Die Vorbereitung der Vergabe ist ein Teil der Bauplanung zur Erstellung von Bauwerken und in Deutschland die sechste der neun in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) festgelegten Leistungsphasen. Die Vorbereitung der Vergabe für Gebäude und Innenräume wird in § 34 HOAI 2013 als sechste Leistungsphase definiert und in Anlage 10 der Verordnung genauer beschrieben. Sie beinhaltet zunächst die Aufstellung eines Vergabeterminplans. Die Ermittlung von Mengen auf Basis der Ausführungspläne dient als Grundlage für das Aufstellen von Leistungsbeschreibungen mit Leistungsverzeichnissen nach Leistungsbereichen. Anhand der Leistungsverzeichnisse werden die Kosten ermittelt und durch einen Vergleich mit der Kostenberechnung die Kostenkontrolle durchgeführt. Alle Arbeiten erfordern dabei Abstimmung und Koordination der an der Planung beteiligten Fachbereiche. Die Zusammenstellung der Vergabeunterlagen schließt die Leistungsphase ab. Das Oberlandesgericht (OLG) München mit Urteil vom 16. Dezember 2014 (AZ: 9 U 491/14) hat ausdrücklich festgehalten: Der nur mit den Leistungsphasen LP6 bis LP8 beauftragte Architekt muss sich zur Erfüllung der von ihm als Grundleistung geschuldeten Pflicht zur Kostenkontrolle schon vor der Auftragserteilung des Bauherrn an Bauunternehmer über den vom Bauherrn gewollten Kostenrahmen von diesem informieren lassen.
Leistungsverzeichnis erstellen In der Leistungsphase 6 (Vorbereitung der Vergabe) erstellt der Architekt ein Leistungsverzeichnis (LV) für das Bauvorhaben. Im Leistungsverzeichnis werden alle zu erbringenden Leistungen im Rahmen eines Bauvorhabens aufgelistet. Das Leistungsverzeichnis bildet die Grundlage für die Vergabe der Aufträge. Mit einem Leistungsverzeichnis wird das gesamte Vertrags-Soll dargestellt. Mit einem Leistungsverzeichnis können Angebote eingeholt und verglichen werden. Durch ein Leistungsverzeichnis beziehen sich die Angebote auf denselben Leistungsumfang. In der Regel wird das Leistungsverzeichnis nach Gewerken gegliedert. Leistungsverzeichnisse können mithilfe von spezieller Software erstellt werden. In einem Leistungsverzeichnis dürfen keine Hersteller und keine Produktbezeichnungen genannt werden. Die Leistungen im Leistungsverzeichnis müssen ohne Pläne verständlich sein. Der Architekt ist dazu angehalten, immer das wirtschaftlich günstigste Angebot auszuwählen. Teilleistungen werden in der Regel mit Einheitspreisen (EP) und Gesamtbeträgen (GB) dargestellt.
Umgekehrt darf eine Leistungsbeschreibung natürlich auch nicht zu unbestimmt sein. Das Gebot der eindeutigen und erschöpfenden Leistungsbeschreibung gilt auch dann, wenn Auftraggeber Innovationen zulassen möchten. Deswegen müssen auch bei funktionalen Leistungsbeschreibungen oder bei der Zulassung von Nebenangeboten einige wichtige Punkte beachtet werden, dies gilt insbesondere in Bezug auf transparente Mindestanforderungen. Einzureichende Nachweise und Erklärungen und Eignungsanforderungen bestimmen Unsicher sind viele Auftraggeber bei der Frage, welche Nachweise und Erklärungen sie fordern dürfen. Zu beobachten ist eine durchaus verbreitete Praxis, standardisierte Formblätter oder Formulare aus anderen (vermeintlich ähnlichen) Ausschreibungen ungeprüft und unverändert (weiter-) zu verwenden. Das ist nicht nur vergaberechtlich riskant, sondern zugleich auch eine verschenkte Chance, den Kreis der Teilnehmer sachgerecht einzugrenzen und somit die Verfahrenseffizienz zu erhöhen. Bei der Bestimmung von Eignungsnachweisen ist auch die Möglichkeit der Eignungsleihe oder die Bildung von Bietergemeinschaften zu berücksichtigen, hier gibt es einige Besonderheiten.
[1] Literatur Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI, Fassung 2013): Anlage 10 (zu § 34 Absatz 4, § 35 Absatz 7) Grundleistungen im Leistungsbild Gebäude und Innenräume, Besondere Leistungen, Objektlisten ( online abrufbar) Einzelnachweise
Anhand eines Leistungsverzeichnisses kann er alle zu erbringenden Leistungen überblicken und koordinieren. Die Leistungen werden der Einfachheit halber in Gewerke unterteilt. Durch die Leistungsverzeichnisse können die Bauaufgaben klar definiert werden. Die Preise der Firmen, die sich um eine Bauausführung bewerben, beruhen dadurch auf denselben Annahmen. Besondere Leistungen in der Leistungsphase 6 Wenn in Leistungsphase 5 ein Raumbuch angelegt wurde, kann eine Leistungsbeschreibung mit Bezug auf das Raumbuch erstellt werden. Für geschlossene Leistungsbereiche kann der Architekt auch alternative Leistungsbeschreibungen aufstellen.
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