Zusammenfassung Beschleunigt durch die Corona-Pandemie schreitet die digitale Transformation rasant voran. Dokumente werden ebenso digitalisiert wie deren Management, inklusive Ablage und Aufbewahrung. Komplette Geschäftsprozesse stellen auf Digital um – auch die Buchhaltung ist in das technologische Zeitalter eingetreten. Mit den neuen, technischen Möglichkeiten gehen finanzrechtliche Anforderungen einher, deren Umsetzung herausfordernd sein kann. So regeln die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)", welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden. Ersetzendes Scannen – Richtlinien und Voraussetzungen - paperless-solutions. Die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit soll eine so genannte Verfahrensdokumentation sicherstellen. Da sich die "Ordnungsmäßigkeit" auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche der Datenverarbeitungssysteme bezieht, muss dem Bundesfinanzministerium zufolge für jedes Datenverarbeitungssystem eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens "vollständig und schlüssig" ersichtlich sind.
Ist das Scanprodukt nicht lesbar, müssen Sie das Original aufbewahren, um keine Probleme hinsichtlich der Anerkennung durch das Finanzamt zu bekommen. Notariell beurkundete Verträge dürfen Sie nach dem ersetzenden Scannen nicht vernichten. Folgende Unterlagen (z. B. Vollmachten) dürfen Sie nicht vernichten, wenn diese Rechte verkörpern, zu deren Ausübung der Besitz des Originals erforderlich ist, oder bei denen ein Herausgabeanspruch eines Dritten besteht oder die als Beweismittel vor Gericht nur im Original anerkannt werden. Jahresabschlüsse (inkl. Toolgestützte Verfahrensdokumentation | Haufe Steuer Office Excellence | Steuern | Haufe. GuV-Rechnung) und Eröffnungsbilanzen dürfen Sie nicht vernichten. Zollbelege zählen im Übrigen auch dazu. Das Verfahren des ersetzenden Scannens müssen Sie dokumentieren. Am besten erstellen Sie eine Organisationsanweisung, die unter anderem regelt, wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung), welches Schriftgut gescannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.
Außerdem werden weitere Anforderungen formuliert, wie z. B. die genaue Unterweisung der mit dem Scannen betrauten Mitarbeiter, die Festlegung der für das Scannen verwendeten Hard- und Software, die Zuständigkeiten für die einzelnen Verfahrensschritte und die Anforderungen für ein internes Kontrollsystem. Verfahrensdokumentation ersetzendes scanner canon. Die aktualisierte Musterverfahrensdokumentation ist abrufbar unter sowie für Verbandsmitglieder unter (StBdirekt-Nr. 014407) zusätzlich auch in einer Wordversion. Stand: 2. 5. 2018
Diese Organisationsanweisungen müssen in der Verfahrensdokumentation enthalten sein! Sie haben weitere Fragen zum Thema GoBD und ersetzendes Scannen? Wir veranstalten regelmäßig kostenlose Webseminare rund um die Themen GoBD und ELOoffice. Hier finden Sie die nächsten Termine.