Die Archivierung wichtiger Dokumente und Daten ist schon seit mehreren Jahrhunderten ein wichtiger Bestandteil unserer Gesellschaft. Sie sorgt dafür, dass Informationen vorübergehend oder dauerhaft gespeichert und aufbewahrt werden und bei Bedarf verfügbar sind. Doch mit der wachsenden Menge an Informationen und Daten wird immer mehr Platz für diese Archive benötigt. Glücklicherweise bietet die digitale Archivierung in der heutigen Zeit eine fantastische Lösung für ein uraltes Problem. Was ist Dokumentenarchivierung? Dokumente sind der Treibstoff und die Grundlage Ihres Unternehmens. Um effektiv arbeiten zu können, müssen das Wissen und die Daten innerhalb Ihres Unternehmens für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich sein. Tagespost Digitalisierung - Eingangspostbearbeitung mit condecco. An dieser Stelle kommt die Dokumentenarchivierung ins Spiel. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Dokumente. Dazu gehört auch die Datenarchivierung. Bei der Datenarchivierung geht es in der Regel um verschiedene Arten von Daten: um Differenzsicherungsdaten und um archivierte Daten.
Im Spotlight des heutigen Blogbeitrags steht der Prozessablauf unserer effizienten Lösung zur digitalen Eingangspostverarbeitung. Dank des digitalen Posteingangs reduzieren Sie die Liege- und Transportzeiten eingehender Dokumente signifikant. Sie optimiert die Bearbeitung der Eingangspost bereits beim Eintreffen in Ihrem Unternehmen. Eingangspost scannen und klassifizieren Alle eingehenden Dokumente müssen im ersten Schritt indiziert bzw. klassifiziert werden. Dazu müssen sämtliche Belege digital vorgehalten werden. Elektronische Archivierung: Vorteile und Nachteile. Sollte ein Beleg das Unternehmen noch auf dem klassischen Postweg erreicht haben, wird die Eingangspost zuallererst gescannt und somit digitalisiert. Durch diese Klassifizierung, bzw. das inhaltliche Auslesen werden dann weitere Zusatzinformationen zum Dokument gewonnen. Der erste Schritt im Prozess der Postverarbeitung hat das Ziel, dass die komplette Eingangspost in digitaler Form zur Verfügung steht und somit einheitlich verarbeitet werden kann. Digitale Postverteilung im Unternehmen Nach erfolgreicher Klassifizierung können alle Eingangsbelege per regelbasiertem Workflow bearbeitet und dem richtigen Bearbeiter zugewiesen werden.
10. die Möglichkeit, unseren Service für einen Monat kostenfrei zu testen. Die Vorteile des digitalen Posteingangsservices Sofortige Verfügbarkeit sämtlicher Post bzw. Eingangsrechnungen Orts- und zeitunabhängiger Zugriff auf Dokumentenmanagement Gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Mitarbeiter Keine manuelle Erfassung durch Ihre Buchhaltung nötig Mögliche Einbindung in Ihren Workflow OPTIMIEREN SIE IHRE ARBEITSABLÄUFE: DIGITALISIERUNG VON EINGANGSPOST UND RECHNUNGSEINGANG Mögliche Einbindung in Ihren Workflow WIE SIEHT IHR BÜRO-ALLTAG AUS? Haben Sie noch Mitarbeiter, die Briefe öffnen, mit einem Stempel versehen und sie dann in Fächer sortieren? Woraufhin diese Eingangspost dann mit einem quietschenden Metallwägelchen durch die Gänge geschoben wird, um dann den entsprechenden Büros zugestellt zu werden? Digitale archivierung der eingangspost der. Dort werden die Inhalte der Dokumente gelesen und bearbeitet oder aber man stellt fest, dass diese Post wortwörtlich "in die falschen Hände" gelangt ist. Dann beginnt der gesamte Prozess von vorne.
Bearbeiten Sie Ihre Eingangs- und Ausgangspost digital. Mit dem Einsatz unseres Workflowsystems MODWORK können Sie alle Kommunikationskanäle über ein zentrales System bearbeiten. Antworten Sie Ihren Kunden über den Kanal, über den die Anfrage erfolgt ist. Ein Kunde, der sich per Post gemeldet hat, erhält auch einen Brief als Antwort.
Dadurch kann das volle Potenzial des digitalen Posteingangs ausgeschöpft werden, indem auch die nachgelagerten Prozesse im Unternehmen digital transformiert werden. Wichtig ist dabei vor allem, dass der digitale Posteingang über entsprechende Schnittstellen zu den in den einzelnen Abteilungen genutzten Programmen verfügt. Nur so können die Informationen und Daten aus dem Posteingang sinnvoll nutzbar gemacht werden. Eingangspost-Management-System: mehr Effizienz im Unternehmen. Am besten eignet sich hierzu eine modulare All-in-one-Plattform wie agorum core. Neben dem digitalen Posteingang sind bereits weitere innovative Funktionen enthalten, welche dank des modularen Aufbaus individuell genutzt werden können. Im Vergleich zu Insellösungen mit einzelnen Programmen für verschiedene Anwendungen oder speziell programmierte Individuallösungen erhalten Sie mit einer All-in-one-Lösung nicht nur ein perfekt aufeinander abgestimmtes System, sie behalten auch die Kontrolle über die eigenen Firmendaten. Zudem lässt sich agorum core dank des modularen Aufbaus leicht anpassen und erweitern.
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