"Sie müssen diese Daten dann nicht schwärzen und müssen sie auch nicht beim Bewerbungsprozess außen vorlassen", sagt Baumann. Lesen Sie hier mehr zu unzulässigen Fragen im Vorstellungsgespräch. Müssen Unternehmen die Möglichkeit anbieten, Bewerbungen verschlüsselt zu schicken? Ja, eine solche Möglichkeit sollte man bereitstellen, sagt Baumann. Karriere-Bereiche auf Internetseiten sollten nach dem aktuellen Stand der Technik verschlüsselt sein. Der Arbeitgeber sollte auch die Kommunikation mittels verschlüsselter E-Mails anbieten. Wer Bewerbungen per Mail bevorzugt, sollte daher neben der E-Mail-Adresse auch sein öffentliches Verschlüsselungszertifikat zum Download anbieten. (Mehr dazu hier: E-Mail-Verschlüsselung: So verschicken Sie sensible Daten DSGVO-konform) Wer darf Bewerbungen sichten? Mustertext für einen Zwischenbescheid an Bewerber. Die DSGVO fordert Datensparsamkeit. Deshalb dürfen nur die Personen die Bewerbungsunterlagen sichten, die darüber entscheiden, wer die Stelle bekommt. "Personalabteilungen können nicht einfach eine eingehende Bewerbung an alle leitenden Angestellten weiterleiten", sagt Baumann.
Jedes Unternehmen sollte genau festlegen, wer Bewerberdaten einsehen darf, rät der Anwalt. "Die Daten dürfen nur an die Mitarbeiter gehen, die ein Mitspracherecht bei der Besetzung der jeweiligen Stelle haben. " Wie lange dürfen Unternehmen Bewerbungsunterlagen aufbewahren? Hier müssen Chefs zwei Fälle unterscheiden: Entweder sie stellen den Bewerber ein oder nicht. Wenn sie ihn einstellen, wandern die Bewerbungsunterlagen in die Personalakte. Wenn das Unternehmen ihn nicht einstellt, gibt es eine zweimonatige Frist, innerhalb der der Bewerber einen Anspruch nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gelten machen kann. Das Unternehmen braucht die Bewerbungsunterlagen, um sich gegebenenfalls gegen einen solchen Anspruch verteidigen zu können: Es hat es ein berechtigtes Interesse, die Unterlagen eine Zeit lang aufzubewahren. Vorlage: Bewerbungsbestätigung zum Senden an Bewerber*innen. Die Datenschutzaufsichtsbehörden der Bundesländer haben allerdings unterschiedliche Ansichten, wie lange das gilt – das reicht von drei Monaten (Baden-Württemberg) bis zu sechs Monaten (Bayern) ab dem Zeitpunkt der Absage.
Eine zeitnahe Bestätigung des Bewerbungseingangs gehört zum guten Ton. Sie gibt den Bewerbern Transparenz und Sicherheit wie der Bewerbungsprozess weiterläuft. Seien Sie professionell und sympathisch. Sie haben das Interesse des Bewerbers, punkten Sie jetzt mit Kommunikation. Checkliste für eine Eingangsbestätigung einer Bewerbung Bedanken Sie sich für die Bewerbung Informieren Sie den Bewerber über den Eingang der Bewerbung nennen Sie die Stelle auf die sich beworben wurde. Informieren Sie den Bewerber wann er mit einer Rückmeldung von Ihnen rechnen kann. Vorlage für die Eingangsbestätigung einer Bewerbung (deutsch) Betreff: {! Firmenname} – Ihre Bewerbung Sehr geehrte/r {! Anrede} {! Nachname}, vielen Dank für Ihre Bewerbung auf die Stelle "{! Stellentitel}" bei {! Firmenname}. Korrespondenz mit Bewerbern und Mitarbeitern / 3 Bewerberkorrespondenz | Haufe Personal Office Platin | Personal | Haufe. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir für eine Rückmeldung noch etwas Zeit benötigen, da wir jede Bewerbung sorgfältig prüfen. Wir setzen uns in {! Zeitraum} mit Ihnen in Verbindung. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!
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