Um einen seriösen Eindruck zu vermitteln, sollten Sie sich nach der Norm DIN 5008 richten. Denn auch wenn diese Vorgabe vielen E-Mail-Empfängern nicht bekannt ist, ist sie dennoch in unserer schriftlichen Kommunikation verankert. Daher wird sie als Standard empfunden. Abweichungen von dieser Norm können schnell nachlässig und unprofessionell wirken. Gesetzliche Vorschriften zur Signatur im geschäftlichen E-Mail-Verkehr Die Signatur einer E-Mail unterliegt gesetzlichen Vorschriften, die sicherstellen, dass der Verfasser einer Geschäftsmail eindeutig zu identifizieren ist. E mail signature nach din 5008 se. Hier entsprechen die Regelungen den gleichen Vorgaben wie im Briefverkehr. Die Mindestanforderungen an die Informationen in geschäftlichen E-Mails finden sich seit 2007 im Handelsgesetzbuch, im GmbH-Gesetz sowie im Aktiengesetz. Demnach muss eine geschäftliche E-Mail den Namen des Unternehmens, seine Rechtsform, den Unternehmenssitz, das zuständige Registergericht, die eingetragene Handelsregisternummer des Unternehmens sowie den/die Vor- und Nachnamen des/der vertretungsberechtigten Geschäftsführer/s, der Vorstandsmitglieder und gegebenenfalls Vorstandsvorsitzenden enthalten.
Sie beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Text abgesetzt. 14. 6 Text - Der Text wird mit einfachem Zeilenabstand als Fließtext ohne Worttrennungen erfasst, zwischen Absätzen steht eine Leerzeile. Zur weiteren Gliederung gelten die Regeln des Abschnittes 9. 14. 7 Abschluss - Der Abschluss einer E-Mail enthält den Gruß sowie Kommunikations- und Firmenangaben. Zwingend sollte er auch die E-Mail und/oder Internet-Adresse enthalten. DIN 5008: Telefonnummern in Signaturen – so schreiben Sie die richtig. 14. 8 Elektronische Signatur bzw. Verschlüsselung - Wichtige Mitteilungen sollten durch digitale Signatur und/oder verschlüsseltes Übertragen gegen unberechtigtes Lesen und Verändern geschützt werden.
Eine Gruformel, der Name des Absenders und der Block mit den Adressangaben sollte durch jeweils eine Leerzeile voneinander getrennt werden. BEISPIEL Nachfolgend ist eine Beispiel-Signatur, gem den zuvor angesprochenen Kriterien, angegeben. Mit freundlichen Gren Max Mustermann AutoSignatur KG Musterstrae 123 12345 Musterhausen Telefon: +49 11 123-456 Telefax: +49 11 123-457 E-Mail: Internet: AutoSignatur VON DH-T Das Programm AutoSignatur kann allen Mitarbeitern automatisiert, eine personenbezogene Signatur, gem der festgelegten Corporate Identity, zur Verfgung stellen. DIN 5008 Tipps: E-Mails und Faxe. Da die Schriftgre, die Schriftart und die Farbe fr die Autosignatur frei whlbar sind, sollte ein Unternehmen, das Wert auf ein einheitliches Erscheinungsbild legt, entsprechend der Corporate Identity eine Autosignatur festlegen, die fr alle Mitarbeiter verbindlich Programm AutoSignatur trgt hierbei die Corporate Identity des Unternehmens ber den Mitarbeiter bis zum Kunden.
DIE ANREDE beginnt an der Fluchtlinie und wird durch eine Leerzeile vom Textkrper getrennt. Der einzeilige Zeilenabstand ist in der Regel automatisch vorgegeben. DIE E-MAIL bzw. der Text muss bercksichtigen, dass sich Zeilenumbrche deutlich verndern knnen, je nachdem, welche E-Mail-Software der Empfnger verwendet. Der Flietext sollte ohne weiche oder harte Zeilenumbrche eingegeben werden. Abstze sind durch eine Leerzeile voneinander zu trennen. DIE AUTOSIGNATUR... ist zwingender Bestandteil der DIN 5008. Eine Signatur entspricht einem Briefkopf und Unterschriftenblock in einem. E mail signature nach din 5008 na. Sie sollte als Textbaustein bei jeder neuen E-Mail automatisch, entsprechend einer einmal vorgegebenen Einstellung, vorhanden sein. Die Autosignatur sollte: 1) eine Gruformel sowie 2) den Namen des Absenders, 3) Firmenangaben, wie z. B. Namen, 4) optional Sitz des Unternehmens und 5) bei Bedarf die Steuernummer enthalten. Als zwingende Angabe muss, gem der DIN 5008, die: 1) E-Mail-Adresse des Absenders oder 2) die Internet-Adresse des Unternehmens angegeben sein.
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