Ein wichtiges Dokument wurde nicht gefunden, ein Abgabetermin wurde verpasst? Starten wir jetzt gemeinsam mit dem Projekt Private Unterlagen ordnen! In dieser dreiteiligen Artikelserie zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie private Unterlagen ordnen, nach Themen sortiert abheften und wie Sie Ihre private Ablage regelmäßig aktualisieren. Private Unterlagen ordnen, wann sollten Sie beginnen? Private Unterlagen werden meist in Aktenordnern oder in Hängetaschen aufbewahrt. Anfangs werden noch alle Belege regelmäßig nach einem bestimmten System abgelegt. Aufgrund persönlicher Umstände kann die anfangs angestrebte Ordnung jedoch nicht immer dauerhaft umgesetzt werden. Master-Ordner - Das System für Ordnung im Papierkram von Nadine Hirte. Zunehmend nutzt man auch andere Ablageorte für eingehende Briefe, Verträge und Postsendungen. Auf der Fensterbank stapeln sich die Zeitschriften und Werbesendungen. Tank- und Kaufbelege lagern im Auto und teils ungeöffnete Briefe werden im Küchenschrank gesammelt. Sicher, jeder schwört dabei auf sein eigenes Ablagesystem.
Du kannst schnell digital unterzeichnen und sogar Formulare auf dem Computer ausfüllen. 7. Trenne privat von geschäftlich Häufig ist der Computer nicht nur für den privaten, sondern auch für den geschäftlichen Gebrauch zuständig. Während Unterhaltungsmedien ganz klar dem privaten Nutzen zugeordnet sind, können insbesondere Office-Dokumente schnell durcheinander geraten. Der Ernährungsplan sollte definitiv nicht im selben Ordner liegen wie die Einkommens-Überschuss-Rechnung — und die Liebesbrief-Entwürfe nicht inmitten von geschäftlicher Korrespondenz. 8. Eine effiziente Ablage für private Dokumente? Kein Problem!. Gleiche Ordnerstruktur für Backups Natürlich solltest Du die wichtigsten Dateien auch mehrfach sichern, um einen Datenverlust zu vermeiden. Empfehlenswert ist hier eine Kombination aus externer Festplatte oder NAS und einer Cloud-Lösung. Verwende dafür unbedingt die gleiche Ordnerstruktur wie für Deine lokalen Daten. Denn gerade bei geschäftlichen Daten bist Du gesetzlich dazu verpflichtet, sie bis zu 10 Jahre aufzuheben. Nach so einer langen Zeit solltest Du aber noch immer schnell darauf Zugriff haben, um sie beispielsweise beim Finanzamt einreichen zu können.
Die Suchzeiten verringern sich, gleichzeitig ist ein klares System viel übersichtlicher. Fehlende Informationen fallen eher auf, was die Qualität der Arbeit fördert. Und Sie? Welche Erfahrungen haben Sie mit der Ordnerstruktur gesammelt? Schreiben Sie mir, ich freue mich über Ihre Kommentare.
Die Zahlen helfen, die bestehende Ordnung beizubehalten, weil niemand mal schnell einen neuen Ordner dazwischen quetschen kann. Außerdem können Sie so die alphabetische Reihung umgehen und die Ordner nach Ihren Vorstellungen anordnen. Die Ablagespielregeln gehören gleich an erster Stelle, damit das Team sich immer wieder informieren kann. Ordnerstruktur register für private unterlagen hotel. Beispiel für eine Ordnerstruktur auf drei Ebenen: 00 Ablagespielregeln 01 Organisationshandbuch 02 Personal 03 Kunden 04 Vertrieb 05 Marketing 01Pressearchiv 02 Veranstaltungen 2016-05-11_Tag der offenen Tür 2017-05-13_Tag der offenen Tür 06 Technik Auf der dritten Ebene ist es sinnvoll, die Dateien mit Datum zu versehen. Schreiben Sie zuerst das Jahr, dann Monat und Tag sowie einen aussagekräftigen Namen. Achten Sie darauf, immer die gleiche Schreibweise zu verwenden. Dann sortiert Windows die Dateien nach Aktualität, die neueren befinden sich immer ganz oben. 5. Schritt zur einheitlichen Ordnerstruktur: Sichern und verschieben Sie alte Dateien Bevor Sie mit der neuen Ordnerstruktur verwenden, sollte die EDV-Abteilung zunächst ein Backup des alten Datenbestandes erstellen.