GoBD-konforme Archivierung Ihrer E-Mails Seit einigen Jahren ist die revisionssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für Unternehmen Pflicht. Das gilt selbstverständlich auch bei der Nutzung von Office 365. Die standardmäßige Ablage von E-Mails in Office 365 erfüllt nicht die gesetzlichen Vorgaben. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Office 365: So funktioniert die E-Mail-Archivierung - TecChannel Workshop. Es wird daher eine Lösung benötigt, die perfekt mit Office 365 zusammenarbeitet, aber unabhängig von Microsoft E-Mails archiviert, sollte einmal der Dienst nicht verfügbar sein. Was bedeutet "revisionssichere E-Mail-Archivierung"? Aber zunächst stellt sich die Frage, was "revisionssichere E-Mail-Archivierung" explizit bedeutet? Sofern E-Mails die Funktion eines Belegs oder eines Geschäftsbriefs haben, sind diese entsprechend der gesetzlichen Fristen aufzubewahren. Es genügt nicht die E-Mail abzuspeichern. Dokumente sind jederzeit verfügbar, sicher vor Manipulation und vollständig vorzuhalten; dazu zählen auch Anhänge.
Internes Kontrollsystem: Die GoBD fordert die Einrichtung und die Vorhaltung eines internen Kontrollsystems, durch das die Einhaltung der Grundsätze und steuerrechtlicher Pflichten überwacht werden soll. Office 365 archivierung gobd webmail. Die konkrete Ausgestaltung ist abhängig von der Komplexität und Diversität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten Datenverarbeitungssystems. Grundsatz des Datenschutzes: Die Datenverarbeitungssysteme müssen gegen Unauffindbarkeit, Vernichtung, Untergang oder Diebstahl der Daten beziehungsweise des Systems an sich gesichert werden. Ebenso müssen die Systeme gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen durch Zugangs- und Zugriffskontrollen geschützt werden. Für die digitale Archivierung ergeben sich aus den angeführten Grundsätzen diverse konkrete Anforderungen: Alle Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, sind in einem Ordnungssystem mit Indexierung aufzubewahren.
Das Bundesfinanzministerium hat bereits vor einigen Jahren, am 14. November 2014, mit den GoBD die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff geregelt und beschrieben, welche Regelungen vor diesem Hintergrund gelten. Hierzu gehört auch die Aufbewahrung von geschäftsrelevanten E-Mails und somit die Pflicht zur E-Mail-Archivierung. Mit Wirksamkeit dieser Grundsätze ab dem 1. Januar 2017 haben sich einige Unternehmen für die Umsetzung entsprechender Projekte und der Einführung einer Lösung für die E-Mail-Archivierung entschieden. E-Mail Archivierung mit Office 365 GoBD und GDPR - Robert.Schöbel.net. Insbesondere in den letzten beiden Jahren hat Netmail zahlreiche solcher Archivie-rungsprojekte umfassend begleitet. Dieses Whitepaper soll auf Basis unserer Erfahrungen die unterschiedlichen Aspekte einer gesetzeskonformen E-Mail-Archivierung aufzeigen. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln u. a. die Aufbewah-rung von geschäftsrelevanten E-Mails.
Zudem ist es gegen unberechtigte Eingaben und Veränderungen zu schützen, etwa durch Zugangs- und Zugriffskontrollen. Zur Sicherheit gehört auch die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung. Sie ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. " Aufbewahrung: Dies ist der wichtigste Punkt für die E-Mail-Archivierung. Die GoBD fordern hierbei Folgendes: "Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, so müssen sie auch in dieser Form aufbewahrt werden. Office 365 archivierung gobd banking. Sie dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Elektronisch empfangene Dokumente sind im empfangenen Format aufzubewahren. Sofern eine Konvertierung in ein "Inhouse-Format" erfolgt, sind beide Dateiformate aufzubewahren. Eine ausschließliche Aufbewahrung in ausgedruckter Form ist nicht zulä den Daten und Dokumenten ist auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen. Handels- oder Geschäftsbriefe sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
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