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Der Verwalter sollte in solchen Fällen das Protokoll allerdings trotz der fehlenden Unterschrift den Eigentümern fristgerecht übermitteln. Es kann sein, dass der Verwaltungsbeirat aufgrund Urlaubs abwesend ist und der Verwalter wegen der deswegen fehlenden Unterschrift des Beiratsvorsitzenden oder dessen Stellvertreters das Protokoll nicht fristgemäß den Eigentümern übermittelt. Geht dann ein Eigentümer gegen alle auf der Versammlung gefassten Beschlüsse vorsorglich mit einer Anfechtungsklage vor, hat er die Verfahrenskosten zu tragen. Denn er hätte die Beschluss-Sammlung einsehen können (Landgericht (LG) München I, Beschluss vom 06. 02. 2008, Az. : 1 T 22613/07). Diese Kostenfolge tritt auch ein, wenn der Verwalter vertraglich zur Übersendung des Protokolls innerhalb einer bestimmten Frist verpflichtet ist und dem ohne eine Entschuldigung nicht nachkommt (LG Stuttgart, Beschluss vom 15. 01. Muster protokoll eigentümerversammlung in youtube. 2013, Az. : 19 T 295/12). Eine verspätete Protokollversendung bildet keinen wichtigen Grund für eine vorzeitige Abberufung des Verwalters und eine außerordentliche fristlose Kündigung des Verwaltervertrags.
Dies wird in der Regel gemacht, wenn das Vertrauensverhältnis zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwalter belastet ist. Was muss protokolliert werden? Zwingend müssen sämtliche Beschlussanträge und die entsprechenden Abstimmungsergebnisse protokolliert werden. Das Protokoll muss zudem den Versammlungsort sowie Uhrzeit (von Beginn und Ende der Versammlung) enthalten. Weiterhin müssen sämtliche bei der Versammlung erschienenen Personen (einschließlich Benennung des Beirats, Verwalters und Protokollführers) und als Nachweis für die Beschlussfähigkeit ist die Anzahl der insgesamt vertretenen Stimmen zu benennen? Eigentümerversammlung: Wie darf / muss das Protokoll zugestellt werden? -. Wer muss das Protokoll unterzeichnen? Das Versammlungsprotokoll ist mindestens vom Versammlungsleiter (in der Regel vom Hausverwalter) und einem weiteren Wohnungseigentümer zu unterschreiben. Falls ein Verwaltungsbeirat besteht, ist das Protokoll auch von dessen Vorsitzenden oder einem Stellvertreter sowie einem Eigentümer zu unterschreiben. Zwingend muss der unterzeichnende Vertreter des Beirats an der Versammlung teilgenommen haben.
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