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Noch weniger als einen Monat ist es zentralen Beschaffungsstellen im Rahmen EU-weiter Ausschreibungen gestattet, die Übermittlung der Angebote, Teilnahmeanträge und Interessenbekundungen unter anderem auf dem Postweg zu verlangen. Spätestens ab dem 18. April 2017 müssen zentrale Vergabestellen die Regelungen zur E-Vergabe uneingeschränkt beachten. Von einer freiwilligen Anwendung der E-Vergabe kann von da an keine Rede mehr sein. Aber wie sieht es im Übrigen aus, vor allem was gilt nach der UVgO? Für den Bereich der EU-weiten Ausschreibungen ist der nächste Meilenstein der 18. Oktober 2018. Von da an finden die Regelungen zur ausschließlich elektronischen Kommunikation bei Vergabeverfahren (kurz die E-Vergabe) für alle Auftraggeber Anwendung. Bis zu diesem Zeitpunkt steht es Auftraggebern frei, von den Unternehmen die Übermittlung ihrer Angebote auf dem Postweg oder auf anderem Wege zu verlangen (vgl. E-Vergabe ᐅ Rechtsgrundlagen & Plattformen für Elektronische Vergabe. §§ 23 EU VOB/A, 81 VgV). Soweit Auftraggeber vom Grundsatz der elektronischen Übermittlung abweichen wollen, müssen sie dies nach dem Wortlaut der §§ 23 EU VOB/A und 81 VgV ("verlangen") ausdrücklich gestatten.
Ab 1. Januar 2020 ist die durchgehende eVergabe auch im Bereich der nationalen Vergaben grundsätzlich verpflichtend. Ausgenommen sind Auftragswerte unter 25. 000 Euro netto. Da die Unterschwellenvergabeordnung noch nicht in allen Bundesländern in Kraft gesetzt wurde, kann es hier zwischen den Ländern zu Abweichungen kommen. In Mecklenburg-Vorpommern tritt die UVgO nach Veröffentlichung der notwendigen Verwaltungsvorschrift wohl zum 1. Januar 2019 in Kraft. Digitale Signaturkarte Unternehmen, die an öffentlichen Aufträgen interessiert sind, sollten sich - soweit nicht in den letzten Jahren bereits geschehen – auf die Anforderungen der eVergabe vorbereiten. Die meisten Vergabeplattformen, die von öffentlichen Stellen genutzt werden, sind über relativ unkomplizierte Anmeldungsvorgänge nutzbar. Der Zugang zu Vergabeunterlagen ist kostenfrei. Eine elektronische Signatur (Software oder mit Lesegerät) ist bei der eVergabe nicht zwingend notwendig. Nur bei erhöhten Anforderungen an die Sicherheit darf der Auftraggeber ein Angebot mit elektronischer Signatur fordern.
Dies gilt mindestens für Landesbehörden, vielfach aber auch für die Kommunen, teilweise sogar deren privatrechtlich organisierte Tochterunternehmen zum Beispiel in Schleswig-Holstein und Niedersachsen. Lediglich in folgenden Bundesländern ist die UVgO bisher noch nicht umgesetzt, wenn auch teilweise bereits in der Vorbereitung: Berlin, Hessen, Rheinland-Pfalz, Sachsen sowie Sachsen-Anhalt. Anwendungspflicht e-Vergabe-Systeme In den §§ 7, 38 UVgO finden sich Vorgaben zur Kommunikation im Vergabeverfahren. § 7 UVgO regelt die Grundsätze der Kommunikation, § 38 UVgO die Form und Übermittlung der Teilnahmeanträge und Angebote. Gemäß § 38 Abs. 3 UVgO hat der öffentliche Auftraggeber ab 1. 2020 vorzugeben, dass die Unternehmen ihre Teilnahmeanträge und Angebote in Textform nach § 126b BGB ausschließlich mithilfe elektronischer Mittel gemäß § 7 UVgO übermitteln. Dasselbe gilt nach § 7 UVgO für die sonstige Kommunikation im Verfahren, insbesondere zu den Vergabeunterlagen, Angeboten und Teilnahmeanträgen.