So wäre einerseits die Verarbeitung nach Weisung mit all den Pflichten und Rechten geregelt, andererseits auch der Abschnitt, bei dem Microsoft als (Mit-)Verantwortlicher wirkt. Die Einschätzung des Europäischen Datenschutzbeauftragten Interessenten können sich gern in die komplette Analyse und Auswertung des Europäischen Datenschutzbeauftragten zu diesem Thema vertiefen. Das Dokument mit dem Titel "Outcome of own-initiative investigation into EU institutions' use of Microsoft products and services" finden Sie hier. Microsoft 365 auftragsverarbeitung 2. Fazit Um Microsoft 365 möglichst datenschutzkonform nutzen zu können, gibt es verschiedene Varianten, dies zu erreichen. Welche Nachteile hat der Status Quo für Unternehmen, nach dem Microsoft 365 nicht als datenschutzfreundlich einzuschätzen ist? Nun, zum einen kann es Schadenersatzansprüche nach sich ziehen: Verlangt eine betroffene Person, Auskunft über die Verarbeitung ihrer Daten zu erhalten und ein Unternehmen kann diesem nicht ordnungsgemäß nachkommen oder lässt Zweifel bei der Person offen, ist dies negativ.
Statt eines sauberen ADV-Vertrags wid man zu einem Dokument mit den "Bestimmungen für die Onlinedienste" von Microsoft verwiesen. Dort findet man eine Unterschrift des Microsoft Vize-Präsidenten unter den Standardvertragsklauseln und einen Anhang namens "Anlage 4 – Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union". Der entsprechende Link (für eine aktuellere Version muss man allerdings wohl noch einmal auf die Suche gehen): Etwas anderes scheint es nicht zu geben. Fazit Das Dokument soll, zumindest auch laut anderen Quellen, ausreichend sein. Einfach gemacht wird einem das ganze aber nicht. Microsoft könnte auch einfach mit dem korrekten Titel, wie ADV-Vertrag, hantieren. Microsoft 365 auftragsverarbeitung 2019. Aber das wäre vielleicht zu einfach, wenn direkt jeder wüsste, dass er das richtige Dokument gefunden hat?! Es bleibt einem also nur die Option dieses Dokument, vermutlich in regelmäßigen Abständen, zu sichern. So hat man es im Bedarfsfall für den Prüfer oder den Datenschutzbeauftragten vorliegen. Das interessiert dich vielleicht auch: Ich arbeite seit mehreren Jahren als IT-Administrator, bin ausgebildeter Fachinformatiker für Systemintegration und Studium-"Pausierer" an der FernUni Hagen Achtung: Für die Richtigkeit der zur Verfügung gestellten Informationen, Skripte, etc. übernehme ich keine Gewähr.
EU-Standardvertragsklauseln Vorbehaltlich der rechtlichen Überprüfung durch den EuGH müssen die in den Online Service Terms enthaltenen EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen werden. aktuelle Ergänzung: Seit dem Urteil des EuGH vom 16. 07. 2020 (vgl. auch) ist dieser Schritt nunmehr unumgänglich. Linked-In-Integration Eine Integration von Linked-In Accounts der Mitarbeiter muss unterbunden werden. Workplace Analytics, Activity Reports, Delve Diese Funktionalitäten sollten zunächst nicht genutzt werden. Eine Nutzung muss unbedingt im Einzelfall geprüft werden, da es sich um die Auswertung von Leistungsdaten handelt. Kunden-Lockbox Werden sehr sensible Dokumente mit Office 365 bearbeitet, sollte die Verwendung der Kunden-Lockbox-Funktion von Microsoft in Betracht gezogen werden. Microsoft 365 auftragsverarbeitung gratis. Diese stellt eine kundenseitige Verschlüsselung der Dokumente sicher. Office Online und Office Mobile Die Verwendung der Office-365-Webanwendung und der Office-Apps muss bis auf weiteres als datenschutzrechtlich sehr kritisch angesehen werden, bis Microsoft weitere Schritte zur Verbesserung des Datenschutzniveaus innerhalb dieser Software unternimmt.
