Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit: leichtgewichtig & zukunftsorientiert? Die Notwendigkeit für die Digitalisierung der Verwaltungsarbeit ist keine Neuigkeit. Ein Zitat aus dem "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" (OrgeV) verdeutlicht diesen Sachverhalt: Somit ist die elektronische Be- und Verarbeitung von Informationen, Daten und Vorgängen sowie die Nutzung elektronischer Akten in den Behörden nicht mehr eine Frage des "Ob", sondern eine Frage des "Wie" und "Wann". Elektronische Aktenführung mit der MACH E-Verwaltung - MACH AG. Wie Projekte zur Einführung von eAkte & Co. umzusetzen sind, welche fachlichen und technischen Anforderungen berücksichtigt werden müssen, welche organisatorischen Auswirkungen notwendig sind und wie Führungskräfte für nachhaltige Änderungen sorgen ist für die betroffenen Mitarbeiter der öffentlichen Verwaltung oft unklar. Dazu sind erfahrene Dienstleister notwendig, die bereits erfolgreich Projekte umgesetzt haben und die Fallstricke aus der Praxis kennen. Modularität reduziert Komplexität Das OrgeV zeigt klare Strukturen für den Umgang mit der elektronischen Schriftgutverwaltung und den angrenzenden Themen auf.
Neben einer Vorgehensweise zur Einführung von IT -Systemen und den erforderlichen organisatorischen Regelungen, beschreibt es die grundlegenden funktionalen Anforderungen, die benötigt werden, um die fachlichen Erfordernisse abzubilden. Diese sind im konkreten Projekt durch zusätzliche behördenspezifische Anforderungen zu ergänzen. Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die nachfolgende Abbildung veranschaulicht das Zusammenwirken der einzelnen Bausteine des Organisationskonzeptes. Quelle: BMI Die konkrete Ausgangssituation in den Behörden ist so unterschiedlich wie die von ihnen wahrgenommen Aufgaben. Die verschiedenen Bausteine zur elektronischen Verwaltungsarbeit müssen daher je nach Bedarf individuell ausgewählt und ggf. miteinander kombiniert werden. Auf den folgenden Seiten werden die Inhalte der Bausteine zusammenfassend dargestellt. Organisationshandbuch - DOMEA-Organisationskonzept 2.1. Neben den Bausteinen selbst, stehen Arbeitshilfen zum Download, die laufend ergänzt werden. Einführung und Grundlagen Grundlagen & Bedarfsanalyse Führungskräfteleitfaden Projektleitfaden Glossar Grundbausteine E -Akte E -Vorgangsbearbeitung E -Zusammenarbeit E -Fachverfahren Bausteine zu spezifischen Fragestellungen Scanprozess E -Poststelle E -Langzeitspeicherung Datenschutz, Personaldaten Informationssicherheit Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" löst das bisherige DOMEA -Konzept ab.
Das Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit ist der Nachfolger von DOMEA. Das Konzept wurde im Mai 2012 auf der Webseite der Bundesregierung veröffentlicht. Das " Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit " setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen: elektronische Schriftgutverwaltung (E-Akte) einschließlich der elektronischen Langzeitspeicherung und Aussonderung sowie elektronische Prozessunterstützung durch: elektronische Vorgangsbearbeitung, elektronische Zusammenarbeit und Fachverfahren. Das "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" löst das bisherige DOMEA-Konzept ab. Verwaltung innovativ - Organisationskonzept E-Verwaltung. Das Zertifizierungsverfahren wird nicht fortgesetzt. Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die folgenden Bausteine sind verfügbar: Leitfaden für verantwortliche Führungskräfte Grundlagen und Bedarfsanalyse E-Akte E-Vorgangsbearbeitung E-Zusammenarbeit Projektleitfaden Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung: E-Langzeitspeicherung (in Arbeit) E-Poststelle und Signatur (in Arbeit) Scan-Prozess (in Arbeit) Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung) E-Fachverfahren (in Planung) Während einer Übergangsphase können auch die Komponenten des DOMEA-Organisationskonzept 2.
Die Bedeutung von E-Akte Projekten nimmt zu Es zeigt sich im Marktsegment zur E-Akte ein wachsendes Investitionspotential. Die Pentadoc Marktpotenzialanalyse 2011 hat für 2013 ein Investitionsvolumen von ca. 77, 4 Mio. € für Lösungen zur elektronischen Aktenbildung geschätzt. Das Wachstum in diesem Bereich lag in den letzten Jahren immer über dem durchschnittlichen Wachstum des IT-Markts. Obwohl in dieser Betrachtung auch die Privatwirtschaft enthalten ist, sind diese Zahlen nach unserer Meinung wichtige Indikatoren für den digitalen Wandel in der Verwaltung.
Die Ergebnisse können anschließend in Akten oder Vorgänge überführt werden. Die Lösung kann integriert mit weiteren Modulen der MACH live! E-Verwaltung oder als reines Kollaborationstool eingesetzt werden, dazu erfüllt sie die Anforderungen zur elektronischen Zusammenarbeit gemäß Organisationskonzept E-Verwaltung. Open Close Analyse Bei der Einführung neuer Software im Verwaltungsumfeld sind die Anforderungen besonders hoch. Fehlgeleitete Datenströme kann sich niemand erlauben. Wir haben ein klares Projektvorgehen, das einerseits langjährig erprobt ist, andererseits aber auch einem stetigen Verbesserungsprozess unterliegt. Wir starten, indem wir mit Ihnen zusammen die relevanten Prozesse identifizieren und analysieren sowie den Ist-Zustand beschreiben. Konzeption Die Analyse Ihrer Prozesse ist die Basis für eine zielgerichtete Konzeption Ihrer neuen Software-Lösung. In diesem Schritt optimieren wir Ihre Prozesse gemäß den definierten Projektzielen. Eine entsprechende Dokumentation schafft Transparenz in Bezug auf Geschäftsabläufe, Zuständigkeiten und Aufgaben.
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