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Das Zeitmanagement im Büro spielt eine wesentliche Rolle, um schnell und effizient zu arbeiten. Einen Überblick für das perfekte Zeitmanagement gibt es hier auf, so dass es mit ganz einfachen Methoden gelingt auch die Herangehensweise bei der Erledigung verschiedener Aufgaben deutlich zu optimieren. Dabei kommt es häufig darauf an, dass man sich sowohl einen Tagesplan, als auch Wochenplan anlegt, um nicht nur verschiedene Aufgaben in der richtigen Reihenfolge abzuarbeiten, sondern auch vorgesetzte Ziele zu erledigen. Vor allem im Homeoffice ist das richtige Zeitmanagement das A und O, um alle Aufgaben mit Zufriedenheit und im geforderten Zeitraum erledigen zu können. Tipp 2: Den Schreibtisch komplett leeren Mit den Jahren sind so allerhand Unterlagen, Notizen, Telefonnummern und Akten auf den Schreibtisch gekommen und haben ihn seitdem nie wieder verlassen. Auf den meisten Büro-Schreibtischen befinden sich überwiegend Dokumente, die keine Rolle mehr spielen. So heißt es den Schreibtisch endlich von dem unnötigen Ballast zu befreien und groß auszumisten.
Er dient auch den Vorgängen und der Gestaltung Ihres Tages. Jener lässt sich wie folgt optimieren: Kalender: Ein Kalender gibt Ihnen eine Struktur vor und bietet einen Überblick. Somit können Sie sich alles Nötige wortwörtlich vor Augen führen und besser planen. Nichts liegen lassen: Ordnung lässt sich am besten erzielen, wenn jeder Gegenstand direkt vor und nach dem Gebrauch am Ort seiner Bestimmung steht. Somit ersticken Sie das Chaos bereits im Keim. Wichtige Dinge greifbar haben: Beim Sortieren gilt es, die Inhalte nach deren Wichtigkeit zu sortieren. Wichtige Unterlagen sollen Sie direkt greifbar haben. Alte Ablagen hingegen können digitalisiert werden oder ins Archiv wandern. To-do-Liste: Machen Sie Listen mit den anstehenden Aufgaben und hängen Sie diese gut sichtbar auf. Alles, was erledigt ist, wird durchgestrichen. Auf diese Weise sehen Sie, wie viel Sie bereits erreicht haben. Große Aufgaben einteilen: Große Aufgaben und Projekte können mehrerer Wochen im Terminkalender in Beschlag nehmen.
Entmüllen Sie alle Stehsammler und Hängeregister und sortieren und beschriften Sie sie neu. Gleiches gilt fürs Archivieren im PC, sinnvoll ist hier die Nutzung des identischen Systems wie im Papier. Bürogeräte und -material: Jeder im Team bekommt ein Set von ständig benötigten Bürogeräten (wie Stifte, Locher, Schere) und beschriftet jedes Teil mit seinem Namen. Auf den Tisch kommt nur, was gerade benötigt wird, alles andere wird in Rollcontainer oder Schreibtischschubladen abgelegt. Lagern Sie weiteres Büromaterial wie Heftklammern oder Papier an einem zentralen Ort. Am besten ist ein geschlossener Schrank, der übersichtlich organisiert und beschriftet ist. Entsorgen oder verschenken Sie ungenutzte Schränke, Rollcontainer, Tische sowie defekte oder durch Neuanschaffung nicht mehr benötigte Geräte. Rückfall vermeiden: Definieren Sie gemeinsame, möglichst einfache Spielregeln. Eine Checkliste, wie ein aufgeräumter Arbeitsplatz aussehen soll – möglichst groß visualisiert auf einem Plakat –, hilft jedem beim Selbstcheck.
Diesen Nachteil können Sie mit dem Farbsystem ganz einfach entschärfen. Beispiel: Zur Themengruppe "Finanzen" haben Sie sicherlich diverse Einzelmappen, etwa für Banken, Geldanlagen, Kreditkartenunternehmen, Finanzamt und Daueraufträge. Vergeben Sie eine bestimmte Farbe für diese Themengruppe. Sie können die einzelnen Mappen dieser Gruppe an ihrem bisherigen – alphabetischen – Platz lassen oder außerhalb dieser Ordnung als Farbgruppe zusammenfassen. In jedem Fall wird sich die Zugriffszeit deutlich verringern. Diesen Effekt der optischen Bündelung erzielen Sie natürlich bei allen Themen, zu denen es "verstreute" Mappen gibt, z. B. bei den Themengruppen Mitarbeiter, Versicherungen, Unterricht etc. Sie müssen jedoch nicht alles in ein Farbschema zwingen: Ihr Organisations-Aufwand sollte nicht größer sein als Ihr langfristiger Gewinn an Zeit und Übersicht! Eine farbliche Differenzierung der fünf am häufigsten genutzten Themen genügt zumeist. 3. Anwendungs-Beispiel: Projektunterlagen kennzeichnen Bei größeren Aufträgen entstehen durch Rückfragen, Änderungen und Ergänzungen etliche Dokumente sowie entsprechender Sortierbedarf.
Wer das kreative Chaos vermisst, kann dieses ja einfach auf den heimischen Schreibtisch verlegen. Bild: Markus Hein /