Praktische Auswirkungen sind erstmal eher weniger zu beführchten, denn einerseits haben sich die der Prüfung zugrunde liegenden Dokumentationen zwischenzeitlich wohl deutlich geändert, was auch Auswirkungen auf die vertraglichen Regelungen haben kann. Andererseits ist der Leistungsumfang von Microsoft Office sehr unterschiedlich, es gibt zahlreiche unterschiedliche Produkte bzw. Lizenzen – von Microsoft "Pläne" genannt. Was im Einzelnen geprüft wurde ist, soweit ersichtlich, nicht veröffentlicht worden. Microsoft 365 - FragDenStaat. De Aufsichtsbehörde in Saaland führt hierzu aus: " Die Datenschutzaufsichtsbehörden Baden-Württembergs, Bayerns, Hessens und des Saarlands stellen klar, dass auch sie bei Microsoft Office 365 erhebliche datenschutzrechtliche Verbesserungspotenziale sehen, gerade auch mit Blick auf die jüngste Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs zu internationalen Datentransfers vom 16. Juli 2020 (C-311/18 – Schrems II). Sie unterstützen deshalb im Grundsatz die Zielsetzungen des Arbeitskreises, soweit er Ansatzpunkte für datenschutzrechtliche Verbesserungen des Produkts Microsoft Office 365 formuliert.
Zuständigkeit für Microsoft ist der LDSB Bayern? "[…] sowie der Präsident des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht aus, das für die Microsoft Deutschland GmbH zuständig ist. " In dem Webseitenbeitrag wird klar gesagt, dass der LDSB Bayern zuständig für Microsoft Deutschland ist. Es ist aber fraglich, ob der LDSB Bayern oder überhaupt die LDSB in Deutschland für Microsoft zuständig sind. Verträge werden zwischen den Kunden und Microsoft über Microsoft Inc. Kundenbeziehungsmanagement (CRM) | Microsoft Dynamics 365. Dublin geschlossen und Microsoft Corp. in den USA. Microsoft Deutschland ist nur eine Vertriebsgesellschaft mit maximal einem Vertriebsvertrag mit den Kunden. Dennoch kann ich aus meiner Auffassung zustimmen, dass der LDSB Bayern zuständig sein kann, da der Firmensitz der Microsoft Deutschland in Bayern (München) liegt und diese eine Vertretung der Microsoft darstellt. Ich würde mir eine enge Abstimmung mit dem DSB in Dublin Irland wünschen. Dazu kommt, dass ich für eine Bündelung bin, wie es auch bei Google beim LSDB Hamburg der Fall ist.
Das Papier kommt zu dem Ergebnis, dass auf Basis der genannten Unterlagen kein datenschutzgerechter Einsatz von Microsoft Office 365 möglich ist. Die Entscheidung der Datenschutzkonferenz erging mit einer knappen Mehrheit von 9 Stimmen bei 8 Gegenstimmen. Gegen die uneingeschränkte Zustimmung sprachen sich unter anderem die Landesbeauftragten für den Datenschutz Baden-Württemberg, Bayern, Hessen und im Saarland sowie der Präsident des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht aus, das für die Microsoft Deutschland GmbH zuständig ist. Die Datenschutzaufsichtsbehörden Baden-Württembergs, Bayerns, Hessens und des Saarlands stellen klar, dass auch sie bei Microsoft Office 365 erhebliche datenschutzrechtliche Verbesserungspotenziale sehen, gerade auch mit Blick auf die jüngste Entscheidung des Europäischen Gerichtshofs zu internationalen Datentransfers vom 16. DSGVO: Nutzung von Microsoft Office 365 verboten? - Anmerkung für die Praxis. Juli 2020 (C-311/18 – Schrems II). Sie unterstützen deshalb im Grundsatz die Zielsetzungen des Arbeitskreises, soweit er Ansatzpunkte für datenschutzrechtliche Verbesserungen des Produkts Microsoft Office 365 formuliert.
Office365 und der ADV-Vertrag Wer mit Office365 beruflich zu tun hat und eine Migration von einer OnPremise-Umgebung durchführt oder eine hybride Umgebung einrichtet stellt sich vielleicht irgendwann diese Frage: Wie sieht es eigentlich mit einem ADV-Vertrag aus? Gerade in den aktuellen goldenen Zeiten für das Home-Office übersieht man solche, im Ernstfall bedeutsamen Kleinigkeiten, leicht. ADV-Vertrag? Wer sich noch an die DSGVO erinnert, der kennt vielleicht den bei einer beauftragten Datenverarbeitung nötigen ADV-Vertrag. Dieser ist auch im Fall von Office365 bzw. der Nutzung von Outlook und Exchange Online eigentlich nötig. Denn man "beauftragt" in diesem Fall Microsoft mit der Verwaltung der E-Mails. Dass E-Mails sehr kritische und vor allen Dingen persönliche Informationen enthalten braucht man wohl nicht diskutieren. Damit man im Schadensfall nicht selber der Dumme ist und man bei einer solchen Datenpanne den schwarzen Peter weiterschieben kann, benötigt man unbedingt einen ADV-Vertrag mit jedem Daten-verarbeitenden Anbieter.
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