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Gerade bei Geschäftsreisen kommt es zu Ausgaben die der Arbeitnehmer in der aktuellen Situation übernimmt. Später kann er diese jedoch in Form einer Spesenabrechnung geltend machen. Gleichermaßen kannst du auch als Selbstständiger Spesen abrechnen, die du zuerst privat bezahlt hast. Wie Spesenabrechnungen funktionieren und worauf du achten musst, haben wir übersichtlich für dich zusammengestellt. Was ist eine Spesenabrechnung? Reisekostenabrechnung und ehrenamtliche Tätigkeit | KV Nordrhein. Geschäftsreisen sind immer mit Kosten verbunden. Dazu gehören unter anderem Beförderungskosten die gesamte Verpflegung vor Ort Kosten der Unterbringung am Reiseziel Teilnahme an kostenpflichtigen Veranstaltungen, beispielsweise Eintrittskarten für eine Fachmesse Damit Arbeitnehmer und selbstständige Unternehmer diese Kosten nicht privat von ihren Gehältern zahlen müssen, gibt es die Spesenabrechnung. Über diese Abrechnung werden alle entstanden Kosten dieser Art abgerechnet. Beispiel für eine Spesenabrechnung Spesenabrechnung erstellen Wieso ist eine Spesenabrechnung wichtig?
Pflichtangaben in der Reisekostenabrechnung Damit Sie Reisekosten abrechnen können, müssen Sie in jedem Fall die folgenden Angaben machen: Name der reisenden Person und ggf. Mitarbeiternummer Reisedauer Reisedaten (inklusive Uhrzeit von Start und Ende der Reise) Reiseziel (Stadt/Land) Reisezweck (geschäftlicher Anlass, freiberuflich, nebenberuflich etc. ) Unterschrift Zusätzlich müssen alle entstandenen Kosten aufgelistet und durch Rechnungen oder Quittungen belegt werden. Dazu gehören: Fahrtkosten Übernachtungskosten Verpflegungsaufwand bzw. Reisekostenabrechnung 2020 vorlage in de. Bewirtungsbelege Reisenebenkosten Können Belege in Ausnahmefällen nicht erstellt werden, z. B. wenn Sie Trinkgeld geben oder Münzen in eine nichtfunktionstüchtige Parkuhr eingeworfen haben, können Sie auf einen Eigenbeleg zurückgreifen. So erstellen Sie einen Eigenbeleg, um Reisekosten abzurechnen Ein Eigenbeleg muss stets einzeln erstellt werden und einen betrieblichen Aufwand betreffen. Außerdem muss die Höhe der angegebenen Kosten glaubhaft sein.
Ihnen wird in dem Fall nur der aktuelle Sachbezugswert abgezogen und nicht der tatsächliche Wert der Mahlzeit laut Beleg. Bitte beachten Sie, dass Mahlzeiten nur mit dem Sachbezugswert bewertet werden können, wenn der Geschäftsreisende keinen Verpflegungsmehraufwand geltend machen kann. E- Bewirtungsbelege Haben Sie während der Geschäftsreise an Geschäftsessen teilgenommen oder haben Sie Geschäftspartner zum Essen eingeladen? Dann tragen Sie den Rechnungsbetrag in das vorgesehene Feld unter Punkt E- Bewirtungsbelege ein. Wichtig ist, dass die Voraussetzungen für ein Geschäftsessen gegeben sind und externe Geschäftspartner teilgenommen haben, andernfalls handelt es sich eventuell um eine Mitarbeiterbewirtung. Heften Sie alle Bewirtungsbelege unbedingt an die Reisekostenabrechnung an. Reisekostenabrechnung 2021 vorlage excel. Eine gute Vorlage für einen Bewirtungsbeleg, finden Sie hier. Zum Schluss Am Schluss steht nun der Gesamtbetrag Ihrer Reisekostenabrechnung, den Sie erstattet bekommen. Unterschreiben Sie die Reisekostenabrechnung, heften Sie alle Quittungen und Belege hinten dran und reichen Sie sie in der Buchhaltung oder der Personalabteilung ein.
Es ist natürlich auch möglich (und zeitsparender), die Buchungen direkt über das Unternehmen vorzunehmen. So rechnen Sie als Angestellter Reisekosten korrekt ab Wenn Ihr Arbeitgeber die Reisekosten erstattet, müssen Sie ihm – wie im obigen Abschnitt dargelegt – sämtliche Kostenbelege zur Verfügung stellen. In der Regel bekommen Sie die Kosten dann in voller Höhe steuerfrei erstattet. Kommt Ihr Arbeitgeber nicht für die Kosten auf, haben Sie die Möglichkeit, Reisekosten als Werbungskosten nachträglich anzusetzen. Vorlage zur Reisekostenabrechnung spart Zeit Eine Vorlage für Ihre Reisekostenabrechnung erlaubt es Ihnen, alle anfallenden Kostenpunkte Ihrer Geschäftsreise unkompliziert zusammenzuführen. Je übersichtlicher diese Vorlage zur Reisekostenabrechnung gehalten ist, desto leichter fällt das Abrechnen der Reisekosten. Wir haben für Sie eine kostenfreie Word-Vorlage erstellt, die Sie in Ihrem Unternehmen zur Reisekostenabrechnung nutzen können. Reisekostenformular Vorlage: Download für Excel und als PDF | clocko:do. Diese Vorlage können Sie außerdem mit Ihrem Logo und einer Fußzeile versehen, in der Ihre Unternehmensdaten stehen.