Diese Organisationsanweisungen müssen in der Verfahrensdokumentation enthalten sein! Sie haben weitere Fragen zum Thema GoBD und ersetzendes Scannen? Wir veranstalten regelmäßig kostenlose Webseminare rund um die Themen GoBD und ELOoffice. Hier finden Sie die nächsten Termine.
Im Zeitalter der Digitalisierung werden Papierdokumente immer öfter eingescannt und die Scanprodukte zusammen mit originär digitalen Belegen an einem Ort abgelegt. Um sicherzustellen, dass das Finanzamt mit der Vorgehensweise einverstanden ist, haben Sie einiges zu beachten. Die GoBD ( G rundsätze zur o rdnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von B üchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum D atenzugriff) regeln unter anderem das sogenannte "ersetzende Scannen". Das bedeutet: Papierdokumente dürfen Sie unter bestimmten Voraussetzungen nach dem Scannen vernichten. Folgende Punkte müssen Sie unter anderem beim ersetzenden Scannen beachten: Nach dem Einscannen dürfen Sie Papierdokumente vernichten, sofern nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften keine Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist (vgl. GoBD, Rz. 140). Weiterhin dürfen keine allgemeinen oder technischen Gründe vorliegen, die einer Vernichtung der Papierdokumente entgegenstehen. Verfahrensdokumentation ersetzendes scannen. Das Scanprodukt müssen Sie u. a. auf Lesbarkeit und Vollständigkeit überprüfen.
Wann brauche ich eine Verfahrensdokumentation? Grundsätzlich ist für jeden Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen gemäß des Grundsatzes der Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit eine aussagekräftige und vollständige Verfahrensdokumentation erforderlich ( Randziffer 34 GoBD). Leitlinien für das Ersetzende Scannen. Insbesondere für die Umwandlung von Papierbelegen in elektronische Dokumente – dem sogenannten ersetzenden Scannen – und für das revisionssichere Archivieren ist eine Verfahrensdokumentation notwendig ( Randziffer 136 GoBD). Die Verfahrensdokumentation muss für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist die aktuellen und historischen Verfahrensinhalte wiedergeben. Das bedeutet, sie ist immer wieder zu überarbeiten und auf den neuesten Stand zu bringen. Sie muss stets an die sich verändernden Arbeitsabläufe und Versionen der Datenverarbeitungssysteme angepasst werden ( Randziffer 154 GoBD). Liegt keine Verfahrensdokumentation vor oder ist die vorhandene Verfahrensdokumentation ungenügend, führt dies nicht zum Verwerfen der Buchführung, wenn die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit dennoch gegeben ist ( Randziffer 155 GoBD).
Ratsam ist es, die Dokumente erst einen Monat nach der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung und nach erfolgter Datensicherung der digitalen Dokumente zu vernichten. Möchten Sie gerne das Ersetzende Scannen in Ihrem Unternehmen einführen? Benötigen Sie Unterstützung und Beratung für diesen Prozess? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns.
Die Daten müssen auf diesem Datenträger unmittelbar und jederzeit reproduzierbar zur Verfügung stehen. Dazu sollte bestenfalls ein Dokumenten-Management-System im Hintergrund eingesetzt werden, in dem die digitalisierten Dokumente zur Verfügung stehen und die darin verwaltet werden. Vorgehensweise für das Ersetzende Scannen Die Dokumentenauswahl: nicht alle Arten von Dokumenten dürfen nach der Digitalisierung vernichtet werden. Aktualisierte Musterverfahrensdokumentation zum Ersetzenden Scannen – Deutscher Steuerberaterverband e.V. Berlin. Über die Schutzbedarfsanalyse des Bundesamtes für die Sicherheit der Informationstechnik (BSI) kann festgestellt werden, welche Dokumente auch weiterhin in Papierform aufzubewahren sind. Es muss immer beachtet werden, dass die Beweiskraft eines Dokuments auf keinen Fall reduziert werden darf. Sobald dies der Fall ist, muss ein Dokument auch nach dem Scanprozess im Original aufbewahrt werden. Die Festlegung des Digitalisierungszeitpunktes: Es empfiehlt sich, die Digitalisierung zu einem möglichst frühen Zeitpunkt - innerhalb von 10 Tagen - nach Eingang oder Entstehung eines Dokuments erfolgen sollte.
