Die Datenmengen in SAP-Systemen wachsen genauso an, wie die Umgebung immer komplexer werden. Ohne Systeme wie SAP ILM ist es kaum möglich, ein SAP-System EU-DSGVO-konform zu betreiben. Datenkontrolle und personenbezogene Daten sind wichtige Bereiche, bei denen SAP ILM unterstützen kann. Es hilft Unternehmen dabei, Prozesse und Datenflüsse, inklusive der damit verbundenen Daten automatisiert zu verwalten. ILM begleitet Daten von der Erstellung, über die Verarbeitung, bis hin zu ihrer Archivierung und Vernichtung. In diesem Zusammenhang kann ILM personenbezogene Daten erkennen und konform zur DSGVO behandeln. Dazu gehört zum Beispiel das regelmäßige und automatische löschen oder archivieren dieser Daten. Ursprünglich hatte ILM in den SAP-Systemen die Aufgabe, Daten von Lieferanten zu schützen und zu verwalten. Da die EU-DSGVO aber alle personenbezogenen Daten betrifft, hat SAP das System erweitert und eine Lösung geschaffen, mit der sich ein SAP-System weitgehend autonom und automatisiert mit der EU-DSGVO abgleicht.
Wenn personenbezogene Daten nach der erstmaligen Verarbeitung nicht mehr benötigt werden, kann ILM diese löschen. Sind aber Prozesse vorhanden, die diese Daten noch brauchen, kann ILM diese begleiten und nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entweder archivieren oder löschen. Komponenten von SAP ILM SAP ILM besteht aus verschiedenen Modulen. Die Datenarchivierung gehört dabei zu den wichtigsten Funktionen. Dazu wird die Verwaltung der Daten um verschiedene Datenschutz-Funktionen erweitert. Die Archivierung verbindet das Datenmanagement in SAP zusätzlich mit den beiden anderen Modulen in SAP ILM. Retention Management ist die zweite Komponente in SAP ILM, die über die Datenarchivierung mit dem Datenmanagement verbunden ist. Hier werden die End-of-Life-Aktionen für Daten in SAP umgesetzt. Dazu stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um personenbezogene Daten gesetzeskonform zu archivieren oder zu vernichten. Der dritte Bereich ist Retention Warehouse. Dabei handelt es sich um eine Komponente, die komplette Systeme und Systemlandschaften begleitet und die Übertragung der Daten über Regeln steuert.
Oleksii - In SAP-Systemen spielt Datenschutz eine zentrale Rolle, da personenbezogene Daten gespeichert werden. SAP Information Lifecycle Management (ILM) ist daher zentral. Bei der Arbeit mit SAP-Systemen spielt der EU-DSGVO-konforme Umgang mit Daten eine wesentliche Rolle. Da in den Systemen verschiedene Daten gespeichert sind, befinden sich in den meisten Fällen auch personenbezogene Informationen darunter. Diese müssen identifiziert und rechtlich sicher gespeichert, gelöscht oder archiviert werden. Dazu stellt SAP eine Lösung für das Information Lifecycle Management (ILM) zur Verfügung. Was ist SAP Information Lifecycle Management? SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) ist kein Selbstläufer. Die Projekte müssen korrekt umgesetzt werden, damit der Datenschutz gewahrt bleibt und das System die personenbezogenen Daten richtig schützt. Vor der Einführung von SAP ILM sollten die Verantwortlichen sich zunächst damit beschäftigen, was die EU-Datenschutz-Grundverordnung für den Schutz der Daten verlangt, und welche Daten in SAP gespeichert sind, die durch die EU-DSGVO betroffen sind.
