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Rechnungen per Email zu verschicken wird immer mehr zum Standard, da es großes Einsparpotenzial bietet. Dennoch gibt es hier einiges zu beachten, damit die Rechnung auch rechtsgültig ist. © Rawf8 / Rechnungen schreiben – für Kleinunternehmer oder Freiberufler vielleicht keine große Hürde. Bei größeren Unternehmen kann das Ausdrucken und Eintüten zu einem wahren Kraftakt werden. Auch die Portokosten sind nicht unerheblich und wer möchte schon ständig zum Postkasten laufen. Dies alles können Sie sich ersparen, wenn Sie Rechnungen in Zukunft elektronisch verschicken. Vorlage anschreiben rechnung per email. Für viele Unternehmen ist dies längst zur Routine geworden und sie profitieren von einer Reihe an Vorteilen. Was es zu beachten gibt, wenn die Rechnung als Email auf die Reise geht, kann hier nachgelesen werden. Welchen Stellenwert besitzt die elektronische Rechnung? Rechtlich steht die elektronische Rechnung der Rechnung auf dem Papier in nichts nach. Rechnungen per Email besitzen auch ohne eigenhändige Unterschrift ihre Gültigkeit.
Besteht dieser allerdings im Nachhinein auf eine Papierrechnung, ist diese ihm zusätzlich auszustellen und zuzusenden. Welche Anforderungen an die Ausfertigung der elektronischen Rechnung gibt es? Die Inhaltsvorgaben beider Rechnungen unterscheiden sich nicht voneinander. Nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes (unter) müssen bei der Papierrechnung wie bei der elektronischen Rechnung die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Rechnung per Email - Erklärungen & Beispiele | Unternehmerlexikon.de. Noch bis zum Jahre 2011 mussten elektronische Rechnungen umständlich mit einer Digitalen Signatur versehen werden. Die Echtheit der Rechnung muss nun vom Unternehmer in Eigenregie kontrolliert und bestätigt werden. Es empfiehlt sich, alle Angaben mehrmals zu kontrollieren und zu vergleichen. Wie wird eine elektronische Rechnung verschickt? Die elektronische Rechnung wird in einem bestimmten Schreibprogramm erstellt. Gängig sind hierbei Word oder Excel. Nach der Erstellung gilt es, die Rechnung abzuspeichern.
Folgt auf die Zahlungserinnerung keine Reaktion oder leistet der Kunde die Zahlung trotz Absprache nicht, sollte das Unternehmen seiner Forderung allerdings Nachdruck verleihen. Ist die Frist, die das Unternehmen in der Zahlungserinnerung gesetzt hat, verstrichen, sollte es dem Kunden dazu eine formelle Mahnung zuschicken. Passiert danach noch immer nichts, kann das Unternehmen eine weitere Mahnung erstellen. Vorlage anschreiben rechnung per email en. Notwendig ist das aber nicht, denn der Gesetzgeber schreibt nicht vor, wie viele Mahnungen erforderlich sind. Spätestens im letzten Mahnschreiben sollte das Unternehmen allerdings ein klares Zahlungsziel nennen und gleichzeitig ankündigen, dass es ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten wird, wenn die Zahlung nicht erfolgt. Bleibt die Rechnung nach wie vor offen, kann das Unternehmen einen Mahnbescheid beim zuständigen Mahngericht beantragen. Für diesen Antrag gibt es ein offizielles Formular, das mittlerweile als Online-Formular zur Verfügung steht und auch in Schreibwarengeschäften erhältlich ist.
Mithilfe welchen Programms man die Rechnung erstellt bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen. Gewöhnlich bieten sich Word oder Excel zum Erstellen und Gestalten der Rechnung an. Zudem gibt es zahlreiche Vorlagen, im Officepaket oder auch im Internet, die die Gestaltung einer Rechnung erleichtern und ein Design vorgeben. Zum Verschicken sollte man die Rechnung auch als PDf abspeichern. Auf diese Weise verringert man das Risiko, dass die Rechnung im Nachhinein vom Kunden / Auftraggeber verändert wird. Verschickt wird die Rechnung dann als Emailanhang oder auch als Downloadlink in der Email selbst. Wer die Rechnung als Emailanhang verschickt, sollte in einem Anschreiben in der Mail sicherstellen, dass die angehängte Rechnung sofort einer entsprechenden erbrachten Leistung zugeordnet werden kann. Vorlage anschreiben rechnung per email login. Andernfalls hält der Kunde / Auftraggeber die Email möglicherweise für Spam. Um dies zu vermeiden kann man beispielsweise bereits in der Email die in Rechnung gestellten Posten aufführen.
Das ausgefüllte Formular reicht das Unternehmen dann bei Gericht ein. Gegen eine vergleichsweise geringe Gebühr erlässt das Gericht daraufhin einen Mahnbescheid, der dem Kunden förmlich zugestellt wird. Der Kunde hat nun zwei Wochen lang Zeit, um die Zahlung zu leisten oder dem Mahnbescheid zu widersprechen. Ein Widerspruch hat zur Folge, dass das Mahnverfahren an dieser Stelle endet und in ein normales Gerichtsverfahren übergeht. Um sicherzustellen, dass das Unternehmen am Ende nicht für die Verfahrenskosten aufkommen muss, sollte es darauf achten, dass es über einen Beleg für die erbrachte Leistung und daraus entstandene Forderung verfügt. Rechnungsmail.de. Sind die zwei Wochen verstrichen, ohne dass der Kunde bezahlt oder dem Mahnbescheid widersprochen hat, kann das Unternehmen bei Gericht einen Vollstreckungsbescheid beantragen. Hierfür hat es sechs Monate lang Zeit. Auch beim Vollstreckungsbescheid muss das Unternehmen die Gebühren vorstrecken. Der Vollstreckungsbescheid wird dem Kunden förmlich zugestellt und nun hat der Kunde erneut zwei Wochen lang Zeit, um die Zahlung zu leisten oder Einspruch zu erheben.