100 mm, Gesamthöhe C= 40 mm, Rille für Seil bis 4 mm, TK = 300 kg., Anschraubplatte 145x50 mm, Lochabstand AxB= 132x32 mm, für Schraube 6 mm, 102, 34 € Versandgewicht: 0, 87 kg Seitenrolle, Seilrolle Grauguss D120 K Artikel-Nr. : E 170/120 Seitenrolle mit Seilrolle aus Grauguss verzinkt, kugelgelagert, Gehäuse aus Stahlblech verzinkt, Seilrollenaußendrm. 120 mm, Gesamthöhe C= 40 mm, Rille für Seil bis 5 mm, TK = 400 kg., Anschraubplatte 185x60 mm, Lochabstand AxB= 160x40 mm, für Schraube 8 mm, 147, 56 € Versandgewicht: 1, 5 kg Seitenrolle, Seilrolle Grauguss D150 K Artikel-Nr. WireTrex - Drahtleitrollen, Umlenkrollen - Rollen, Walzen, Zylinder. : E 170/150 Seitenrolle mit Seilrolle aus Grauguss verzinkt, kugelgelagert, Gehäuse Stahlblech verzinkt, Rollenaußendrm. 150 mm, Gesamthöhe 56 mm, Rille für Seil bis 6, 5 mm, TK= 500 kg., Anschraubplatte 230 x 80 mm, Lochabstand 200 x 56 mm, für Schraube 10 mm 174, 93 € Versandgewicht: 2, 8 kg
Dieses sollte durch Fadenschutzscheiben jedoch ausreichend gegen Einwirkungen von außen sowie gegen Schmutz und Staub geschützt sein. Andernfalls können Sie nur von einer kürzeren Haltbarkeit als üblich ausgehen. Lesen Sie zudem genau die Produktbeschreibungen. Ein wichtiges Entscheidungskriterium für einen Kauf stellt außerdem die Überlegung dar, welche Lasten Sie auf dem Wagen bewegen möchten. In der Hobbywerkstatt zu Hause wird der Werkstattwagen weniger intensiv genutzt als in einem großen Handwerksbetrieb. Stahlrollen mit kugellager restaurant. Bedenken Sie des Weiteren, dass die Lenkrollen nicht nur das Gewicht des Wagens, sondern auch jenes der jeweiligen Werkzeuge tragen muss. Entscheiden Sie sich am besten für ein Produkt von einem der vielen Markenanbieter für Lenkrollen mit Kugellager, die robust sind und auch mit Spänen auf dem Boden klarkommen. Zahlreiche Rollen finden Sie zu günstigen Preisen in den Angeboten.
Seitenrolle, Seilrolle, D50 K Artikel-Nr. : E 170/050 Seitenrolle mit Seilrolle aus Stahl verzinkt, kugelgelagert, Gehäuse aus Stahlblech verzinkt, Seilrollenaußendrm. 50 mm, Gesamthöhe C= 26 mm, Rille für Seil bis 2, 5 mm, TK = 100 kg., Anschraubplatte 90x35 mm, Lochabstand AxB= 74x20 mm, für Schraube 5 mm, 52, 36 € * Versandgewicht: 0, 253 kg Seitenrolle, Seilrolle, D60 K Artikel-Nr. : E 170/060 Seitenrolle mit Seilrolle aus Stahl verzinkt, kugelgelagert, Gehäuse aus Stahlblech verzinkt, Seilrollenaußendrm. Stahlrollen mit kugellager images. 60 mm, Gesamthöhe 26 mm, Rille für Seil bis 3 mm, TK = 100 kg., Anschraubplatte 100 x 40 mm, Lochabstand 84 x 24 mm, für Schraube 5 mm, 60, 69 € Versandgewicht: 0, 375 kg Seitenrolle, Seilrolle Grauguss D80 K Artikel-Nr. : E 170/080 Seitenrolle mit Seilrolle aus Grauguss verzinkt, kugelgelagert, Gehäuse aus Stahlblech verzinkt, Seilrollenaußendrm. 80 mm, Gesamthöhe C= 35 mm, Rille für Seil bis 4 mm, TK = 200 kg., Anschraubplatte 130x50 mm, Lochabstand AxB= 112x32 mm, für Schraube 6 mm, 92, 82 € Versandgewicht: 0, 64 kg Seitenrolle, Seilrolle Grauguss D100 K Artikel-Nr. : E 170/100 Seitenrolle mit Seilrolle aus Grauguss verzinkt, kugelgelagert, Gehäuse aus Stahlblech verzinkt, Seilrollenaußendrm.