Wie funktioniert ersetzendes Scannen? Rechtssicheres ersetzendes Scannen durchläuft in der Regel ein einheitliches Verfahren. Von der Eingangspostverarbeitung über Belege Scannen und Vernichten bis hin zur Verfahrensdokumentation – das sind die Schritte für rechtssicheres ersetzendes Scannen: 1. Dokumentenauswahl Zunächst sollte im Unternehmen grundsätzlich festgelegt werden, welche Dokumente durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden. Sollen beispielsweise alle eingehenden aufbewahrungspflichtige Dokumente oder lediglich diejenigen mit Belegcharakter das ersetzende Scannen durchlaufen? Darüber hinaus ist das zu scannende Dokument auf Echtheit zu überprüfen und auch, ob eine Aufbewahrungspflicht im Original besteht. 2. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner darkly. Zeitpunkt des Scanprozesses Der Scanprozess kann beim ersetzenden Scannen zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Empfehlenswert ist allerdings, Aufbewahrungspflichtige Dokumente zu einem möglichst frühen Zeitpunkt einzuscannen, um den Schutz vor Verlust zu gewährleisten.
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Die Finanzverwaltung fordert auch, dass die Dokumente über den gesamten Aufbewahrungszeitraum lesbar und maschinell auswertbar sein müssen. Das ist bei der Auswahl des Archivsystems unbedingt zu beachten. Die Weiterverarbeitung: Wenn die Dokumente, wie in Schritt 2 empfohlen, frühzeitig archiviert werden, erfolgt der Prozess der Verbuchung im Anschluss an die Digitalisierung und Archivierung. Somit sollte diese Verbuchung in dem digitalen Dokument nachvollzogen werden können. Sinnvoll ist es hierbei, das digitale Dokument mit einer Buchung direkt zu verbinden. Somit erhält der Buchungssatz die "hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls". Die Vernichtung der Papierbelege: Der abschließende Prozess des Ersetzenden Scannens ist die Vernichtung der in Papierform existierenden Dokumente. Ersetzendes Scannen. Sinnvoll ist es, diese Dokumente nach festgelegten Intervallen zu vernichten. Empfehlenswert ist, wenn das Vier-Augen-Prinzip bisher nicht durchgeführt wurde, vor der Vernichtung eine weitere Stichprobenkontrolle – durch eine dritte Person - durchzuführen, was die Lesbarkeit und die Vollständigkeit des digitalen Dokuments angeht.
Im Zeitalter der Digitalisierung werden Papierdokumente immer öfter eingescannt und die Scanprodukte zusammen mit originär digitalen Belegen an einem Ort abgelegt. Um sicherzustellen, dass das Finanzamt mit der Vorgehensweise einverstanden ist, haben Sie einiges zu beachten. Die GoBD ( G rundsätze zur o rdnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von B üchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum D atenzugriff) regeln unter anderem das sogenannte "ersetzende Scannen". Das bedeutet: Papierdokumente dürfen Sie unter bestimmten Voraussetzungen nach dem Scannen vernichten. Folgende Punkte müssen Sie unter anderem beim ersetzenden Scannen beachten: Nach dem Einscannen dürfen Sie Papierdokumente vernichten, sofern nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften keine Aufbewahrung im Original vorgeschrieben ist (vgl. GoBD, Rz. 140). Weiterhin dürfen keine allgemeinen oder technischen Gründe vorliegen, die einer Vernichtung der Papierdokumente entgegenstehen. Das Scanprodukt müssen Sie u. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner 3d. a. auf Lesbarkeit und Vollständigkeit überprüfen.
Ratsam ist es, die Dokumente erst einen Monat nach der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung und nach erfolgter Datensicherung der digitalen Dokumente zu vernichten. Möchten Sie gerne das Ersetzende Scannen in Ihrem Unternehmen einführen? Benötigen Sie Unterstützung und Beratung für diesen Prozess? Wir stehen Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns.
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