In der Praxis wird diese Erleichterung jedoch nur selten einschlägig sein. Ganz abgesehen von auftretenden Schwierigkeiten bei der Auslegung was "nur gelegentlich" ist, dürften in den meisten Unternehmen – auch bei einer weiten Interpretation des Begriffs – eindeutig regelmäßig Datenverarbeitungsvorgänge anfallen, etwa über die Website, den Webshop, der Lohnabrechnungs- oder CRM-Systeme. Vor allem auf Unternehmen, die bisher kein Verfahrensverzeichnis besaßen, wird daher zusätzlicher bürokratischen Aufwand zukommen. Dabei ist zu beachten, dass die Dokumentationspflicht und somit auch das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeit mit der Datenschutz-Grundverordnung ein Überprüfungsschwerpunkt der Aufsichtsbehörde sein wird. Führt ein Unternehmen kein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und/oder stellt dieses der Behörde nicht vollständig bereit, droht nach Art. 83 Abs. 4 a EU-DSGVO ein Bußgeld. Der mögliche Rahmen beläuft sich hier auf bis zu 10 Mio. Euro oder 2% des Jahresumsatzes. Diese Summe wird wohlgemerkt in der Praxis von den Aufsichtsbehörden nur in Ausnahmefällen verhängt werden.
Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO (© stockpics –) Die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist seit dem 25. 05. 2018 in Kraft. Sie ersetzt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), aber noch immer herrscht in vielen Unternehmen Unsicherheit, wie mit dieser Verordnung in der Praxis zu verfahren ist. Welche Daten dürfen erhoben werden, wie sind sie aufzubewahren und wie erfolgt die Verarbeitung der erhobenen Daten? Im Mittelpunkt dieser Fragen steht das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO (früher: Verfahrensverzeichnis). Lesen Sie in diesem Artikel, was Sie bei der Erstellung des Verzeichnisses beachten müssen, um das Risiko einer Abmahnung seitens der Aufsichtsbehörden zu vermeiden. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten - was ist neu? Die Verantwortlichen aus Unternehmen und Vereinen mit mehr als 250 Mitarbeitenden, aber auch Freiberufler müssen sich künftig auf höhere Anforderungen einstellen, was ihre Pflicht zum Datenschutz bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten und dessen Dokumentation betrifft.
müssen dieses Verarbeitungsverzeichnis ganz allein erstellen. Diese Grenze wurde erst 2019 von 9 auf 19 Mitarbeiter angehoben. Das ist aber nur eine scheinbare Erleichterung. Die Gesetzeslage und Verantwortlichkeiten bleiben gleich. Das Haftungsrisiko für Verantwortliche auch. Sie müssen sich also weiter um den Datenschutz bemühen, nur sind Sie nicht verpflichtet, einen kompetenten Ansprechpartner zu bestellen. Also führen Sie auch Ihr Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten selbst. Oder Sie berufen freiwillig einen (externen) Datenschutzbeauftragten. Ein Lichtblick Zum Glück gibt es keinen Zwang, das in einem bestimmten sprachlichen oder optischen Stil zu tun. Eine der Grundüberlegungen der DSGVO ist, dass es in leichter und verständlicher Sprache erfolgen soll. Sie können also frei weg so schreiben, wie Sie es sehen. Wichtig ist nur, dass die Angaben inhaltlich stimmen, alle wichtigen Angaben enthalten sind und das Dokument schriftlich zu führen ist. Übrigens müssen Sie dieses Dokument der zuständigen Datenschutzbehörde auf Verlangen vorzeigen.
Wenn Sie die Suchmaschine Ihrer Wahl benutzen und "Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten" eingeben, erhalten Sie ganz viele Mustervorlagen. (Sie können sich diesen Schritt aber auch sparen und einfach weiterlesen;)) Meine Favoriten für ein Muster-Verarbeitungsverzeichnis sind: bitkom GDD (Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit e. V. ) Praxishilfe und besonders für Vereine mit wenigen Verarbeitungstätigkeiten: bayrisches Landesamt für Datenschutzaufsicht Hangeln Sie sich einfach entlang der Beispiele und Erklärungen. Überlegen Sie, welche "Prozesse" gibt es in meinem Unternehmen – Marketing, Anfrage, Angebot, Rechnungsstellung, … – und tragen Sie alles ein, was Ihnen einfällt. Woher kommen die Daten (Quelle), welchen Zweck hat die Datenerfassung und auf welcher rechtlichen Grundlage basiert die Erfassung. Vergessen Sie nicht, dass auch IP-Adressen zu den personenbezogenen Daten gehören. Wenn Sie an dieser Stelle schon eine erste Risikoanalyse durchführen, sind Sie perfekt aufgestellt.
Die Ausgestaltung in einer niederschwelligen Tabellenform zeigt zum einen, dass je nach Komplexität der Verarbeitungen auch Tabellen oder Excel eine Möglichkeit sein können, um sich und anderen einen Überblick über die wesentlichen Verarbeitungstätigkeiten zu verschaffen. Zum anderen lässt sich anhand der Muster recht gut erkennen, welche Granularität sich zumindest das BayLDA bei einem VVT vorstellt. Auch die Datenschutzstelle Liechtenstein hat ein ausgefülltes Muster für ein Unternehmen und einen Verein. Spannend zu sehen ist es auch, wie der Europäische Datenschutzbeauftragte (EDSB) die Anforderungen des Art. 30 DS-GVO umgesetzt hat. Denn wie alle anderen Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der EU (Organe und Einrichtungen der EU) verarbeitet auch der EDSB personenbezogenen Daten und hat daher ein VVT zu führen. Das VVT des EDSB ist ein schönes Beispiel dafür, wie das VVT auch per HTML und die Nutzung von Hyperlinks übersichtlich im Intranet eines Unternehmens umgesetzt werden könnte.
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