Muss oder sollte das in einer Betriebsvereinbarung gesondert geregelt werden? Kommentar schreiben
Zur gemeinsamen Lösung dieses Problems kann die private Nutzung der geschäftlichen E-Mail-Konten untersagt oder die ausschließliche Nutzung externer E-Mail-Dienste vorgeschrieben werden. Außerdem können E-Mail-Adressen von der Archivierung ausgeschlossen werden, wie zum Beispiel jene von Personalabteilung oder Betriebsrat. Um juristisch auf der sicheren Seite zu sein, sollte dies schriftlich fixiert, kontrolliert und konsequent durchgesetzt werden. Die schriftliche Fixierung kann zum Beispiel in Richtlinien zur Nutzung der firmeneigenen IT-Infrastruktur, in einer Betriebsvereinbarung, einer Einverständniserklärung der Belegschaft oder insbesondere im individuellen Anstellungsvertrag erfolgen. In jedem Fall empfehlen wir, sich dabei juristischen Expertenrat einzuholen. Praxistipp: Aufbewahrungsrichtlinien festlegen Unsere kommerziellen Produkte bieten dem IT-Admin mit den individuellen Aufbewahrungsrichtlinien, auch Retention Policies genannt, ein nützliches Feature. E-Mail Governance: So werden Archivierung und Datenschutz nicht zum Widerspruch. Richtig konfigurierte Aufbewahrungsrichtlinien helfen Nutzern von MailStore Server und der MailStore SPE u. a. die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, insbesondere das Recht auf Löschung persönlicher Daten (Artikel 17 DSGVO).
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Fristen zur Aufbewahrung 6 Jahre: Geschäftsbriefe, die mit Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden. 10 Jahre: Geschäftsbücher und Aufzeichnungen Jahresabschlüsse Inventarlisten Lageberichte Eröffnungsbilanz Buchungsbelege Zollrelevante Unterlagen Rechnungen Unbestimmte Zeit: Auszüge oder Löschungen aus dem Grundbuch Patente Markenanmeldungen Dokumente, die in einem Rechtsverfahren eine Rolle spielen können Dokumente für noch nicht abgeschlossene Steuerverfahren Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Handelsbriefe gesendet oder empfangen wurden. Erst danach dürfen sie vernichtet werden. Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GoBD) Wichtig ist, dass Behörden – insbesondere das Finanzamt – auf die elektronisch gespeicherten Daten jederzeit zugreifen können. E mail archivierung betriebsrat yahoo. Alle E-Mails und ihre Anhänge, die für das Finanzamt steuerrechtlich relevant sein könnten, müssen immer zugänglich sein. In Betracht kommen hier vor allem die Bestimmungen der Abgabenordnung (AO) in Verbindung mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) des Bundesministeriums der Finanzen vom November 2014.
Dazu gehören auch geschäftliche E-Mails. Dabei genügt es nicht, die E-Mails einfach auszudrucken und irgendwo abzuheften. Denn digitale Originalbelege, also eben zum Beispiel E-Mails, müssen zwingend auch in elektronischer Form archiviert werden! Von dieser Verpflichtung ausgenommen sind einzig sogenannte Nicht-Kaufleute, also Freiberufler und Kleingewerbetreibende. 2. Der rechtliche Rahmen Ein zentrales Gesetz, dass die Archivierung von E-Mails festschreibt, gibt es nicht. Die Anforderungen ergeben sich vielmehr aus diversen Vorschriften und Gesetzen, zum Beispiel dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den "Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD). E-Mail-Archivierung – Praktisch, sicher, rechtskonform | HTH. Welche E-Mails genau der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, ist dabei in § 147 AO festgelegt. Dort steht geschrieben, dass alle E-Mails archiviert werden müssen, … … die als Handels- und/oder Geschäftsbrief fungieren.
Das kann sogar als Steuerhinterziehung gelten und strafrechtliche Konsequenzen oder die persönliche Haftung von Vorständen und Geschäftsführern nach sich ziehen. E-Mails archivieren: Würdest Du die Steuerprüfung bestehen?. Die wichtigsten Bestimmungen zu Geschäftsbriefen Handelsgesetzbuch (HGB): §§ 238, 239, 257 Abgabenordnung (AO): §§ 140 bis 148 Umsatzsteuergesetz (UStG): § 14 Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) Handelsbriefe nach dem HGB Handelsbriefe sind Schriftstücke (Geschäftsbriefe), die Handelgeschäfte vorbereiten, abwickeln, rückgängig machen oder abschließen. Mit "Schriftstücken" meint der Gesetzgeber auch elektronische Dokumente, also auch E-Mails. Darunter fallen beispielsweise: Angebote Auftragsbestätigungen Lieferscheine Korrespondenz zur Projektabwicklung Rechnungen Rückgängigmachung oder Kündigungen Uninteressant sind Werbesendungen, Prospekte und Angebote, die zu keinem Geschäftsabschluss geführt haben. Darunter fallen auch E-Mails mit werblichem Charakter oder Newsletter.
Bevor es an die Umsetzung einer E-Mail-Archivierungslösung auf technischer Ebene geht, gilt es, vorab interne Rahmenbedingungen abteilungsübergreifend zu definieren und zu dokumentieren. Darin kann beispielsweise das Verbot privater E-Mail-Korrespondenz über die vom Unternehmen bereitgestellten E-Mail-Konten enthalten sein. Bestimmte E-Mail-Konten können Unternehmen zudem gesondert behandeln, beispielsweise wenn darüber die Kommunikation der HR-Abteilung mit Bewerbern oder zwischen dem Betriebsarzt und den Beschäftigten läuft. E mail archivierung betriebsrat cloud product check. Bei der Ausgestaltung solcher internen Richtlinien ist es ratsam, unbedingt die Rechtsabteilung miteinzubeziehen und diese Richtlinien schriftlich festzuhalten. Ihre Einhaltung sollte darüber hinaus einer regelmäßigen Überprüfung unterlaufen. Schaut man nun auf die technische Ebene der Lösung, die vor allem die IT-Abteilung betrifft, geht es auch darum, welche Möglichkeiten ein Tool für die Definition von Aufbewahrungsrichtlinien bietet. Insbesondere sollten Aufbewahrungsrichtlinien GoBD-konform definiert sein und gleichzeitig die Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung unterstützen.
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Von außen ist das allerdings zu kurz gekommen. In den aussenliegenden Spülen möchte ich nicht wirklich spülen - vielleicht gibts innen ja noch welche. Wie man überall ließt, sollen die Platzbetreiber super nett sein und das Herz am rechten Fleck haben. Mit ein bisschen mehr Aufmerksamkeit und Gefühl für etwas Ordnung auf dem Platz würde der Wohlfühlfaktor sicher steigen und es wäre dann auch ein Platz für uns. Über uns - Camping Paradies SonnenwieseCamping Paradies Sonnenwiese. Solange werden wir allerdings noch warten bis wir wiederkommen. Gruß Rainer
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