Die Vielzahl personenbezogener Daten im Unternehmen jederzeit im Einklang mit den Vorschriften der EU-DSGVO verwalten, gleichzeitig gesetzliche Aufbewahrungsfristen einhalten und das zu optimierten Kosten – klingt für Sie nach dem perfekten Information Lifecycle Management? Dank des SAP ILM-Moduls wird dies Realität. Gute Gründe für ein digitales Information Lifecycle Management Die am 25. Mai 2018 in Kraft getretene EU-DSGVO fordert von Unternehmen einen noch sensibleren Umgang mit personenbezogenen Daten als zuvor. Ob Fristen für die Aufbewahrung oder das Recht auf Auskunft für Personen über die Daten, die von Ihnen verarbeitet wurden – das neue Gesetz enthält viele Vorschriften, die beachtet werden müssen. Und es betrifft jedes Unternehmen, denn die Beschäftigung von Mitarbeitern ist untrennbar mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verknüpft. Ein Verstoß gegen dieses Gesetz kann mitunter empfindliche Geldstrafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4% Ihres gesamten weltweiten Jahresumsatzes nach sich ziehen.
Daher gewinnt SAP ILM immer mehr an Bedeutung für Unternehmen. Es stellt sicher, dass die personenbezogenen Daten nicht gespeichert und verarbeitet werden, nachdem sie für den ursprünglichen Zweck genutzt worden sind. Außerdem kann es in bestimmten Fällen vorkommen, dass die Personendaten für unterschiedliche Geschäftsprozesse zur Verfügung stehen müssen. Auch hier regelt SAP ILM die Löschung dieser Daten nach der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Wenn die Archivierung mit SAP ILM erfolgt, kann jeder Vorfall im individuellen Regelwerk hinsichtlich der Lösch- und Sperrfrist durchgeführt werden. Kundendaten können somit automatisiert zu einem bestimmten Stichtag gelöscht werden. Die EU-Datenschutz-Grundverordnung wirkt sich somit vor allem auf das Human Capital Management (HCM), also die Personalwirtschaft aus. Für Unternehmen ist es nicht immer direkt ersichtlich, wann gegen die DSGVO verstoßen wird. Die Vorschriften zum Datenschutz der DSGVO werden nicht nur im HCM gespeichert, sondern auch an anderen dezentralen Orten.
Auch Berichte zum Entnehmen der Daten sind hier angesiedelt. Vorteile von SAP ILM Neben Einhaltung der EU-DSGVO in SAP-Systemen bietet ILM weitere Vorteile. Die optimale Archivierung und das Löschen von Daten, die ohnehin nicht mehr benötigt werden, entlastet SAP-Systeme. ILM kann den Arbeitsspeicher und Datenbanken entlasten, was vor allem bei SAP HANA eine wichtige Rolle spielt. Das komplette System wird schneller und Anwender finden ihre Informationen schneller. So kann das System zum Beispiel bestimmte Daten, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, automatisch löschen. ILM reduziert das Risiko fehlerhaft verarbeiteter Daten, erhöht die Datenkontrolle und hilft bei der Umsetzung der EU-DSGVO. SAP-ILM-Lizenzen In vielen Verträgen und Lizenzen ist der Einsatz von ILM bereits abgedeckt. Hier kann es sinnvoll sein zu überprüfen, ob die Lösung eingesetzt werden darf, aber noch nicht genutzt wird. Ist das in der Umgebung der Fall, können Anwender ohne Zusatzkosten das Retention Management nutzen.
Die einzelnen Verwaltungsschritte können dabei auf die individuellen Erfordernisse angeglichen werden. SAP-Anwendern bietet sich ein weiterer Vorteil: Für sie ist der Zugriff auf das System nämlich kostenfrei. Weitere Informationen über SAP ILM stehen Ihnen auf unserem Blog zur Verfügung. Sie haben weitere Fragen rund um das System? Kontaktieren Sie uns einfach, wir stehen Ihnen gerne für Ihre individuellen Fragen zu SAP ILM zur Verfügung. Websession: SAP ILM Sollten Sie Fragen zu uns und unserer Arbeit oder konkret zu Umstellungsprojekten haben, dann vereinbaren Sie eine kostenlose Websession mit uns. Guido Klempien Als Fachbereichsleiter von ACTIVATEHR freue ich mich immer über spannende Herausforderungen. Es ist mein Ziel, jedes HR-Projekt zum Erfolg zu führen.