Abbildung 1: Wie die EU-DSGVO personenbezogene Daten definiert. SAP ILM ist ab ERP 6. 0 Enhancement Package 4 integriert und enthält alle Tools und Komponenten der Enhancement Packages für SAP NetWeaver 7. 0. Mit ILM_NOTIFICATION gibt es eine Neuerung in ILM, die ab Release SAP NetWeaver 7. 5 SPS 14 und SAP ERP EHP 8 SPS 12 oder höher in SAP NetWeaver 7. 53 SPS 01 zu SAP S/4HANA 1809 zur Verfügung steht. SAP ILM lässt sich in lokalen Rechenzentren genauso einsetzen wie beim Cloud-Betrieb von SAP und in hybriden Umgebungen. Das Zusammenspiel von SAP S/4HANA und ILM macht ebenfalls Sinn, da die Datenbanken des ERP-Systems entlastet werden. Fazit Technisch gesehen, können alle Aufgaben, die SAP ILM erledigt, auch manuell durchgeführt werden. Allerdings erfolgt dies unkontrolliert und in den meisten Fällen weder effektiv noch rechtssicher. Es lohnt sich daher ILM zu nutzen, vor allem wenn Lizenzen bereits abgedeckt sind. ILM sorgt für die rechtssicherer Verwaltung der Daten in SAP-Systemen und kann gleichzeitig Datenbanken entlasten und das System beschleunigen.
Wie ein smartes Information Lifecycle Management aussehen kann, zeigt dieses Beispiel: Der Austritt einer Mitarbeiterin aus Ihrem Unternehmen wird im SAP-System erfasst. Gemäß den zuvor festgelegten Regeln ermittelt SAP ILM nun mit Hilfe von Archivierungsobjekten umgehend die Daten, die zu löschen sind. Nach Kontrolle und Freigabe durch eine berechtigte Person, löscht SAP ILM die Daten endgültig. Die Löschung erfolgt somit zeitnah und im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Aber auch in anderen SAP-Modulen außerhalb von SAP HCM stellt SAP ILM eine echte Hilfe dar. Viele Dokumente haben nur eine gewisse Nutzungsdauer, nach deren Ende sie nicht mehr aktiv verwendet werden. Dennoch dürfen diese Daten nicht immer sofort vernichtet werden, beispielsweise aufgrund von Aufbewahrungspflichten. In SAP ILM werden diese Daten, basierend auf den festgelegten Regeln und anhand der Archivierungsobjekte, gefiltert und in ein Archiv verschoben. Die Verwahrung im Archiv ermöglicht die Einschränkung des Zugriffs auf die Daten, entlastet Ihr SAP-System, erhöht dessen Performance und ist zudem deutlich kostengünstiger.
Im Fokus dieser SAP-ILM-Regelwerke steht dabei immer die Erfüllung aller rechtlichen Erfordernisse. Der Funktionsbereich ILM Retention Warehouse unterstützt beim Umgang mit stillzulegenden Altsystemen und den jeweils betroffenen Daten. Es bietet zudem entsprechende Reporting-Funktionen. Durch diese drei Bausteine erhalten Unternehmen einige Mehrwerte. Dazu zählt in erster Linie das rechtskonforme, fristgerechte und digitale Sperren, Archivieren oder Löschen personenbezogener Daten. Die Gefahr von DSGVO-Verstößen wird so deutlich verringert und das Risikomanagement im Bereich Datenschutz entsprechend verbessert. Darüber hinaus wird der Umgang mit Speicherplatz optimiert, was für mehr Geschwindigkeit und eine gepflegtere Datenbank sorgt. Ist ein S/4 Hana System im Einsatz, ist die Datenarchivierung, u. a. mit ILM aus dem Kostengesichtspunkt schon unabdingbar, weil hier die Daten im Hauptspeicher gelagert werden und es sich anbietet, hier auf einen kostengünstigeren Archivspeicher umzulagern.
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Bestimmungsgemäße Verwendung: Bitte beachten Sie bei Installation und Montage beiliegende Installations-, Betriebs- und Wartungsanleitungen sowie Produkt-/Sytemzulassungen aller Anlagenkomponenten. Bei Wärmeerzeugern ist zum Beispiel regelmäßig der Fall, dass allein für diese Heizung zugelassene Abgastechnik zur Verwendung gelangen darf. Zur bestimmungsgemäßen Verwendung gehört gleichsam die Einhaltung der ebenfalls in o. g. CWL-400 Excellent - WOLF Heiztechnik. Unterlagen enthaltenen Inspektions- und Wartungsbedingungen. Bitte kontaktieren Sie unsere Fachberater-Team bei offenen Fragen rund um Kompatibilität und Zulassung! Kunden kauften auch: 11, 19 EUR * 3, 89 EUR * 77, 80 EUR * 1, 05 EUR * 104, 30 EUR * 377, 90 EUR * 600M (M = 0, 63 EUR) 13, 55 EUR *