Papier ist ein lästiger Staubfänger, verursacht horrende Kosten und beansprucht viel Platz: Anstatt Aktenordner in Regalen zu stapeln, gehen heute immer mehr Unternehmen dazu über, Systeme zur digitalen Archivierung zu nutzen. Welche Vorteile eine elektronische Archivierung mit sich bringt, wie man diese einführt und worauf Sie bei der Auswahl einer digitalen Archivierungssoftware achten müssen, lesen Sie im folgenden Beitrag. Digitale archivierung der eingangspost video. Definition: Was ist digitale Archivierung? Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln. Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet sie viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht.
Während der komplette Verarbeitungsprozess einer papierbasierten Rechnung im Schnitt 27 Minuten dauert, kann eine vollständig digitale Rechnung (eine sog. E-Rechnung) im Idealfall in rund 2 Minuten verarbeitet sein. Somit haben die Mitarbeiter viel mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben und können sich wieder auf das Kerngeschäft des Unternehmens konzentrieren. 2. Kostenersparnis Mit der Zeitersparnis geht im Idealfall auch eine Kostenersparnis einher. Wie bereits in unserem Video "Digitale vs. analoge Belegverarbeitung" erwähnt, können mit der digitalen Dokumentenverarbeitung enorme Kosten gespart werden. In diesem Video erfahren Sie wie hoch die Kostenersparnis bereits im ersten Jahr nach der Einführung ist. 3. Digitaler Posteingang | Eingehende Post digital managen. Fehlervermeidung Ein weiterer Vorteil der digitalen Eingangspostverarbeitung ergibt sich daraus, dass die Fehlerquote im Gegensatz zu der manuellen Dokumentenverarbeitung enorm sinkt. Durch die automatische Validierung und Fehlererkennung werden menschliche Irrtümer erheblich reduziert.
Ein Flaschenhals In den meisten Unternehmen ist der Posteingang der Flaschenhals der Kommunikationserfassung. Genau an dieser Stelle finden die zeitaufwändigsten und mühsamsten Arbeiten bei der Öffnung, Sortierung und Erfassung der Post und Ihres Inhaltes statt. Gerade hier bestehen für Sie enorme Optimierungspotentiale. Stichwort: DIGITALER POSTEINGANG Stellen Sie sich vor… …Ihre Eingangspost landet digitalisiert in einer Zentrale. Von dort aus kann ein Mitarbeiter die Post delegieren, wodurch sie gezielt per Knopfdruck bei dem entsprechenden Bearbeiter oder mehreren Zielpersonen erscheint, die dafür zuständig sind. Hierbei ist der bewusst gewählte Plural wichtig: mit Hilfe des digitalen Posteinganges kann ein analoger Brief beliebig vielen Empfängern zugeordnet werden. Digitale archivierung der eingangspost der. …oder Sie haben mit uns bereits im Vorfeld Kriterien zur Vorsortierung Ihrer Eingangspost ausgemacht. Dadurch landen Ihre Dokumente direkt dort, wo man sie erwartet: digital erfasst und zur Weiterverarbeitung bereitgestellt und zwar nicht als statischer Scan sondern als flexibles Dateiformat, welches direkt bearbeitet werden kann.
Ein digitales Archivierungssystem ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Fakten und Vorteile elektronischer Archivierung Der große Vorteil der digitalen Archivierung für Sie und Ihr Unternehmen liegt zunächst darin, dass diese technologieneutral ist. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, frei zu sein in der Wahl des entsprechenden Systems. Tagespost Digitalisierung - Eingangspostbearbeitung mit condecco. Dennoch muss dieses einigen rechtlichen Vorgaben genügen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software zur digitalen Archivierung darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen.
Außerdem ist ein zeitgleicher, standortunabhängiger Zugriff auf die digitalisierten Dokumente und Briefe möglich. Als regional verwurzelter IT-Partner unterstützen wir Sie gerne dabei, Ihre Eingangspost mit digitaler Unterstützung schneller, effizienter und komfortabler zu managen – und selbstverständlich auch dabei, sie in Ihre Dokumentenmanagementlösung zu integrieren. Dabei können Sie sich auf umfassenden Service und langjährige Erfahrung aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten mit mittelständischen Unternehmen verlassen. Wir hören Ihnen genau zu. Und wir finden mit Ihnen zusammen die individuell beste Lösung. Einheitliches Format Sämtliche schriftliche Kommunikation steht in einem einheitlichen, digitalen Format für alle oder ausgewählte Mitarbeiter vollständig und standortunabhängig zur Verfügung und kann digital durchsucht werden. So wird auch die Bearbeitung umfangreicherer und komplexere Vorgänge deutlich beschleunigt. Elektronische Archivierung: Vorteile und Nachteile. Außerdem wird die Weiterverarbeitung von empfangenen Briefen und Dokumenten in verschiedenen Unternehmenssystemen vereinfacht.
Ablauf Scandienstleistung Eingangspost Eingagspost digitalisieren Leiten Sie Ihre Post per Nachsendeauftrag an unser Postfach um, oder informieren Sie Ihre Geschäftspartner über Ihre neue Postadresse. Das Postfach wird jeden morgen durch uns geleert. Wir öffnen und sortieren die Briefe nach Ihren Vorgaben. Belege werden geglättet, entklammert und mit Barcodes versehen. Geöste und geklammerte Dokumente werden nicht entklammert, sondern kopiert und im Original aufbewahrt. Sie benötigen Originale? Gerne senden wir Ihnen gewünschte Dokumente postalisch zu. Wir digitalisieren / scannen Ihre Tagespost auf unseren Hochleistungsscannern in kürzester Zeit - tagesaktuell. Nach dem Scan-Vorgang werden die von Ihnen vorgegebenen Indexkriterien wie z. B. Dokumentart, Datum, Absender, zuständiger Sachbearbeiter, etc. erfasst bzw. automatisch ausgelesen. Die digitalisierten Dokumente stellen wir Ihnen tagesaktuell (innerhalb wengier Stunden) zur Weiterverarbeitung z. in Ihrem digitalen condecco Postfach oder alternativ per E-Mail, SFTP-Zugang oder in Ihrem bereits vorhandenen Workflow zur Verfügung.
Job in Berlin - Berlin - Germany, 10178 Company: CG Elementum AG Full Time position Listed on 2022-05-06 Job specializations: Job Description & How to Apply Below Kaufmännischer Angestellter m/w/d in Voll- oder Teilzeit Referenznummer: Kaufmännischer Angestellter _Berlin_MRo Standort: Berlin UNSER UNTERNEHMEN Die CG Elementum AG ist ein deutschlandweit tätiger innovativer Immobilienentwickler mit einem Erfahrungshorizont von mehr als 25 Jahren. Unsere Vision ist es, für die gesamte Vielfalt unserer Gesellschaft lebenswerte Wohn- und Arbeitsräume zu schaffen. Dabei steht der Mensch im Mittelpunkt sowohl unseres unternehmerischen Wirkens als auch unserer langjährigen und nachhaltigen Förderung sozialer und kultureller Projekte. Kaufmännischer Angestellter Job Berlin Berlin Germany,Finance. Unser Unternehmen folgt konsequent der Maxime der Nachhaltigkeit: Indem wir zum einen mit unserem CO2-ZERO-EMISSION-Ansatz auf ökologische Energielösungen und Baumaterialien setzen. Zum anderen, indem wir eine digitale und damit kosteneffiziente Projektentwicklung mittels BIM und industrieller Vorfertigung konsequent vorantreiben.
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