Um sicherzustellen, dass alle nicht mehr verwendeten Daten gesperrt und gelöscht werden, müssen Verantwortliche ein eigenständiges Löschkonzept einführen. Mit diesem sollte das Unternehmen in der Lage sein, alle personenbezogenen Informationen aus Sicherheitsgründen zu verschlüsseln und eine Einwilligung der Betroffenen über die Benutzung ihrer Daten nachzuweisen. Wie SAP ILM bei der Umsetzung der DSGVO hilft SAP ILM bietet ein Konzept für die reglementierte Verwaltung personenbezogener Daten und unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der genannten Maßnahmen erheblich. Das System umfasst den kompletten Zeitraum der Datennutzung – von ihrer Erstellung bis zur endgültigen Vernichtung: Personenbezogene Dokumente können mit ILM gesperrt, archiviert und gelöscht werden. Es können Regeln Berechtigungen eingeführt werden, die festlegen, wer zu welchem Zeitpunkt Zugriff auf welche Informationen hat. Für die Einhaltung der Aufbewahrungs- und Löschfristen können Unternehmen über SAP ILM einen einheitlichen Zyklus definieren.
SAP Net Weaver ILM (SAP NetWeaver Information Lifecycle Management) ergänzt die SAP-Standardauslieferung um die Fähigkeit, den Lebenszyklus produktiver und archivierter Daten und Dokumente aufgrund von Regeln zur erweiterten Datenarchivierung und Datenvernichtung zu verwalten. SAP NetWeaver ILM nutzt die SAP ILM-spezifisch erweiterten Funktionen der Datenarchivierung. Die Mechanik zwischen SAP ILM, EASY WebDAV for SAP ILM & EASY Archive Mit dem Einsatz von EASY WebDAV for SAP ILM als Ergänzung zu SAP ILM erhalten Sie die Fähigkeit, allen umfassenden Anforderungen an die verbindliche Umsetzung der DSGVO zu entsprechen. Insbesondere erfüllt EASY WebDAV for SAP ILM die Anforderung, eine ILM-fähige Ablage für Archivdaten und Archivdokumente bereitzustellen. Das folgende Schaubild veranschaulicht das Zusammenspiel von SAP ILM, EASY WebDAV for SAP ILM und EASY Archive. Was leistet EASY WebDAV for SAP ILM für das ILM in EASY Archive? EASY WebDAV for SAP ILM beinhaltet die ILM-fähige Dokumenten-Archivablage über einen EASY WebDAV-Server.
Durch den flexiblen Automatisierungsgrad können Daten voll- oder nur teilautomatisiert gelöscht werden, dadurch bekommt der Nutzer noch mehr Kontrolle über den Umgang mit den Daten. FAQ zu Information Lifecycle Management (ILM) Was ist das Information Lifecycle Management? Das SAP Information Lifecycle Management ist ein Konzept, um Datenflüsse und die dazugehörigen Metadaten automatisiert zu verwalten. ILM kann auch dafür sorgen, dass personenbezogene Daten nach gewissen Zeiträumen gesperrt oder gelöscht werden. Das Konzept Information Lifecycle Management stammt ursprünglich aus dem Bereich der Logistik. Welche Vorteile bietet das Information Lifecycle Management? Das von SAP zur Verfügung gestellte Tool kann personenbezogene Daten sperren, archivieren oder löschen. Durch festgesetzte Parameter wird sichergestellt, dass die Daten zum richtigen Zeitpunkt gelöscht werden und nicht früher bzw. Ein Beispiel für einen Speicherzeitraum ist zehn Jahre. Anschließend werden die Daten gelöscht.
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