Welche Leistungen lösen die obligatorische Steuerpflicht aus? Für die Ermittlung der Umsatzlimite sind die Entgelte zu berücksichtigen, die mit folgenden Leistungen erzielt werden: steuerbare Lieferungen und Dienstleistungen im Inland, Lieferungen und Dienstleistungen im Ausland, sofern diese steuerbar wären, wenn sie im Inland erbracht worden wären, von der Steuer befreite Lieferungen und Dienstleistungen im Inland. Für die Ermittlung der Umsatzlimite sind folgende Entgelte und Geldflüsse nicht zu berücksichtigen: Entgelte für von der Steuer ausgenommene Leistungen im Inland, Entgelte für Lieferungen und Dienstleistungen im Ausland, welche von der Steuer ausgenommen wären, wenn sie im Inland erbracht worden wären, Einnahmen, die nicht aufgrund erbrachter Leistungen erzielt werden (sog. Nicht-Entgelte nach Art. 18 Abs. Sponsoring: Abgrenzung Spenden und Sponsoring. 2 MWSTG wie z. B. Spenden, Subventionen), im nicht-unternehmerischen Bereich erzielte Einnahmen. Kann man auf die Befreiung von der Steuerpflicht verzichten? Werden die Umsatzgrenzen aus Leistungen, die nicht von der Steuer ausgenommen sind, gemäss Titel «Steuerpflicht» nicht erreicht, kann sich ein unternehmerisch tätiger Rechtsträger trotzdem als steuerpflichtige Person registrieren lassen.
Die Echtheit der Dokumente muss also nachgewiesen werden können. Digitale Speicher müssen demzufolge die Echtheit und Unverfälschbarkeit der aufbewahrten Dokumente garantieren können. Die Integrität der Daten und der Zeitpunkt der Speicherung muss nachvollziehbar sein. Dies kann mit einer digitalen Signatur und mittels Zeitstempeln garantiert werden, wie sie in Archivprogrammen eingesetzt werden können. Es reicht also nicht aus, von wichtigen Dokumenten ein PDF zu erstellen und dieses im Archiv abzulegen. Grundsätzlich können zwar sowohl veränderbare Speicher (z. Mwsg s direkt 3. B. Festplatten, USB-Sticks oder Magnetbänder) als auch unveränderbare Speicher (z. CD-R oder DVD-R) verwendet werden. Hinsichtlich der Haltbarkeit der Daten droht insbesondere bei CDs und DVDs die Gefahr, dass die Daten je nach Art und Weise der Aufbewahrung bereits nach etwa zehn Jahren nicht mehr lesbar sind. In der E-Mail-Korrespondenz finden sich bei den meisten Unternehmen Nachrichten, die aufbewahrt werden müssen. Es empfiehlt sich deshalb, gleich das gesamte geschäftliche E-Mail-Archiv verschlüsselt zu archivieren, um die unverfälschte Verfügbarkeit der Korrespondenz und der darin enthaltenen Dokumente nachvollziehbar zu machen.
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