Keiner arbeitet. Alle kommunizieren. Das Wer-macht-was-Problem: Niemandem ist klar, wer welche Rolle hat. Jeder macht, worauf er Bock hat. Keiner macht, worauf er keinen Bock hat. Das Macht-mal-Problem: Der Umfang wurde vom Auftraggeber nicht eindeutig festgelegt. Es wird irgendwas gemacht. Das Unwichtigkeits-Problem 1: Das Projekt wird von den Entscheidern als unwichtig eingestuft. Genauso motiviert sind nun alle Mitarbeiter. Das Unwichtigkeits-Problem 2: Die Projektteilnehmer finden das Projekt doof. Genauso motiviert sind sie auch. Was mich besonders interessiert: Kennt Ihr diese Gründe aus eigener Erfahrung? Und kennt Ihr weitere typische Gründe, warum Projekte scheitern?
Projektmanagement sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden, insbesondere, wenn man viele Projekte gleichzeitig zu bewältigen hat. Heute zeige ich dir 5 mögliche Gründe warum Projekte scheitern und nicht zum gewüschten Ergebnis führen! 1. Schlechte Kommunikation Das ist einer der häufigsten Gründe, wenn Projekte nicht zum erhofften Erfolg führen oder komplett schieflaufen. Eine der Hauptursachen dafür sind u. a. schlechte oder einfach zu viele Kommunikationskanäle. In vielen Gesprächen mit Unternehmern ist dies immer wieder festzustellen. Man nutzt WhatsApp, Outlook, Slack, MS Teams oder andere Kanäle zum Teil parallel und wundert sich dann, warum ständig wichtige Informationen verloren gehen. Hier gilt es klar zu definieren, wie die Kommunikation abzulaufen hat, um der Problematik entgegen zu wirken. 2. Schlechte Planung Werden Umfang, Zuständigkeiten und Zeiten im Vorfeld nicht vernünftig geplant, kann es später zu ernsthaften Problemen kommen. Die Zeit läuft einem davon, Fristen werden verpasst und die Unzufriedenheit aller Beteiligten (Mitarbeiter, Kunden etc. ) steigt.
Erfolg und Misserfolg von Projekten Sinnvoll erscheint die Einteilung von Projekten in folgende drei Kategorien, wie sie die Standish Group in ihren Berichten (den jährlich erscheinenden Chaos Reports) über den Stand des Projektmanagements in den USA verwendet. Erfolgreiche Projekte sind dabei diejenigen, die in der vorgesehenen Zeit mit dem eingeplanten Budget abgeschlossen werden, sofern das dabei erarbeitete Produkt auch die geforderten Eigenschaften besitzt. Kritische Projekte sind diejenigen, deren erarbeitetes Produkt zwar den vollständigen Funktionsumfang aufweißt, bei der Umsetzung aber die vorgegeben Zeit und / oder das Budget nicht eingehalten wurde. Als gescheitert gelten Projekte, die vor der Fertigstellung des angestrebten Produktes abgebrochen wurden, oder aber deren Produkt nie eingesetzt wurde. Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, die Zahlen, welche die Standish Group in ihren jährlichen Bestandsaufnahmen veröffentlicht, liegen bei jeweils einem Drittel: ein Drittel der begonnen Projekte ist nach der oben genannten Definition erfolgreich, ein weiteres Drittel scheitert.
Ständig wechselnde Ziele, mangelhafte Vorbereitung, keine Vorauswahl von Projektvorschlägen und die fehlende Normierung des Projektmanagements sind ebenfalls kontraproduktiv. Das Projekt-Controlling ist für die Planung, Umsetzung, Kontrolle und den Abschluss von Projekten zuständig. Das Auslassen von Pilotprojekten, die fehlende Kontrolle von messbaren Fortschritt, die mangelhafte Sichtweise zur Qualität eines Produkts, die schwache Kalkulation von Risiken und eine Überbürokratisierung führen zu folgenschweren Fehlern. Die Infrastruktur eines Projekts beschreibt die Umgebung oder die Arbeitsatmosphäre unter der ein Projekt umgesetzt werden soll. Ein Projekt sollte sich vom Tagesgeschäft unterscheiden und die Mitarbeiter sowie ein Mitglied des oberen Managements sollten hinter dem Projekt stehen. Eine mangelhaftes Festlegen von Prioritäten führt zu einer Verknappung existierender Ressourcen. Die fehlerhafte Dokumentation und gemeinsame Begutachtung von vergangenen Projekten verhindert herauszufinden, welche Maßnahmen gut funktioniert haben, um sie in einer Krisensituation anwenden zu können.
3. Fehlender Überblick Sind Aufgaben überfällig? Wer ist wofür genau verantwortlich? Liegen wir noch im Zeitplan? Wenn du dir diese Fragen regelmäßig stellen musst, läuft irgendwas falsch! Eine passende Projektmanagement-Software kann dir dabei helfen, Transparenz zu schaffen und den Überblick zu behalten. 4. Fehlende Kontrolle Dein Projekt-Zeitplan steht, du startest voller Tatendrang in die Umsetzung, stellst aber schnell fest, dass sich aus irgendwelchen Gründen Fristen verschieben, Aufgaben neu zugewiesen oder Ressourcen neu eingeplant werden müssen. Dann solltest du eingreifen, um den erfolgreichen Abschluss deiner Projekte nicht zu gefährden. Das heißt, dass du den Ablauf regelmäßig prüfen und Anpassungen vornehmen solltest. Dafür wäre natürlich hilfreich, dass du regelmäßig mit deinen Mitarbeitern Rücksprache hältst. 5. Falsche Software Heutzutage werden oftmals sogar mehrere Tools zur Abwicklung von Projekten genutzt. Dann sollten diese Tools jedoch zumindest in der Lage sein, miteinander zu kommunizieren, also über geeignete Schnittstellen verfügen.
Besonders große und komplexe Projekte sind betroffen, unabhängig von der Branche. Andreas Rüter, Deutschlandchef der Unternehmensberatung AlixPartners, sagt in einem Interview bei Finance-TV: "Zeit- und Budgetüberschreitungen sind bei großen Change-Projekten die Regel". Das ist allerdings nur die Spitze vom Eisberg. Die wahren Probleme liegen tiefer in der Art und Weise, wie das Projektmanagement durchgeführt wird. Auf der Grundlage der Erfahrungen unserer Projektmanagement-Experten haben wir diese Probleme für Sie zusammengestellt: 1. Maßnahmen sind nicht richtig definiert Das Wichtigste in jedem Projekt ist die Definition von geeigneten Maßnahmen, also zusammengehörigen Handlungsketten, die zur Erreichung eines definierten Ziels des Projektes führen. Unabhängig vom Inhalt haben gute Maßnahmen immer dieselbe Struktur. Denn aus der Maßnahme wird ersichtlich, was zu tun ist und wie sich Erfolg bemisst. Sind Ziele, Pläne, Verantwortlichkeiten und Effekte nicht definiert, fehlt dem Projekt das stabile Fundament.