemen vom Benutzer manuell ausgeführt werden. Enterprise-Systeme wie bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement verfügen über einen hohen Automatisierungsgrad und können Schlagworte und Metadaten über ein Regelwerk aus dem Dokument auslesen. Diese automatische Verschlagwortung entlastet die Benutzer, indem wiederkehrende Standardaufgaben vom Computersystem übernommen werden. Verschlagwortungsstrategien Bei der Planung eines Dokumentenmanagementsystems spielt es eine entscheidende Rolle festzustellen, welche Schlagworte und Metadaten für welche Dokumentenkategorie sinnvoll und notwendig sind. Es gilt: So wenig wie möglich, aber so viel wie nötig. Bei der bitfarm-Archiv DMS Enterprise-Edition beispielsweise wird die beste derzeit verfügbare Texterkennung (OCR) eingesetzt, die eine Verschlagwortung in vielen Fällen ganz überflüssig macht.
Darüber hinaus gibt es ein Workflow Management für nicht vollständig verschlagwortete Dokumente. Diese werden zu einem bestimmten Zeitpunkt gestartet und legen nicht vollständig verschlagwortete Dokumente dem jeweils zuständigen Mitarbeiter vor und prüfen gegebenenfalls die von ihm getätigen Eingaben. Glossar-Index | Startseite | Software | Dienstleistungen | Dokumentenmanagement | FAQ | Kontakt