Wenn Sie bereits ein Au Pair gefunden und zu sich eingeladen haben, ist ein wichtiger Schritt bereits getan. Dennoch kommt noch viel auf Sie zu. Bevor das Au Pair wirklich zu Ihnen kommen kann, müssen Sie sich um einige Dinge kümmern und einiges vorbereiten. Die folgenden Ratschläge können für Sie besonders hilfreich sein, wenn dies Ihr erstes Au Pair ist. Aber auch, wenn sie bereits einige Erfahrung mit Au Pairs haben, sollten Sie sichergehen, dass Sie an folgende Punkte denken, bevor das Au Pair kommt bzw. an den ersten Tagen mit dem Au Pair. Formalitäten Vor der Abreise gibt es einige Formalitäten um die Sie und das Au Pair sich kümmern müssen. Das Au Pair sollte sich selbst um den Flug und das Visum kümmern, aber als Gastfamilie sollten Sie sich schon im Voraus über eine passende Versicherung für das Au Pair informieren, die auch schon vom ersten Tag an gültig ist, falls die Gesundheitsversicherung Ihres Au Pairs nicht im Gastland greift. Vergessen Sie außerdem nicht einen Vertrag mit dem Au Pair aufzusetzen und zu unterschreiben.
Möblieren Sie das Zimmer, führen Sie alle wichtigen Reparaturen durch und säubern Sie es. Die ersten Tage mit dem Au Pair Für die ersten Tage nach der Anreise mit dem Au Pair, gibt es ebenfalls einige Dinge, auf die sie achten müssen und die Ihnen viel helfen werden: Sorgen Sie dafür, dass das Au Pair sich wohl und aufgehoben fühlt, und versuchen Sie verständnisvoll gegenüber seiner Situation zu sein. Ein Au Pair braucht Zeit sich an die neue Situation mit einer neuen Familie und einer neuen Kultur zu gewöhnen und das sollten Sie respektieren. Nehmen Sie sich Zeit für das Au Pair. Im besten Fall nehmen Sie sich sogar die ersten Tage frei, um so viel Zeit wie möglich mit dem Au Pair zu verbringen und ihm Leute, Umgebung und Aufgaben näher zu bringen. Laufen Sie mit dem Au Pair alle wichtigen Wege ab, z. B. zur Schule und zum Kindergarten und stellen Sie das Au Pair dort auch am besten vor. Erklären Sie wie das (öffentliche) Verkehrssystem funktioniert, aber auch wie die Geräte und Abläufe bei Ihnen zu Hause funktionieren.
Der von Arbeitsagentur bzw. Ausländerbehörde bewilligte Antrag geht nun über das Bundesverwaltungsamt ans Konsulat retour, das dem Aupair in spe einen Sichtvermerk im Pass erteilt, also ein vorläufiges Visum auf drei Monate. Nur höchst selten wird ein Konsulat das Visum gleich auf ein Jahr ausstellen. Aufpassen: sollte einmal die Zweckbestimmung, also die Beschäftigungserlaubnis im Paß fehlen, so ist gleich nach Einreise bei der lokalen Arbeitsagentur zu reklamieren und ein Antrag auf das Arbeitsgenehmigungsverfahren zum Erhalt der Beschäftigungserlaubnis zu stellen. Au-pairs mit Sichtvermerk im Paß müssen vor Ablauf der Gültigkeit bei ihrer zuständigen Ausländerbehörde einen Antrag auf Verlängerung stellen. Möglich sind weitere neun Monate. Dazu sind nochmals die üblichen Unterlagen wie Paß, drei Fotos und ggf. Kopien von Einladungsbrief, Aupair-Vertrag und Gesundheitszeugnis vorzuweisen. Alle Verwaltungsgebühren, also beispielsweise die zur Visumsverlängerung, trägt die Gastfamilie. Die Familie hat sein Aupair binnen drei Tagen nach Eintreffen bei der zuständigen polizeilichen Meldebehörde (normalerweise Einwohnermeldeamt) anzumelden sowie auch die Ausländerbehörde über die Ankunft des Aupairs in Kenntnis zu setzen.
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