Hier werden zusätzliche Ordnungssysteme notwendig. Ein USB-Stick lässt sich vielleicht noch beschriften bei einem Chip ist das unmöglich. Zudem ist die Kapazität dieser Medien sehr hoch. Sinnvoll kann es sein, diese Sticks mit fortlaufenden Zahlen zu versehen und in einer Box aufzubewahren. Zu jedem Stick muss ein Inhaltsverzeichnis verfügbar sein, die der Struktur der üblichen Verwaltung von Schriftgut entspricht. Vielfach wird davon gesprochen Unterlagen in der Cloud schnell abrufbar zur Verfügung zu haben. Schriftgutverwaltung und Ablage - Das Blog rund ums Büro. Dabei sollten aber die Nachteile dieses Datenzugriffs nicht außer Acht gelassen werden. Vor allem die Datensicherheit ist nicht zu 100% gewährleistet. Ein gut durchdachtes Ablagesystem in Papierform sowie elektronische Aufbewahrung sparen Zeit, Kosten und vermeiden Stress. Das könnte Sie auch interessieren
Information: Louis Leitz, Postfach 300720, 7000 Stuttgart 30. STUTTGART - Schriftgut wird trotz EDV-Informationssystemen und Microverfilmung auch weiterhin der wichtigste Informationsträger in den meisten Verwaltungen sein. Zu diesem Ergebnis kommt der Schweizer Organisator Gottfried Weilenmann, der in vier großen Verwaltungsbehörden in Deutschland" der Schweiz und den USA die Verteilung des gesamten Datenanfalls auf die einzelnen Informationsträger geschätzt hat. Dabei wurden trotz Einführung eines umfassenden Computerinformationssystems in allen vier Fällen die Schriftgutanteile am Gesamtinformationsaufkommen für das Jahr 1980 auf 55 bis 84 Prozent prognostiziert. Die einzelnen Untersuchungsergebnisse sowie eine umfangreiche Analyse über Arten, Kosten, Raumbedarf und Organisationsformen von Registraturen enthält die jetzt von Leitz vorgelegte Grundsatzbroschüre "Der sichere Weg zur rationellen Schriftgutverwaltung". Auf insgesamt 56 Seiten werden zunächst die wichtigsten Registraturarten wie beispielsweise "laterale Stehsammel-Registratur" oder vertikale Hänge-Registratur" sowie die Mikroverfilmung vorgestellt und jeweils die Vor- und Nachteile erläutert.
B. Steuerunterlagen), wird dieser in platzsparende Archivboxen umsortiert. Diese werden, genauso wie die Ordner beschriftet und gleich mit dem Wegwerfdatum versehen. Werden diese Unterlagen wieder gebraucht (z. für eine Steuerprüfung), legt man sie einfach in einen Ordner zurück. Ansonsten warten sie an einem Aufbewahrungsort auf ihre Ablauffrist. Hängende Ablage Hängemappe Diese Form der Organisation von Unterlagen ist besonders gut geeignet für Kunden – oder Mandantenakten, für Auftragsakten und für die Ablage häufig benötigter Informationen. Die Reiter sorgen für eine übersichtliche Beschriftung, die sich jederzeit aktualisieren lässt. Vorteile der Hängeablage Hängemappen und –taschen sind in unterschiedlichen Farben und Ausführungen erhältlich. Die Beschriftungsschildchen sind leicht austauschbar Die Reiter der Mappen können für einen besseren Überblick versetzt angeordnet werden Durch farbige Einsteckschildchen entstehen zusätzliche Ablagekriterien Schriftstücke müssen nicht gelocht werden und können lose in die Mappe abgelegt werden.
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