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Zudem können im Begrüßungsschreiben weitere Informationen für die Eigentümer aufgenommen werden, wie etwa Telefonnummern und Adressen für Notfälle oder eine Änderung der Bankverbindung des Hausgeldkontos. Auch wenn es sich bei dem Begrüßungsschreiben regelmäßig um einen "Standardbrief" handelt, löst er bei der neuen Verwaltung zusätzlichen Arbeitsaufwand aus. Denn die Schreiben müssen gedruckt, kuvertiert, frankiert und versendet bzw. in die Hausbriefkästen geworfen werden. Hoher Aufwand: Buchen, Gelder prüfen, Verwaltungsunterlagen und Fristen sichten Wurde das Objekt übernommen, muss die Hausverwaltung die Stammdaten in der Datenverarbeitung anlegen, also Eigentümerlisten, Adressen, Wohnungs- Nr. Vorstellung neue hausverwaltung musterschreiben e. und Wohnflächen. Daneben sind in der Software der Hausverwaltung die Buchungskonten einzurichten, Bestände einzubuchenund Nachbuchungen vorzunehmen. Besonders wichtig ist eine zeitnahe Überprüfung der erhaltenen Gemeinschaftsgelder und Kontenbelege. Diese müssen in voller Höhe vorhanden sein, gerade auch bei der Instandhaltungsrücklage.
Ist ein zeitnaher Verwalterwechsel erwünscht, erfordert dies regelmäßig das Vorliegen eines wichtigen Grundes zur vorzeitigen Beendigung der Verwaltertätigkeit, also eines erheblichen Verstoßes des amtierenden Verwalters gegen seine Pflichten. Fehlt es daran, liegen aber mehrere kleinere Pflichtverletzungen vor, sollte der Verwalter abgemahnt werden. Kommt es dann erneut zu einem bereits abgemahnten kleineren Pflichtverstoß, liefert das aufgrund der vorherigen Abmahnung ebenfalls einen wichtigen Grund. Ein neuer Verwalter stellt sich vor. Diese Besonderheiten bestehen bei der Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters Bei der Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters ist Folgendes zu beachten: Vorzeitige Beendigung der Tätigkeit des WEG-Verwalters aus wichtigem Grund Um die Tätigkeit des amtierenden WEG-Verwalters möglichst zeitnah zu beenden, sind seine vorzeitige Abberufung aus wichtigem Grund und die außerordentliche (fristlose) Kündigung des Verwaltervertrags erforderlich. Beides sind eigenständige Rechtsakte, die von der Wohnungseigentümerversammlung beschlossen werden müssen und nur möglich sind, wenn dafür ein wichtiger Grund vorliegt.
Trotzdem ist der zeitliche Aufwand für die Erstbegehung regelmäßig höher als für sonstige Begehungen. Zeitaufwändig: Das große Kennenlernen Mit besonderem Aufwand ist für den neuen Verwalter das Kennenlernen aller mit dem Objekt stehenden Personen verbunden. Das beginnt beim Verwaltungsbeirat, den Wohnungseigentümern sowie einem ggf. vorhandenen Hausmeister und geht bis zu für die Eigentümergemeinschaft tätigen Handwerkern und Dienstleistern. Überall ist ein kurzes verbindliches Gespräch angesagt, gegenüber dem Hausmeister, den Handwerkern und Dienstleistern auch eine knappe Vorstellung der eigenen Person. Alles das kostet zusätzliche Zeit. Eigentümerversammlung: Vieles zu besprechen Die erste Eigentümerversammlung nach der Objektübernahme kann für den neuen Verwalter zu einer echten Herausforderung werden. Hermann Hausverwaltungen OHG - Downloads / Formulare. Zunächst wird der Verwalter bereits von sich aus diverse Punkte auf die Tagesordnung setzen, bei denen er Handlungsbedarf sieht. Daneben kann es sein, dass mehrere Eigentümer bestimmte Angelegenheiten beschließen möchten und bei der neuen Hausverwaltung beantragen, diese auf die Tagesordnung zu setzen.