Anspruchsvolle Aufgaben sollten deshalb zu den Zeiten eingeplant werden, in denen die persönliche Leistungskurve hoch ist. Entscheiden und Prioritäten setzen Wenn zusammengetragen ist, welche Aufgaben anstehen und wie lange die einzelnen Arbeiten voraussichtlich dauern werden, wird sich oft herausstellen, dass nicht alle Aktivitäten an einem Tag zu schaffen sind. Deshalb gilt es nun, Entscheidungen zu treffen und Prioritäten zu setzen. Welche Aufgaben und Arbeiten sind besonders wichtig? ▷ ALPEN-Methode » Definition, Erklärung & Beispiele + Übungsfragen. Welche Aufträge müssen auf jeden Fall heute oder zumindest sehr zeitnah erledigt werden und welche Arbeiten können noch etwas warten? Welche Aufgaben müssen selbst bearbeitet werden und welche Arbeiten können delegiert werden? Solche und ähnliche Entscheidungsfragen helfen dabei, Prioritäten zu setzen. Auf dieser Basis lässt sich dann die endgültige To-Do-Liste für den Arbeitstag erstellen. Anschließend wird die Liste Punkt für Punkt abgearbeitet. Nachkontrollieren Der letzte Schritt besteht darin, die Zeitplanung auf den Prüfstand zu stellen.
Jede der Entscheidungen für die Einhaltung des aufgestellten Tagesplans oder für das Umstellen des Ablaufs oder sogar das Streichen einer Aufgabe, die auch am folgenden Tag noch erledigt werden kann, wird unter Zeitdruck gefällt. Im Laufe der Zeit entwickeln alle Sachbearbeiter bei strikter Anwendung der ALPEN-Methode ein gutes Gefühl für diese spontanen Entscheidungen. N (Nachkontrolle) Der letzte Buchstabe des Wortes ALPEN steht für N wie Nachkontrolle – zum Feierabend sollten alle Punkte auf der Liste abgehakt sein.
Also: überlege, wie lange du für die Erledigung der jeweiligen Aufgaben wahrscheinlich benötigen wirst setze dir ein Zeitlimit notiere dir Datum/Uhrzeit, wenn es sich um feste Termine handelt Dabei ist es wichtig, die Erledigungsdauer möglichst realistisch einzuschätzen. Dies ist nicht immer ganz einfach. Bei manchen To-Dos gelingt es uns besser, weil wir auf bestimmte Erfahrungswerte zurückgreifen können. Die Erledigungsdauer für Arbeitspakete, die wir vorher noch nie gemacht haben, können wir meist viel schlechter abschätzen. Dies birgt das Risiko, dass wir zu wenig Zeit einplanen. Als IT-Projektleiter kann ich ein Lied davon singen. Wenn sich doch die Auftraggeber daran halten würden, die Projekt-Ziele SMART zu definieren. Das "R" in SMART steht nämlich für REALISTISCH – die Elbphilharmonie lässt grüßen. #3 Pufferzeiten einplanen Wir haben oben gesehen, dass die Fehleinschätzung von zeitlichen Aufwänden ein gewisses Risikopotential birgt. Alpen methode vorlage pdf de. Außerdem werden wir erfahrungsgemäß in unserem Arbeitsablauf immer wieder gestört: es gibt Probleme mit der Technik, die EDV funktioniert mal wieder nicht, eine dringende Aufgabe muss erledigt werden oder eine plötzliche Einladung zum Vorstands-Meeting kommt dazwischen oder oder oder.
Wenn sie trotzdem auf der Suche nach einer geeigneten Vorlage sind, bieten einige Websites einen kostenlosen Download an! 4. ALPEN-Methode mit Software umsetzen Die Umsetzung kann auf viele Weisen erfolgen. Neben der manuellen Bearbeitung einer Liste auf Papier oder in Excel eignen sich dafür besonders Tools zur Aufgabenverwaltung, z. To-Do-Apps. Bei einigen Lösungen lassen sich direkt alle benötigten Daten festhalten und damit planen. Ein Beispiel für eine solche App ist die Cloud-Software factro. Damit lässt sich die ALPEN-Methode mit nur wenigen Klicks vollständig digital abbilden. Alpen methode vorlage pdf en. In factro können Sie für jede Aktivität eine Aufgabe anlegen und diese mit einem Zeitraum, einem geplanten zeitlichen Aufwand und einer Priorität versehen und auch Teammitgliedern zuteilen. Zudem können Sie nicht nur mit geplanten Aufwänden arbeiten: Basierend auf Ihren erfassten Zeiten berechnet das Tool den Rest-Aufwand sowie den Delta-Aufwand. Damit können Sie den Erfolg Ihrer Zeitplanung direkt bewerten.
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