Dies kommt also zum obligatorischen Abschluss eines Auftragsdatenverarbeitungsvertrages (ADV-Vertrag) noch hinzu. Aber das BayLDA gibt Entwarnung: "Auch hier sind die Pflichtangaben überschaubar, so dass der Aufwand, dieses Verzeichnis zu erstellen, als eher gering einzustufen sein wird. " MUSTERVORLAGE SOLL KOMMEN Wie das BAyLDA auf seiner Internetseite bekannt gibt, haben die deutschen Aufsichtsbehörden bereits eine Arbeitsgruppe gegründet, die das Ziel verfolgt, eine Mustervorlage für solch ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DS-GVO zu erarbeiten. Geplant ist, diese Mustervorlage dann bis ca. Mitte 2017 zu veröffentlichen.
Beratung und Service Ab dem 25. Mai 2018 muss die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch in den deutschen Unternehmen angewandt werden. Von den Neuregelungen ist nahezu jedes Unternehmen betroffen, da fast jedes Unternehmen Kunden-, Mitarbeiterdaten sowie Daten von Geschäftspartnern verarbeitet. Durch die Neuregelungen nehmen beispielsweise die Anforderungen für Unternehmen in puncto Transparenz und Nachweisbarkeit der Datenverarbeitung zu. Mitunter müssen nahezu alle Unternehmen ein sogenanntes Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen und führen. Vergleichbares gilt auf für den Auftragsverarbeiter, der als vertraglich weisungsgebundener Dienstleister im Auftrag eines Verantwortlichen personenbezogene Daten verarbeitet. Hierzu hat das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht nun entsprechende Muster sowie Handreichungen für kleine Unternehmen veröffentlicht. Um die Einhaltung des Datenschutzes in einem Unternehmen sicherzustellen sollte weiterhin eine Belehrung sowie Verpflichtung der beschäftigten Personen zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Anforderungen auch unter der Geltung der DSGVO als organisatorische Maßnahme eingeholt werden.
Zunächst macht das BayLDA hier auch für kleinere Unternehmen keine Ausnahme. Die Frage, ob die Unternehmen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen müssen, wird für jedes Unternehmen bejaht, obwohl grundsätzlich alle beschriebenen Unternehmen über deutlich weniger als den in der Ausnahmevorschrift von Art. 30 Abs. 3 DSGVO genannten 250 Mitarbeitern verfügen. Letztlich liegen aber in allen Fällen nach Ansicht des BayLDA entsprechende Rückausnahmen aus Art 30 Abs. 3 DSGVO vor. Das BayLDA stützt sich hier vorwiegend darauf, dass alle genannten Unternehmen – auch die Bäckerei – "regelmäßig" (also häufiger als "nur gelegentlich" i. S. v. Art 30 Abs. 5 DSGVO) personenbezogene Daten verarbeiten und deshalb ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellen müssen. Gewissermaßen als "vermittelnde Lösung" bietet das BayLDA dann aber sehr kurze und generische Muster für solche Verzeichnisse an, die typischerweise nicht mehr als eine DIN A 4 Seite füllen. Wenn auch der Informationsgehalt dieser Verzeichnisse sehr gering ist, so kann doch gut argumentiert werden, dass tatsächlich sämtliche Voraussetzungen aus Art.
Gesetze/Verordnungen: Gewerbeordnung (GewO): (externer Link) Gewerbeanzeigenverordnung (GewAnzV): Gewerbeanzeigenverordnung (externer Link) Bürgerliches Gesetzbuch (BGB): (externer Link) Handelsgesetzbuch (HGB): (externer Link) Zuständigkeitsverordnung (ZustV): Zuständigkeitsverordnung (pdf-Datei) (externer Link) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO): (externer Link) Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG): (externer Link) IT-Dokumentation: IT-Standard für Gewerbeanzeigeverfahren (XGewerbeanzeige): XGewerbeanzeige (externer Link) Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO: (externer Link) Breitbandinitiative Bayern: (externer Link) Klassifikation: Klassifikation der Wirtschaftszweige: (externer Link) Weiterfürende Links zu den Empfangsstellen IHK (externer Link) HWK (externer Link) Bayerisches Landesamt für Statistik (externer Link) Finanzamt (externer Link) Berufsgenossenschaft (externer Link) Zoll (externer Link) Registergericht (externer Link) Gewerbeaufsicht (externer Link) Lebensmittelüberwachung (ab 01.
30 DSGVO erfüllt sind. Zwar kann ein solches "Minimalverzeichnis" kaum dazu dienen, eine Ist-Analyse der verarbeitenden Daten zu erstellen. Aus den Verzeichnissen lässt sich zudem ohne Zusatzwissen nicht ableiten, welche Compliance-Gaps noch geschlossen werden müssen, um eine volle DSGVO Compliance zu erreichen. Für größere Unternehmen bleiben vor diesem Hintergrund erweiterte Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten als zentrales Compliance-Dokument unerlässlich. Für die zukünftige mögliche Verteidigung gegen höhere behördliche Anforderungen sind die Minimal-Muster daher – vor allem in Bayern – Gold wert. Einen Bezug zu dem erst Mitte Februar von der DSK veröffentlichten Muster für Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, die wesentlich länger sind als die Muster aus Bayern, stellt das BayLDA nicht her. Löschen muss jeder! Es kristallisiert sich bei den Datenschutzaufsichtsbehörden immer mehr heraus und es zeigt sich nun auch an den Anforderungen für kleinere Unternehmen: Um das Löschen von personenbezogenen Daten – nach Ablauf sämtlicher Aufbewahrungsfristen – kommt kein Unternehmen herum.
10 DS-GVO betreffen. In diesen Fällen müssen also trotzdem die Angaben in das Verzeichnis aufgenommen werden. Verfahren die "nicht nur gelegentlich erfolgen" wird es in der Praxis aber wohl auch kaum geben, wodurch letztlich doch so ziemlich jeder ein entsprechendes Verzeichnis führen müssen wird. " WEGFALL ÖVV UND MELDEPFLICHT Das bisher gültige Öffentliche Verfahrensverzeichnis, das für jeden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden muss, ist in der DS-GVO nicht mehr vorgesehen. Allerdings ist ein entsprechendes Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten von den Verantwortlichen für eine Vorlage bei der Aufsichtsbehörde auf Anfrage, stets bereitzuhalten. Auch die bisher in § 4d und § 4e BDSG geregelten Meldepflichten mancher Unternehmen an die Aufsichtsbehörde fallen zukünftig weg. NEUES FÜR AUFTRAGSDATENVERARBEITER Ein Verzeichnis beim Auftragsverarbeiter zu allen Kategorien der von im Auftrag eines Verantwortlichen durchgeführten Tätigkeiten der Verarbeitung wir nach Art. 2 DS-GVO künftig verpflichtend.
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