Zu den Fragestellungen, die die Verfahrensdokumentation für die Kassenführung beantworten muss, gehören unter anderem: Wie viele Kassen waren vorhanden und wurden benutzt? Welche Kassentypen wurden eingesetzt (Offene Ladenkasse, Registrierkasse, PC-Kassensystem)? Welche Personen haben die Kasse geführt? Wenn Differenzen auftraten, wie wurden diese im Kassenbuch erfasst? Wie werden die Einnahmen aus unbaren Geschäftsvorfällen erfasst (Kartenzahlung o. ä. )? Wurden Trainings- oder Schulungsspeicher im Wege der Programmierung eingerichtet? Was ist "ersetzendes Scannen"? Belege in Papierform dürfen nach dem Scannen nicht einfach entsorgt werden! Verfahrensdokumentation Muster für die GoBD - hier einfach herunterladen. Unternehmer müssen in der Verfahrensdokumentation peinlich genau festhalten, was zum jeweiligen Zeitpunkt mit dem Dokument geschehen ist. Selbst im Zuge der Digitalisierung dürfen gescannte Belege nicht ohne Dokumentation des Ablaufs vernichtet werden. Unternehmer müssen zunächst genau festhalten, wie dieser Prozess zu erfolgen hat: Wer darf welches Dokument zu welchem Zeitpunkt wie scannen?
Wie erfolgt eine Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit und Lesbarkeit? Wie werden Fehler protokolliert? Hier ist bis auf das Scannermodell alles genau festzuhalten, damit das ersetzende Scannen problemlos durchgeführt werden kann. Um Selbständige zu entlasten, haben die Bundessteuerkammer und der Deutsche Steuerberaterverband e. Verfahrensdokumentation für die Gastronomie. V. ein Muster für die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen erstellt. Ist meine Verfahrensdokumentation DSGVO-konform? Seit Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ihre Umsetzung betrifft nicht nur Webshop-Betreiber, sondern Unternehmer aller Art, denn überall, wo Sie in Kontakt mit Kundendaten kommen, müssen Sie die DSGVO beachten. Da dies bei der Buchführung definitiv der Fall ist, sind Sie seit 2018 dazu verpflichtet, ein Verfahrensverzeichnis innerhalb Ihrer Verfahrensdokumentation anzulegen. Hier gehören alle Aufgaben hinein, bei denen der Kontakt mit Kundendaten erfolgt, der Umfang, in dem diese Daten eingesehen werden und die entsprechenden Personen, die Zugang zu den persönlichen Daten haben.
Allerdings ist eine mangelnde oder mangelhafte Verfahrensdokumentation nicht direkt ein Kriterium für eine Hinzuschätzung, da die GoBD hier keinen formellen Mangel mit sachlichem Gewicht sieht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht beeinträchtigt ist. Sofern also keine weiteren Verstöße gegen die GoBD vorliegen und die Buchhaltung inhaltlich stimmt, stellt eine fehlende oder nicht einwandfreie Verfahrensdokumentation kein Grund für eine Hinzuschätzung. Seit Mai 2018 mit Inkrafttreten der DSGVO ist ein fehlendes Verfahrensverzeichnis innerhalb Ihrer Dokumentation allerdings kein Kavaliersdelikt mehr. Verfahrensdokumentation buchhaltung master 2. Erfüllen Sie nicht die Vorgaben der Datenschutzverordnung, können Ihnen drakonische Strafen drohen. Mehr zur DSGVO und dem erforderlichen Umfang des Verfahrensverzeichnisses finden Sie im Artikel zum Thema Datenschutzverordnung.
Was passiert bei Unstimmigkeiten in der Betriebsprüfung in der Gastronomie? Wenn zu Mängeln auch noch eine fehlende Verfahrensdokumentation hinzukommt, dann kann es schnell zu Hinzuschätzungen von bis zu 10% des Jahresumsatzes kommen. Das Risiko kann mit der Erstellung einer umfassenden Verfahrensdokumentation und einer eventuell notwendigen Prozessoptimierung gemäß GoBD vermieden werden. Verfahrensdokumentation buchhaltung master site. Im Falle einer Prüfung haben Sie als Steuerpflichtiger eine aktive Mitwirkungspflicht und müssen für den Prüfzeitraum, der mehrere Jahre betragen kann, genaue nachweisen, wie Ihre buchhalterischen Prozesse im Gastronomiegewerbe ablaufen. Sie sind in der Bringpflicht und nicht umgekehrt. Aus welchen Gründen kann es zur Verwerfung der Buchführung kommen? Falscher Kassenbestand Nicht erfasste Umsätze Falsche Bestände Mängel in der Buchhaltung Wie schützt Sie eine Verfahrensdokumentation? Mit einer Verfahrensdokumentation für Ihre Gastronomie, in der alle Prozesse und auch das Interne Kontrollsystem (IKS) beschrieben wird, sind Sie im Falle einer Prüfung gut vorbereitet.
