assify bestimmt dabei nicht nur Dokumentenklassen, sondern auch Attribute wie zum Beispiel Kundenname, Kundennummer, Datum usw. Attribute können über einen Datenbankabgleich (z. über den Kundenstamm) validiert werden. Die inhaltliche und regelbasierte Klassifizierung können flexibel und bedarfsgerecht kombiniert werden. assify Broschüre als PDF Diese und weitere Kunden setzen auf intelligentes Scanning Wünschen Sie weitere Informationen oder eine Demo? Indexierung – Wikipedia. Ich helfe Ihnen gerne weiter. Peter Neururer
Ein einfaches Verfahren der Termgewichtung ist die inverse Dokumenthäufigkeit. Bei diesem Verfahren wird die Häufigkeit eines Begriffs in einem Dokument ermittelt. Dieser Wert wird mit der Häufigkeit der Dokumente, in denen der Begriff vorkommt, ins Verhältnis gesetzt. So lässt sich leicht der Wert oder die Gewichtung des Begriffs als Deskriptor ablesen. Die Gewichtung eines Begriffs ist höher, je weniger Dokumente mit diesem Begriff es im Archiv gibt und je häufiger der Begriff im zu indexierenden Dokument vorkommt. An der Häufigkeit des Begriffs kann man die Signifikanz ablesen. In diesem Dokument wird zum Beispiel häufig "Begriff" verwendet, denn dieses Wort ist wichtig für das Thema. Nur: "Begriff" ist ein zu weiter Begriff per se. Verschlagworten von Dokumenten und Belegdaten. Daran kann man sehen, dass allein an der Häufigkeit nicht erkannt werden kann, ob es ein guter oder schlechter Deskriptor ist. Nur im Zusammenspiel mit dem o. g. Gewichtungsverfahren lassen sich signifikante Deskriptoren erstellen. Mit Hilfe der Computerlinguistik sind auch intelligentere automatische Verfahren möglich.
Hilfe bei der Verschlagwortung bitfarm-Archiv DMS bietet die automatische Verschlagwortung durch Regeln und macht die händische Verschlagwortung so einfach wie möglich. Zu jedem möglichen Zeitpunkt, ob direkt nach dem Scannen oder später im Archiv, stehen einige Hilfsmittel zur Verschlagwortung zur Verfügung. Der Anwender kann mithilfe einer OCR-Maske einen Bereich auf einem Dokument markieren und das zu verschlagwortende Datenbankfeld auswählen. Sofort wird das Feld mit der Information aus dem Dokument gefüllt. Der Anwender kann sogar Teileingaben in einem Feld tätigen und diese vom DMS mit bekannten Werten vervollständigen lassen. Ganze Datensätze können mit einem Klick gefüllt werden. Freiform-Erkennung für Posteingangs-Dokumente - codecentric. Anpassung an den vorhandenen Unternehmensprozess bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement passt sich an die jeweilige Arbeitsweise und den zeitlichen Ablauf im Unternehmen an. Es spielt keine Rolle, ob Dokumente gleich beim Scannen korrekt verschlagwortet werden oder ob dies zu einem späteren Zeitpunkt von anderen Personen geschieht.
Das ist auch der Grund, warum sich ihr Einsatzbereich mittlerweile bis in den Posteingang von Versicherungen und Banken erstreckt. Systematische Implementierung ist Voraussetzung An die Einführung eines Erkennungssystems sind gewöhnlich hohe Erwartungen geknüpft. Nicht zuletzt durch pauschale, vertrieblich motivierte Aussagen von Herstellern und Integratoren hinsichtlich der Leistungsfähigkeit ihrer Produkte wird die Hoffnung geschürt, schon eine reine Installation der Software sei die einzige Voraussetzung, um in der Posteingangsbearbeitung Ineffizienz in Effizienz umzuwandeln und hohe Einsparpotentiale zu realisieren. Insbesondere Produkte für die Freiform-Erkennung im Posteingang kranken an diesem Umstand – und nicht selten werden derartige Erwartungen in der Praxis nicht erfüllt. Allerdings liegt die Ursache meist nicht in der mangelnden Leistungsfähigkeit der Produkte selbst, sondern in der ungenügenden Beauftragung oder Durchführung der Implementierung. Im Folgenden möchten wir daher eine allgemeine und produktneutrale Darstellung geben, welche Methodik ein Projekt der Freiformerkennung umfassen sollte, um einen möglichst hohen Nutzen aus der Einführung eines solchen Systems zu ziehen und diesen dauerhaft zu erhalten.
Kurz erklärt Beim Import oder Einscannen eines Dokumentes vom Dokumenttyp Rechnung werden im Dokument erkannte Werte wie z. B. Kundenname oder Dokumentart dem Dokument automatisch zugewiesen. Diese Daten können Sie in der Dokumentenansicht mit Kontextmenübefehlen ergänzen oder bearbeiten. Weitere Metadaten können Sie in den Details in der Registerkarte Verschlagwortung eintragen. Wir empfehlen vor dem Scannen oder Importieren von Dokumenten sicherzustellen, dass der zum Dokument zugehörige Kontakt bereits in den Kontakten angelegt ist bzw. den Kontakt neu anzulegen. So erhöhen Sie die Erkennungswahrscheinlichkeit beim Einlesen von Dokumentdaten. Prüfen Sie die beim Scan- oder Importvorgang automatisch übernommenen Metadaten in der Verschlagwortung. Beispiel "Rechnungsnummer als Belegnummer übernehmen" Markieren Sie das gewünschte Element, im Beispiel die Rechnungsnummer. Wählen Sie mit einem Rechtsklick der Maus die Rechnungsnummer und wählen Sie Als Belegnummer übernehmen. Die ausgewählte Rechnungsnummer wird dann in das Feld Belegnummer im Detailbereich übernommen: Wiederholen Sie diesen Vorgang für das Belegdatum oder den Wert (z. Rechnungswert).
Am Ende wird viel zu viel Zeit für etwas so Triviales und Mechanisches vergeudet, denn es geht auch anders und kann unglaublich viel Zeit und Nerven sparen. Wir von Vero o Consulting haben die Lösung, wie derart triviale, jedoch zeitaufgwändige Arbeitsprozesse automatisiert werden können, damit Sie Ihre Zeit für Wichtigeres nutzen können. Mit Microsoft Flow besteht die Möglichkeit all diese Schritte zu automatisieren. Alles, was hierzu nötig ist, ist im Grunde die gewünschte Datei in die entsprechende Bibliothek hochzuladen und alle Metadaten und Berechtigungen werden automatisch gesetzt. Wie genau das funktioniert erläutern wir im Anschluss. Gern helfen wir bei der Realisierung. Zunächst wird die SharePoint-Bibliothek mit den gewünschten Parametern (Spalten) erstellt, in welche die Dokumenten-Metadaten geschrieben werden. Für die verschiedenen Berechtigungen werden unterschiedliche Ordner erstellt und die Konten mit Zugriff darauf eingesetzt. Diese Ordnerstruktur kann leicht mit einer Ansicht verborgen werden.
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