Vergessen Sie Ihre Signatur nicht Die Angaben, die gemeinhin als Signatur bezeichnet werden, sind in der DIN 5008 im Abschnitt 18. 8 "Abschluss" geregelt. Den Begriff selbst vermeidet die DIN 5008 an dieser Stelle, um eine Abgrenzung zur elektronischen Signatur bzw. Verschlüsselung (geregelt in Abschnitt 18. 9) zu schaffen. Laut DIN 5008 wird die Signatur in der Regel als elektronischer Textbaustein angelegt und dann an die E-Mails angefügt. Als Angaben nennt sie Grußformel Kommunikations- und Firmenangaben Dabei sollten Sie in jedem Fall Ihre E-Mail- und/oder Internetadresse anfügen. Pflichtangaben in der E-Mail Wie bei Briefen auf Papier müssen Sie bei E-Mails zwischen "Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form" und Briefen, die keine Geschäftsbriefe, z. B. Werbesendungen, unterscheiden. E-Mails, die als Geschäftsbriefe gelten, müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben der jeweiligen Unternehmensform enthalten. Die DIN 5008 gibt vor, die Pflichtangaben unter jede E-Mail zu setzen, um jene Unterscheidung im Alltag umgehen zu können.
Wer soll die Anlagen bekommen? Die ▪ uere Form eines ▪ privaten Geschftsbriefs folgt bestimmten, auf Konvention beruhenden Regeln. Als standardisierte Form ist sie auch in einer DIN-Norm ( DIN 5008) niedergelegt. Dies gilt auch fr den sogenannten Verteilvermerk. Mit dem Verteilvermerk wird im (privaten) Geschftsbrief festgehalten, welche anderen Adressaten eine Kopie des Schreibens erhalten. Im E-Mail-Verkehr entspricht das von der Funktion her gesehen dem CC-Vermerk (CC = Carbon Copy). Mit dem Verteilvermerk kann der Absender nachweisen, wen er mit dem gleichen Schreiben informiert hat. Der Empfnger wei dadurch, wer den Brief ebenfalls erhalten hat. Darauf kommt es beim Verteilvermerk an Der Verteilvermerk wird getrennt durch eine Leerzeile unter dem Anlagenvermerk geschrieben. Er kann mit dem Wort " Verteiler " beginnen, das aber auch weggelassen werden darf. Darunter listet man die Namen der Personen bzw. die Bezeichnungen der Einrichtungen auf, die eine Kopie des Schreibens erhalten.
Wie gr0ß sollte der Abstand bei Unterschriften nach DIN 5008 sein? Für die Unterschrift kann man bis zu fünf Leerzeilen vorsehen, das sollte reichen. 10. Reicht die Unterschrift? Nach der Unterschrift setzt man in der Regel den vollständigen Vor- und Zuname des Unterzeichners. Deshalb: möglichst keine Abkürzungen! 11. Muss man die Anlage im Brief erwähnen? Ja, man sollte die Anlage im Brieftext erwähnen und auch noch einmal optisch hervorheben. Zwei Leerzeilen nach der PC-Unterschrift sollte die Anlage aufgeführt werden. Ob man sie fett hervorhebt, liegt im Ermessen des Schreibers (wir tun es). Es liest sich dann z. B. so: Anlagen Imageflyer Visitenkarte 12. Wo positioniere ich den Verteiler? Das Gleiche gilt für die Schreibweise des Verteilers. Er steht mit einer Leerzeile Abstand zur Anlage: Verteiler Max Muster Eva Beispiel 13. PS richtig schreiben Die Abkürzung PS steht für Postskriptum. "Post" heißt "nach" und "skriptum" schreiben. Postskriptum heißt also nichts anderes als "Nach dem Geschriebenen".
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