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Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, dass Dokumente aus Papier systematisch und geordnet abgelegt werden. Dies sind beispielsweise Verträge, Bestellungen, Korrespondenzen oder Dokumentationen. Wie Ihnen die perfekte Archivierung gelingt, zeigen wir Ihnen in diesem Artikel.
Am Ende stellt sich die Frage: Wer soll eigentlich archivieren? Empfehlenswert ist es, wenn es dazu einen genauen Plan gibt. Soll wirklich jeder Mitarbeiter seine Dokumente archivieren? So entstehen mangelhaft geführte Dokumentationen oder Doppelablagen. Ratsam ist es, wenn Sie diese Arbeit pro Abteilung oder Geschäftszweig zentral delegieren. Ein guter Ansatzpunkt ist es, die Assistenz bzw. das Sekretariat der Abteilungsleitungen damit zu beauftragen. Diese müssen nicht selbst tätig werden, aber die Archivierung beauftragen und das Archiv regelmäßig kontrollieren sowie die Aktenbestände prüfen. Fazit: Akten mit System besser lagern Wenn Sie ein System implementieren und durch Überprüfung immer wieder verbessern, verliert das "Reizthema" Archivierung schnell an Widerwillen der Betroffenen. Ein gutes Konzept und klare Delegierungsprozesse sind jedoch ebenso wichtig wie das sorgfältige und systematische Einlagern unter Einhalten von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzbestimmungen. Mit geeigneten Archivboxen können Sie das Archiv sehr übersichtlich gestalten und selbst im engsten Raum etwas Platz gewinnen.