Ein beliebtes System ist beispielsweise ein Datumsformat. Demnach würde eine Rechnung, die am 1. Dezember 2018 ausgestellt wurde, die Nummer "20181201" tragen. Optional ließe sich hieran noch ein fortlaufender Zähler anhängen, damit auch mehr als eine Rechnung am selben Tag ausgestellt werden kann, beispielsweise "20181201-1". Das Datumsformat gewährleistet eine eindeutige Nummer für jede Rechnung. Weiteres: Zeitpunkte, Leistungsbeschreibungen, Steuernummern und Entgelt Neben der korrekten Angabe von Aussteller, Empfänger und Rechnungsnummer müssen auf der Rechnung natürlich noch die Art der Leistung und das dafür bemessene Entgelt notiert werden. Bei der Leistungsbeschreibung gilt: Lieber etwas detaillierter als zu oberflächlich. Oft ist es für das Finanzamt entscheidend, welche Art von Tätigkeit tatsächlich abgerechnet wurde. Bei einer eingängigen Prüfung kann es durchaus passieren, dass unkonkrete Angaben – insbesondere bei Dienstleistungen – zu Schwierigkeiten führen können. Digitale Rechnungen bald Pflicht – was Unternehmen jetzt tun sollten. Schließlich werden verschiedene Tätigkeiten manchmal unterschiedlich besteuert und die schwammige Formulierung der Leistungsbeschreibung ist ein beliebtes Mittel, um Steuern unrechtmäßig zu vermeiden.
Alle weiteren Verarbeitungsschritte werden in der Software lückenlos aufgezeichnet. Was sind die GoBD? Vereinfacht ausgedrückt sind dies die G rundsätze für o rdnungsgemäße B uchführung – D igital, die seit 2015 gelten. Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) konkretisiert darin die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung mit Software-Systemen. Mehr Informationen über die GoBD finden Sie in den Ratgeber-Artikeln Was sind die GoBD?, 6 Anforderungen der GoBD, GoBD-Verfahrensdokumentation und Datenbereitstellung für das Finanzamt. Achten Sie darauf, dass Ihre Buchhaltungssoftware GoBD- zertifiziert ist. Lesen Sie zu diesem Thema auch unsere Artikel GoBD und Ausgangsrechnungen, GoBD und Kassen und Was sind die GoBD?. Elektronische Rechnung: Eingang, Ausgang, Aufbewahrung | Finance | Haufe. Autor:in dorothea heymann-reder
Werden die Aufbewahrungspflichten verletzt, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld von bis zu 5. 000 Euro geahndet werden kann. Hinweis für kleine Unternehmen Für viele Unternehmen mag der Versand einer E-Mail eine Vereinfachung des täglichen Geschäftslebens darstellen. Jedoch ist die Archivierung von unterschiedlichen Dateiformaten auf lange Sicht umständlich, da die schnelle Hard- und Softwareentwicklung die geforderte lesbare Aufbewahrung der Dateien für mindestens zehn Jahre verkompliziert. Gerade kleinere Unternehmen sollten vor der Annahme von elektronischen Rechnungen ihre Ressourcen überprüfen und abwägen, ob diese Variante für sie in Frage kommt. Eingangsstempel auf rechnungen deutsch. Privatperson als Rechnungsempfänger Auch eine Privatperson kann der Empfänger einer elektronischen Rechnung sein. Für das versendende Unternehmen gelten die gleichen Vorgaben als sei der Empfänger ein Unternehmen. So muss auch die Privatperson dem Versand einer elektronischen Rechnung vorab zustimmen. Eine Form könnte eine entsprechende Formulierung in den AGB des Unternehmens darstellen, denen die Privatperson vor Abschluss des Vertrages zustimmen muss.
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