Wichtig hierbei ist, dass die in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse und im IKS auch genau so gelebt werden. Im Falle von Prozessanpassungen müssen diese ebenfalls in der Verfahrensdokumentation hinterlegt werden, mit einer jährlichen Versionierung. Fragen zur Verfahrensdokumentation? Rufen Sie uns an 07021 / 99 87 039 Wir sind ein von der BAFA-autorisiertes Beratungsunternehmen, was für Sie die Möglichkeit finanzieller, staatlicher Förderung für unsere Beratungsleistung mit sich bringt. Dabei können bis zu 80% der Kosten, die im Rahmen der Erstellung der Verfahrensdokumentation anfallen, durch die BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) bezuschusst werden. Muster-Verfahrensdokumentation für GoBD-Buchführung – eureos gmbh l Wir beraten persönlich. Sichern Sie sich Ihre Fördergelder! Wie genau die Bezuschussung im Rahmen der Verfahrensdokumentation in Ihrem Fall aussehen kann, erfahren Sie in einem unverbindlichen Infogespräch mit uns. 07021 / 99 87 039
Welche Software und IT-Systeme werden dabei eingesetzt? (alle Programme auflisten) Welche Maßnahmen werden zum Schutz der Daten eingesetzt? Wie sind die Systeme abgesichert? Wer hat Zugriff? Dokumentation zu allen Verarbeitungsprozessen für digitale Belege und Papierdokumente Die Umsetzung der Anforderungen der GoBD bringt somit auch für Kleinbetriebe zusätzliche Dokumentationspflichten. Dennoch ist es ratsam sich damit zu beschäftigen, bevor sich der Betriebsprüfer angekündigt hat. Verfahrensdokumentation buchhaltung master.com. Verfahrens-Dokumentation GoBD zur Beleg-Digitalisierung Die Papierberge im Unternehmen werden immer größer? Zahlreiche geschäftliche Unterlagen oder die Buchhaltung müssen entsprechend der gesetzlichen → Aufbewahrungsfristen teilweise bis zu 10 Jahre sicher aufbewahrt werden. Warum nicht einfach alle wichtigen Belege scannen und das ganze Papier entsorgen? Durch das "ersetzende Scannen" werden die Papierberge endlich weniger. Digitale Dokumente werden schneller gefunden und selbst große Datenmengen können platzsparend archiviert werden.
Informationen aus der Verfahrensdokumentation Die Verfahrensdokumentation liefert folgende Informationen über ein Unternehmen und seine Buchführung: Wie werden Dokumente und Belege erfasst, verarbeitet und archiviert? Welche IT-Systeme werden dabei eingesetzt? Welche Sicherheitsvorkehrungen werden getroffen, um Daten vor Verfälschung und Datenverlust zu schützen? Wer darf auf die Daten zugreifen? Werden alle Vorschriften eingehalten? Gibt es interne Kontrollstellen, die dies überprüfen? Etwaige Änderungen am System oder am Verfahren selbst müssen durch eine lückenlose Dokumentation belegt werden können. Die Verfahrensdokumentation muss versioniert sein und eine Änderungshistorie muss vorliegen. Checkliste Verfahrensdokumentation: Was muss rein? Bei der Erstellung Ihrer Verfahrensdokumentation sollten Sie sichergehen, dass wirklich alles enthalten ist, das Dritten hilft, Ihre Prozesse bezüglich der Aufbewahrung und Verarbeitung von Dokumenten und Belegen nachzuvollziehen. Folgende Checkliste kann Ihnen als erster Anhaltspunkt zur Erfassung Ihrer Prozesse dienen: ☑️ Programme auflisten Welche Programme werden im Unternehmen genutzt, die in irgendeiner Weise relevant für die Besteuerung sein könnten?